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【U-Office Force管理手札】 寶晶能源企業流程數位化，太陽能結合地方創生，打造綠能科技島
寶晶能源成立於2018年為寶佳機構關係企業，為響應政府綠能政策追求全面綠能社會的願景，結合機構資源開發建置太陽能發電站，以解決能源及溫室氣體過度排放所造成的全球暖化問題。董事長蔡佳晋在過去服務的國際票券，就是台灣首先投入綠色金融，成功的協助太陽能及風力發電廠商取得資金的票券金融公司，他體認到這個整體環境的趨勢變化，本著想要「做有意義的事、做有能力的人、和想要做的事」的理念下，全部心力投入這個需要開彊辟土的太陽能產業，尤其在初期對外收地部份，遇到相當多棘手的問題，也因人、事、地、物的不同，都沒有一定的解決方法，需要逐一的去努力克服溝通，這跟他過去在金融市場完完全全的不同，但他自有一套解決法則，就是凡事實際的去了解問題並且面對他，著實減低了不少阻礙。然而對內在公司制度方面，他也期望能藉由資訊數位化，減少紙本作業，並將公司作業程序標準化，讓大家都有例可循，有歷程調閱可參考，也是各級主管溝通決策的良好平台，真正做到環保減碳。
企業快速茁壯，行政簽核效率也要跟上
寶晶能源丘慶龍經理也表示，公司正在日漸茁壯成長，也會適時的需要軟硬體的設備或解決方案來協助管理。因此在導入UOF電子化表單後，其中申請請款單的幫助對同仁最明顯也最大。他提到以往要走很久的簽核，現在各單位有需求即可馬上起單跑流程，各站點透明看得見，有進度有時程，省時不少。也因為目前各地正在緊鑼密鼓建置太陽能案場，所以地方相關的請款作業更是頻繁，還有加上內部費用的申請，一個月下來真的是非常的多，如簽呈一個月將近500件，而在請採的部份大約1300件。因此市場上供需雙方的活躍度，同樣也反應在請採的作業流程上，效率明顯提升，這對公司行政效率是相當有實質幫助的。另一方面，丘經理提到的功能亮點即為公告，這不僅可以很快速的讓同仁知道總公司發布重要的訊息或政策，也讓大家看到的訊息是一致的，不因分散各地上班的同仁，因著時間空間不同而有資訊落差，且新進同仁也可以很快的瀏覽過往公告，更快的上手。他指出，像最近在打疫苖，公司讓同仁可以請公假去施打，還有補助費用的說明，這是運用了公告很好的功能，管理者可以在公告當中一次講清楚說明白，也讓管理者可以做到輕鬆管理。
UOF不僅提供最佳解決方案，資訊安全更是重要
回想公司創立之初，曾經也經歷過紙本的混沌時期，管理部資訊組組長吳謹豪指出紙本作業既無法即時掌握也無法追查之前的紀錄，時常簽完又回到各自申請者的身上，這樣要統整相關的資訊是有困難的，尤其在採購這部份，之前提到公司的採購量很大又很多，所以想要滙整或統計採購金額和項目，以往走人工紙本時，這是件很麻煩又費時的事，也因為這個痛點，我們想要改變。在導入電子流程後，不僅解決了過去人工處理的冗長時間，更是透過BPM(電子簽核)輕鬆跑完簽核，也避免人為紙本傳遞上的延遲或錯誤。另外還有一個我們在評估各家系統時，相當注重兩要點，就是資安議題與後續維運問題，我們要確保公司資訊不受各種威脅，維持良好的營運，也將營運損失降到最低。因此透過這套系統把公司內部的私有雲制度建立起來，以長期使用上來看系統，一定要有持續優化安全機制，我們更要求具備國際資安認證，這部份UOF系統都有，是令人安心放心且可靠的！吳組長開心表示，在功能授權與參數設定的門檻，是簡易直觀，也有效的即時製作表單變更，更具備資安證書佐證系統暴露於外網的安全性，能有這樣一套系統協助做企業管理，他給予很高的肯定，且同仁們在學習中也有相當不錯的反應與回響。
為綠色未來做好永續發展，太陽能結合地方創生，三方共贏
寶晶能源一直聚焦在創能、儲能、節能專業領域，蔡董事長形容在台灣踏入太陽能產業就像諾曼第登陸搶灘一樣，隨時都在打戰，因此他強調「事情合法、做好溝通、超前佈署」及擁有一顆開濶積極的心，這些都是踏入此行必備的心態。他提到，太陽能興建不是太難，但因為台灣土地實在太零散，很難整併，也如同在做都市土地更新一樣，各式各樣的風險評估都要做，各種意外狀況也很多，但不管是困境是什麼，都要勇於面對才是上策。他也提到在休耕或地利較差的農村，可結合地方創生與太陽能電站，投資儲能相關的新創產業，不僅可以創造年青人返鄉的就業機會、也會帶動地方發展，這也是興盛農村、政府與企業可串連且三方共贏的方案。台灣的綠能要達成，他認為企業要打組合拳，什麼都要做一點，不要嫌麻煩，也必須持續與時俱進的讓自己投入市場接受新知也學習新技能，就像寶晶能源的人員愈來愈多，規模愈來愈大，在行政簽核效率上已感拖沓，主管遂馬上評估並導入UOF雲端辦公室系統，全面實現行政效能提升的策略，他相信學習不難只要有心，且唯有上下齊心，企業才能走得長走得久。寶晶能源期望以共好共榮的方式投入我們成長的土地，在市場中形塑最佳優勢，也建構出人類永續生存的美好環境。
[本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作]
