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保德信首席壽險顧問 陳玉婷:一周之計在周四

2019-12-13 00:18:43
Managertoday
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早上7點40分,陳玉婷將孩子送到公司附近的學校後,就直接進入辦公室;8點不到,她已開始了一天的工作行程。 陳玉婷看看時間,離每周一、四的例行會議還有半個小時,於是她決定先處理昨晚助理幫她整理

早上7點40分,陳玉婷將孩子送到公司附近的學校後,就直接進入辦公室;8點不到,她已開始了一天的工作行程。

陳玉婷看看時間,離每周一、四的例行會議還有半個小時,於是她決定先處理昨晚助理幫她整理好、放在桌上第二層公文架裡的待辦文件,這些文件中可能包括了客戶的來電或e-mail、公司的相關報表等。

處理完之後,陳玉婷打了幾通電話給她今天預定要拜訪的客戶,做再次的確認,以免客戶臨時有事而白跑一趟。

開完會,陳玉婷利用1~1.5個鐘頭的時間整理今天要帶出門的公事包,這裡面可能包括了客戶保單周年檢視的建議書、簽約文件、或是保單變更、轉帳等各類表單;陳玉婷習慣將每位客戶的資料分別放在不同的檔案夾裡。

如果今天要拜訪8位客戶,就會有8個檔案來;臨出門前,只要再次確認檔案夾的數量就可以了。因為她認為,事前多一分鐘的準備,可省去事後可能要再跑一趟的幾倍時間。
尤其對從事業務工作的她來說,每個禮拜就像是「跟時間的競賽」。怎麼說呢?

原來,在保德信人壽有一項特別的工作文化「3W」,也就是「每周成交3張保單」。為此,陳玉婷也發展出一套「一周之計(計畫)在周四」的工作哲學

目標導向:以周四為起始點

一般來說,保單的銷售流程包括:做需求分析→遞送建議書(要推薦名單)→做體檢→成交。如果一個禮拜裡有三、四天都在做需求分析,那這個禮拜要成交3張保單根本不可能;所以需求分析必須是在上禮拜四、五,甚至利用周六的時間做完。

因此陳玉婷以「周四」為劃分點,周一~周三為「上半周」,工作重點放在遞送建議書和成交的動作上;周四~周六為「下半周」,工作重點是約訪下周的客戶與需求分析。

從需求分析到遞送建議書,陳玉婷認為「原則上,最好不要超過一個禮拜」,因為一般人對事情的熱度不會超過10天,如果加上體檢、送保單的時間,大約是兩個禮拜。但也有可能做完需求分析,對方的認同度很高,當天就遞送建議書;如果對方支支吾吾,可能會晚幾天,就看與客戶互動的情形而定。

因此,如果在前3天就送了6件建議書,依照陳玉婷目前的功力,一定會有3件以上成交,這個禮拜的目標就能達成。如果周一~周三都沒有成交,就必須把之後的行程(送建議書)、或是比較有可能成交的客戶,提前到這個禮拜來做;如果還是沒有進展的話,可能就必須利用周六、日的時間拜訪客戶。

靠著如此精密與規格化的時程表,不僅讓陳玉婷從容地完成每周的工作,至目前(2005年9月底)為止,更已持續621周達成3W的目標。

做好時間管理的4項準則

隨著3W的不斷成長,陳玉婷目前累積的客戶名單高達兩千多筆。根據統計,要讓客戶感覺到被服務,一年要有12次以上的機會,讓他看到你、或聽到你的名字、聲音或訊息。而這只是服務的部分,如果再加上例行性的開發、約訪客戶、成交、理賠等工作,同樣一天只有24小時的陳玉婷,又如何能做好時間的分配?

陳玉婷坦承,光靠她一個人的力量是做不到,因此她時間管理的第一項原則就是,有些事情要「助理化」。

舉例來說,保德信每天固定會列出保戶的保單周年報表,陳玉婷拿到報表後會先做分類:請助理做聯繫的、和自己負責聯繫的。

請助理做的部分,陳玉婷會要求在保單周年報表上要呈現3個訊息:客戶需不需她再去做周年的檢視?有沒有讓客戶清楚了解目前的保單狀況?所有的聯絡方式有沒有改變?
因為每個人工作時間是有限的,透過分工,陳玉婷才能有更多時間去做其他重要的事。她把助理比喻為足球賽中的後衛與守門員,負責後端的服務與支援;而她只要專心踢球,得分就好了。

第二是「表格化」。因為工作關係,陳玉婷的大半時間都是在行動中或辦公室以外,有時客戶打電話來,剛好在馬路上不方便長談,通常她會準備幾張小紙條,先把對話內容大概記下來,等回到公司後,再一一回覆。

所謂的紙條,其實就是把一張A4的紙四分法(對折再對折),外面寫的是比較緊急、重要的,裡面的是不太緊急的。然後會把這些紙條集中放在一個透明夾裡,處理過的,就把它劃掉。 第三是「習慣化」。陳玉婷認為,要提升工作效率,「隨手做」是很重要的。比方說,她今天預訂要拜訪8位客戶,她的公事包裡就會有8個按時間順序排列的檔案夾,然後每拜訪完一位客戶,他的檔案來就會放到後面。

除此之外,陳玉婷公事包裡的其他配備,像筆放在哪裡、記事本在哪裡、名片在哪裡,也都是規格化的,這樣隨時要拿什麼東西,就絕對不會有誤差。

第四是「電腦化」。兩千多筆客戶資料的管理,當然就需要借助電腦化管理。尤其陳玉婷的客戶主要都是以族群來分類:家族、公司行號、以及所屬社團,透過電腦及PDA等工具的搜尋功能,隨時都能快速地找到所需的資料。

**時間最大的彈性在自己
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由於所運用的工具幾乎都是公司的表格,而被同事戲稱為「公司的乖寶寶」的陳玉婷,一切行事都按表操課,但她也強調,時間表只是輔助管理時間的一個工具,最大的時間彈性還是在自己。

比方原本要拜訪的客戶,臨時取消了約會,而離下一個行程又還有段空檔時,怎麼辦?陳玉婷的做法是,馬上拿出隨身配備的客戶名單,看看有哪位客戶剛好在附近,方便的話就順道過去拜訪。

或者是,在緊湊的行程中,臨時有理賠的狀況,對陳玉婷來說,理賠一定是第一要務。陳玉婷就曾有次在前往新竹拜訪客戶的途中,得知有位客戶在林口剖腹生產,於是她就請預約的司機先繞到林口,探望這位客戶之後,再趕去新竹;等到新竹的事辦完後,再回林口,看看有沒有需要協助的地方,既順道、又有彈性地運用了零碎的時間。

隨時保持機動的彈性,才能讓自己從容地完成每周、每月、甚至年度的工作要求,這也是陳玉婷能持續達成銷售目標的成功關鍵。

陳玉婷的時間管理方程式
Knowledge 知識
充分掌握自己可運用的時間,再連結到欲達成的目標(每周成交3張保單),預先做好時間分配。
Attitude 態度
時間表只是管理時間的輔助工具,最大的彈性還是在自己。
Skill 技術
善用助理化、表格化、習慣化與電腦化,做好時間管理;應用A4便條紙,摘記待辦事項。
Habit 習慣
出門前再次確認當天行程,檢視所需資料是否備齊;公事包規格化,取用物品及資料隨手做歸檔。

陳玉婷 Profile
1992年5月進入保德信人壽,該年即獲得保德信人壽夏威夷銷售會議競賽的銀牌獎;1994、95年連續獲得保德信總經理盃銷售競賽冠軍。自1996年起擔任首席壽險顧問,至今已連續621周達成每週成交3張保單紀錄,目前為MDRT(百萬圓桌會議)終身會員。