Managertoday 經理人

活用資訊蒐集與整理術,工作永遠快別人一步!

2019-10-23 07:33:02
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-IXR82QQuuhk/VFGvDVnM12I/AAAAAAAASDI/bk_f2r4vkLg/s720/shutterstock_168091724.jpg
整理‧撰文 / 陳芳毓 漫無目的地搜尋資料,或是固定只使用某些資料來源,形同局限自己的視野;徒有大筆資料卻未經整理吸收,可以說根本完全派不上用場。何不試著養成資訊蒐集與整理的好習慣,讓

整理‧撰文 / 陳芳毓

漫無目的地搜尋資料,或是固定只使用某些資料來源,形同局限自己的視野;徒有大筆資料卻未經整理吸收,可以說根本完全派不上用場。何不試著養成資訊蒐集與整理的好習慣,讓自己變成最有效率的「工作達人」。

資訊洪流,究竟有多驚人?去年,台灣就有6千多家立案的雜誌社及2千多家報社,另有1萬多家出版社,共出版了4萬多本書。這,還不包括近十年才興起的網際網路資訊──在這個無遠弗屆的平台上,隨意鍵入一個關鍵字,動輒就能搜出上百萬筆結果。

《情報力─數位檔案管理分析達人》引述《紐約時報》(The New York Times),2008年時,全球一周所產出的資訊量,比18世紀一個人一生接觸到的資訊量還要多。國際數據資訊中心(IDC)則指出,自2009∼2020年間,資訊量還要再爆增44倍。

但日本工作術女神勝間和代觀察,其中真正對我們有幫助的資訊,頂多只有百分之一左右。因此,在洪流中淘金,將百分之一真正的資訊堆砌成寶山,也成為工作者的必備能力。

在這個時代,「時間就是金錢」可能要被改寫成「資訊就是金錢」,甚至是「資訊帶來金錢」──勝間和代在《新‧知識生產術》中解釋,「高明地取得資訊、自己加工、產出,再連結到賺錢之上」就是「提升知識生產力」的過程。這種「利用資訊賺錢、再把錢拿去購買資訊」的正向循環,將使資訊擁有者和資訊缺乏者之間的距離,愈拉愈大。

舉例來說,為提出新企畫案,你費心蒐集、整理許多資訊,得到組織的認同,贏得獎金和進修機會。接著,你從中獲得更豐富的知識與人脈,累積更多獨家資訊,進而能夠提出更創新的構想。這就是「資訊→知識→金錢→資訊」的正向循環。

依據知識架構,有效率地蒐集、整理

然而,淘金技術的熟練與否,將直接影響蒐集與整理資訊的效率。

《新‧知識生產術》中提到,有效率地蒐集、整理資訊的關鍵,就是能解構資訊,創造出新的「知識架構」,這是蒐集資訊的骨架。比如說,如果一個業務員將工作所需的資訊彙整成「3C架構」,就可以將把資訊分成「公司產品資訊」(corporate)「顧客資訊」(customer)「競爭者資訊」(competitor)來管理。

曾在日本麥肯錫(Mckinsey & Company)工作的勝間和代強調,依據「知識架構」來蒐集資料,正是世界一流的管理顧問和普通人的差別。這種「定向化」的資訊蒐集方式,不只工作方式能大幅增加資訊搜集能力,無論是看書、閱報、讀雜誌或用網路搜尋引擎,甚至連參加活動、拓展人脈,也能夠更有效益。

養成蒐整習慣,變身工作達人

在本刊中,我們以多數工作者在工作上最常碰到、也最常使用的資訊媒介──網路、紙本為切入點。報章雜誌書籍,固然仍是許多專業資料的重要來源;但隨著網際網路的興起,多數人對「蒐集資訊」的第一個聯想,已經從「去圖書館影印舊報紙」,轉向「在搜尋引擎上鍵入關鍵字」。而隨著行動手持裝置愈來愈普遍,與雲端技術的興起,資訊更可以到達「無時不蒐、無處不存」的境界。

無論你是「紙本類比派」或「網路數位派」,兩者間的資訊蒐集整理方式,仍有許多共同的原則。我們整理了數十本書籍,並採訪了十多位優秀的工作達人,暢談他們如何交互利用數位與類比工具,來使工作與生活更有效率。其實,沒有哪一種做法是最完美的,一切都要視你的習慣而定。

但本書蒐羅的方法當中,一定有一種適合你!最後,我們相信對經理人而言,除了被動地接收資訊,更可以主動創造、接近資訊來源──因為,最獨家、最珍貴的資訊,往往不在網路或書本裡,而是在「人」的身上。因此,我們也介紹了專業人脈的創造與維繫秘訣,藉由「標竿學習」來提升資訊蒐集能力。從今天起,養成資訊蒐集與整理的好習慣,你將不只是最靈通的「情報達人」,也將會是最有效率的「工作達人」!

更多精彩文章請見經理人特刊《圖解!成功者的資訊整理術》,每本特價99元,全國超商書店熱銷中!