成本管理的反思：各部門支出砍 5％，很有效！但可能沒有減少浪費

「很多電子廠，每季都要被客戶要求 cost down（降價）。」勤業眾信管理顧問協理蔡沛成說，假設組織沒有成本管理的概念，很容易淪為齊頭式砍成本，就是「把各部門找來，請大家共體時艱、想辦法各砍 5% 成本，」方法簡單、力道強，但是「也可能傷筋動骨，砍到不該砍的。」

他們曾輔導過一間廠商，對方希望能降低後段製程的人工成本。假設產線 20 個人，比起砍人這個選項，他們深入檢視後發現，平均每人花了 20% 時間在找零件，這 20% 時間才是無效率的浪費，企業要做的就是縮短尋找的時間。可以藉由記錄 20 個人做了什麼事，設定關鍵績效指標（KPI，key performance indicators），檢視誰超標、誰低標；再檢視低標者，是在哪個製程中出現浪費，以了解浪費如何產生、以及如何消除它。

觀察浪費還須結合財務數字，才能衡量對成本的影響

蔡沛成說，「事實上，企業很早就在觀察浪費，但還需要與財務整合，才有辦法衡量，這個浪費對成本影響是多少？」假設 20 條產線、20% 時間在找零件，以工資換算，累計起來是 80 萬，企業就可以對照 80 萬的投資中，有沒有新技術、新流程、新設備可以用來減少找零件的時間。即便是投資金額要 80 萬，也表示使用一個月，就能打平原來的成本。

「最近 20 年，我們陸續看到企業營運的新議題，不是傳統財務會計能因應的，」像是碳排放，「管理顆粒就必須非常細緻，」得掌握每個作業活動、每個產品會消耗多少電。企業除了計算耗電量與碳排，如果能把耗電量轉換為金額，就可以知道該花多少錢在節電設備上。換句話說，成本具有輔助決策的作用。

這些經營問題，未必要一套複雜的會計系統，有時候只是需要經營者理解成本習性（cost behavior，指成本與業務量的關聯）就能解決。「前幾年因為疫情，企業最常遇到的問題是，工廠訂單不足，是否要停工？假使要接單，多少訂單量才不會虧損？」可以藉由計算損益平衡點，得出該賣出多少個產品，企業才不會虧損。

先定義核心問題，再談「如何」控制

假如企業希望減少浪費，就可以用大數法則，觀察成本高的工作流程，「如果60%成本集中在某製程的某機台或工序，就要聚焦在這裡，進行細部分析，」又或者，企業想要在現有產能下，服務利潤最高的客戶，就需要記錄客戶的帳款、替客戶所開發的樣品成本等，找出毛利率最高的客戶。

因此，在進行成本管控時，企業首先得定義問題，再來談「如何」砍成本。實務上，企業也經常遇到費用分攤的問題，例如董事會費用，是分攤到各事業單位、部分分攤、或者全不分攤？假設分攤到各單位，該如何分攤才公平？假使不分攤，各事業單位賺的錢，能否負擔董事會的費用？不同的分攤方法，都可能造成實際成本與帳面成本的差異。

削減成本時，企業也應該留意自己的核心競爭力，假設你的競爭力在研發，對研發的投資就不能縮手、競爭力在通路與銷售，給業務人員的獎金就不能手軟。企業應該意識到，沒有一套方法能解決所有問題，因為營運會不斷變化、不斷有新的管理需求出現，因此必須持續改善，譬如從生產的浪費、到庫存的浪費，組織才能愈來愈精實。

最後，節省成本，也可能帶來隱藏成本。舉例來說，如果為了省成本外包，可能會產生業務被他人把持，坐地喊價的風險、對人員的管控程度也比較低，如果品質不如預期、或者不配合公司策略，容易影響企業形象。因此，在管控成本時，「也要能看見自己的價值在哪裡，才能長遠發展。」

蔡沛成 profile

1979年生，畢業於台灣大學會計系，現任勤業眾信管理顧問公司協理，具備近10年的管理顧問經驗。服務客戶產業包括電子業、製造業、保險業、銀行業及證券業等。