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培養7種商業腦 應用篇:效率腦

2019-12-13 00:56:24
Managertoday
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**設定目標、規畫路徑,重要的事全力以赴**   在公司裡鎮日忙碌,卻不知道自己在忙些什麼;以為要把行事曆填滿行程,才算得上成功人士;自認已經非常認真努力,仍然得不到主

設定目標、規畫路徑,重要的事全力以赴

 

在公司裡鎮日忙碌,卻不知道自己在忙些什麼;以為要把行事曆填滿行程,才算得上成功人士;自認已經非常認真努力,仍然得不到主管或同事的認同……

如果你有這些困擾,或許該是時候好好地思考,如何提升自己的工作效率了。而提高效率的第一步,就是先確定「目標」。只有設定好了終點,才能進一步規畫其中的完成路徑,判斷哪些事情重要、哪些事情不重要,並把資源和心力投注在最大、最有成果的部分。

管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)認為,知識工作者的效率,其實與個人的聰明才智無關。這意謂著,人人都學得會如何更有效率的工作。因此,從現在開始養成良好的思考習慣,讓工作更有效率、人生更加美好。

如何把工作做完、做對、做好?
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思考工具038  PDCA****循環:系統化拆解工作,持續發掘改善問題**

「PDCA循環」是由4個步驟所組成的一套連續的管理流程,分別為計畫(Plan)、執行(Do)、檢核(Check)、行動(Action)。整個過程著重在目標的設定、計畫的安排,及最終的成果回饋,可套用至企業的策略管理、部門的專案管理,或是個人的工作規畫、時間管理等。

事實上,PDCA循環背後的重要精神,在於以「系統化」和「邏輯化」地拆解工作上的議題。對於「完成目標型」的任務來說(比方說主管要求撰寫一份新的企畫書,或指示降低產品的不良率等),其中不乏有許多需要仔細推敲思考的工作細節,如果未能先行考量各工作細節間的從屬或順序關聯性,就一頭熱地跳進工作中,極有可能會顧此失彼,以致於無法得到預期成果。

而PDCA循環能夠提供一個完整的思考途徑,經由良好地規畫、準確地執行,再到階段成果的檢核,以及檢討後的改善行動,不僅能協助工作者順利完成工作,更能持續且主動地挖掘並改善問題,使往後執行相似的過程更有效率、結果更卓越。

比如說,某金融機關行銷主管預計在3個月後,舉辦公司的新產品推廣活動。由於整個活動牽涉到許多細節,因此就可以利用PDCA循環,協助準備相關工作行程。

資料來源:《一定做得到的效率工作法》,商周出版

To-Do list上的項目又多又雜,該先做什麼?
思考工具039 ****艾森豪矩陣:集中資源,投入最具成果的工作上

成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)在《與時間有約》提到,過去的時間管理強調效率,使工作者花費時間在「緊急的事」。然而若要讓工作更順利,則應把精神投入在「重要的事」。

「艾森豪矩陣」(Eisenhower Matrix,或稱為「優先矩陣」)依「重要性」(important)和「緊急性」(urgent)為軸,將工作劃分成4個象限,只要依「重要的事先於不重要的事,緊急的事先於不緊急的事」準則,就可定義出工作的執行順序。而當遇上無法判斷該項工作是否重要時,則可試著分析其影響全局的程度。善用艾森豪矩陣,可集中資源投入在最有成果的工作,減少浪費資源在沒有效益的任務上。

資料來源:《與時間有約》,天下文化出版、《時間管理黃金法則》,商周出版

如何建立有效的工作制度,提高執行效率?
思考工具040 ****工作包分解:詳列人事時地物,明定負責人與期限

管理學家吉姆‧柯林斯(Jim Collins)表示,為提高效率,除了人員管理,更要建立起有系統的制度,兩者配合,才能產生自由並負責的組織文化。建立有效工作制度的關鍵,在於「明確的工作拆分」:當執行者對自身任務必須交付的「成果」「日期」「成本」等要素了然於心,隨著一件件小任務被確實達成,員工便能從一次次小成功中,建立起自信心。

做法上可以使用「工作包分解」(Work Package Breakdown),詳列出工作的人事時地物相關執行資訊,搭配讓時間排程視覺化的「甘特圖」(Gantt chart),就是建立有效工作制度的最有力方法。

資料來源:《從A到A+》,遠流出版、《管理工具黑皮書》,麥格羅‧希爾出版

(整理.撰文 / 陳立唐、謝明彧;編輯 / 陳清稱,本文取材自《經理人月刊》10月號)

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