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【U-Office Force管理手札】數位轉型永傳精密,企業競爭力就在軸承先鋒_永和順

永和順股份有限公司是一間54年的公司,成立於民國46年,主要代理日本精工株式會社NSK軸承、日本美和鎖株式會社MIWA門鎖以及日本江沼鏈條製作所之EK傳動鍊條等產品,商業型態是以B2B商業模式運行為主。

企業對公司未來有長期遠見的數位化規劃,與時俱進、逐步完善

早在30多年前,陳光源董事長就認為未來一定要透過電腦來管理,即便當時很多公司對電腦還是懵懵懂懂的年代,永和順就已經導入IBM 系統36後來更新為AS400(ERP系統),於2008年開始推行Salesforce之CRM系統,同時期一併使用線上請假加班系統(差勤網)。永和順其實已具備基本數位化的程度,但有鑑於公司數位轉型之需求,於2020年推動一等一之EIP(Enterprise Information Portal)系統,同時整合104之差勤系統,加上規劃中之營業分析及財務管理系統,加速公司內部流程之數位轉型,總公司與各分公司之間以及物流中心之管理效率得以大幅提升並節省成本。

以往因為建置成本的關係,EIP都只能在大型企業上才會出現,但隨著近年來程式開發與系統建置的成本下降,加上行動網路的普及化,EIP逐漸在中小企業出現。目前公司包含付款申請、差旅費用申請、訂購申請、退貨、內部聯絡、差勤…..等全部皆已上系統由電子簽核。好處是增進批核速度,即便主管不在辦公室也可以藉由手機批核。申請者出差不在公司,也可以隨時隨地透過筆記型電腦或手機申請,減少時間上的浪費。

永和順 劉懿萱特助

跳脫舊有思考模式,表單非必要客製化,以最終結果相同為目的

數位化管理帶來的另一個好處就是在日後追蹤案件時比較容易且迅速地找到檔案,不需要像以往要去翻檔案夾找出紙本,不但費時又耗力。同時因為不需要列印,可以節省大量紙張及碳粉的使用,對於環境的保護也能貢獻一份心力。以目前一個月的訂購申請單一項目就可以減少10%(與上個月相比)的紙張用量。

推行期間恰巧遇上COVID-19,需要做人員的分流上班,正好能體會EIP帶來的好處。加上正好總公司以及各分公司也對視訊系統的投資與建構,能迅速地掌握訊息,對於未來公司在推動行動辦公室的計劃更有加分的效果。陳百鈞總經理認為,業務同仁不一定要待在公司才能處理業務,會議也可以透過視訊來進行,所謂時間就是金錢,節省下來的時間成本,可以為公司創造更大的獲利,也可以減少人員舟車勞頓,頻於奔波於客戶和公司之間。

永和順 陳百鈞總經理

經過近20年在外商工作的歷練,陳總經理熟悉外商的作業模式,凡事講求流程、效率、KPI,提供了永和順在推動數位轉型非常重要的後盾。利用這次數位轉型的推動,重新檢視公司所有的工作流程,瞭解真正的需求,把不合時宜的流程優化或甚至取消,以提升工作效率。當然不可否認地在一開始推動的時候也會遇到一些阻力,譬如大家還是習慣閱讀過去報表的格式,希望表單的呈現方式能和原有紙本一模一樣,這代表著公司要提出更多的成本來客製化系統。曾經吃過客製化虧的陳百鈞總經理覺得不需要客製化,他認為:「客製化會影響未來版本升級的彈性,也會增加成本,不如大家脫離一下自己的舒適圈,去適應新的作業模式,除非真的不得已才需要客製化」。事實證明這個決定是正確的,雖然最後欄位稍有修改,但是僅需由自己公司的內部IT人員就可以處理,對於未來的維護及升級都不會再是問題,可說是輕而易舉。

企業主躬行實踐, 上行下效執行落實,具成功關鍵

一個新系統的推行能不能成功,公司的文化也佔了很關鍵的因素。原本劉懿萱特助也很擔心是否要幫年長的董事長將需要簽核的文件一一列印出來再讓董事長批核,結果董事長非常願意親自去接觸EIP系統,而且不須假手他人幫忙批核。也因為有這樣的好學心,所謂活到老學到老,加上總經理的執行力,以及團隊們的支持,讓全公司上下一條心,讓這次推動EIP系統變得順利。
時代在改變,企業的經營方式也要改變才能在詭譎多變的環境下生存。EIP只是企業內部數位轉型的第一步,下一步則是要提升對外的客戶體驗及服務。永和順目前有100多位的員工,但是公司對數位化的投資從來不手軟,也希望藉此能夠吸引更多優秀的人才加入,矢志要成為小而美的中堅企業,讓永和順的精神繼續「永遠、和諧、順利」的傳承下去。

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