MT 《經理人月刊》編輯部
活用資訊蒐集與整理術，工作永遠快別人一步！
整理‧撰文 / 陳芳毓
漫無目的地搜尋資料，或是固定只使用某些資料來源，形同局限自己的視野；徒有大筆資料卻未經整理吸收，可以說根本完全派不上用場。何不試著養成資訊蒐集與整理的好習慣，讓自己變成最有效率的「工作達人」。
資訊洪流，究竟有多驚人？去年，台灣就有6千多家立案的雜誌社及2千多家報社，另有1萬多家出版社，共出版了4萬多本書。這，還不包括近十年才興起的網際網路資訊──在這個無遠弗屆的平台上，隨意鍵入一個關鍵字，動輒就能搜出上百萬筆結果。
《情報力─數位檔案管理分析達人》引述《紐約時報》（The New York Times），2008年時，全球一周所產出的資訊量，比18世紀一個人一生接觸到的資訊量還要多。國際數據資訊中心（IDC）則指出，自2009∼2020年間，資訊量還要再爆增44倍。
但日本工作術女神勝間和代觀察，其中真正對我們有幫助的資訊，頂多只有百分之一左右。因此，在洪流中淘金，將百分之一真正的資訊堆砌成寶山，也成為工作者的必備能力。
在這個時代，「時間就是金錢」可能要被改寫成「資訊就是金錢」，甚至是「資訊帶來金錢」──勝間和代在《新‧知識生產術》中解釋，「高明地取得資訊、自己加工、產出，再連結到賺錢之上」就是「提升知識生產力」的過程。這種「利用資訊賺錢、再把錢拿去購買資訊」的正向循環，將使資訊擁有者和資訊缺乏者之間的距離，愈拉愈大。
舉例來說，為提出新企畫案，你費心蒐集、整理許多資訊，得到組織的認同，贏得獎金和進修機會。接著，你從中獲得更豐富的知識與人脈，累積更多獨家資訊，進而能夠提出更創新的構想。這就是「資訊→知識→金錢→資訊」的正向循環。
依據知識架構，有效率地蒐集、整理
然而，淘金技術的熟練與否，將直接影響蒐集與整理資訊的效率。
《新‧知識生產術》中提到，有效率地蒐集、整理資訊的關鍵，就是能解構資訊，創造出新的「知識架構」，這是蒐集資訊的骨架。比如說，如果一個業務員將工作所需的資訊彙整成「3C架構」，就可以將把資訊分成「公司產品資訊」（corporate）「顧客資訊」(customer)「競爭者資訊」(competitor)來管理。
曾在日本麥肯錫（Mckinsey & Company）工作的勝間和代強調，依據「知識架構」來蒐集資料，正是世界一流的管理顧問和普通人的差別。這種「定向化」的資訊蒐集方式，不只工作方式能大幅增加資訊搜集能力，無論是看書、閱報、讀雜誌或用網路搜尋引擎，甚至連參加活動、拓展人脈，也能夠更有效益。
養成蒐整習慣，變身工作達人
在本刊中，我們以多數工作者在工作上最常碰到、也最常使用的資訊媒介──網路、紙本為切入點。報章雜誌書籍，固然仍是許多專業資料的重要來源；但隨著網際網路的興起，多數人對「蒐集資訊」的第一個聯想，已經從「去圖書館影印舊報紙」，轉向「在搜尋引擎上鍵入關鍵字」。而隨著行動手持裝置愈來愈普遍，與雲端技術的興起，資訊更可以到達「無時不蒐、無處不存」的境界。
無論你是「紙本類比派」或「網路數位派」，兩者間的資訊蒐集整理方式，仍有許多共同的原則。我們整理了數十本書籍，並採訪了十多位優秀的工作達人，暢談他們如何交互利用數位與類比工具，來使工作與生活更有效率。其實，沒有哪一種做法是最完美的，一切都要視你的習慣而定。
但本書蒐羅的方法當中，一定有一種適合你！最後，我們相信對經理人而言，除了被動地接收資訊，更可以主動創造、接近資訊來源──因為，最獨家、最珍貴的資訊，往往不在網路或書本裡，而是在「人」的身上。因此，我們也介紹了專業人脈的創造與維繫秘訣，藉由「標竿學習」來提升資訊蒐集能力。從今天起，養成資訊蒐集與整理的好習慣，你將不只是最靈通的「情報達人」，也將會是最有效率的「工作達人」！
