Managertoday 經理人

英文爛也不用怕!3張小抄,讓你和外國客戶成功交涉

2019-11-21 06:59:33
Managertoday
https://3.bp.blogspot.com/-kvYkm6H8ICo/VIVgO0_cptI/AAAAAAAAfnY/flM3HKCka6g/s1024/
明明知道英文很重要,也下定決心要學好英文,但遺憾的是工作總是無法等到你完全準備好! 在提升英語能力的同時,你很可能突然要出國拜訪客戶,或是要和海外分公司溝通專案,只能抱著忐忑不安的心情,硬著頭皮上場

明明知道英文很重要,也下定決心要學好英文,但遺憾的是工作總是無法等到你完全準備好!

在提升英語能力的同時,你很可能突然要出國拜訪客戶,或是要和海外分公司溝通專案,只能抱著忐忑不安的心情,硬著頭皮上場。

曾任軟體銀行社長室秘書長三木雄信,就在不太會說英文的時候,被老闆孫正義推上前線,必須不靠口譯、完成和國外客戶交涉的任務。他在《工作忙又沒海外經驗,只花1年就練好英文》裡透露自己「拚一晚就能熬過明天英文工作」的準備方法:

勇敢帶小抄,按表操課就不害怕


1.【交涉小抄】寫下主題、事實和結論

三木說,英文溝通的目的就是要解決一個商業問題,或是請對方接受自己的要求,只要以此為目標準備英文就好,發音不準、講話不夠流暢都沒關係。

他會先將想在交涉當天說出的英文句子整理在一張A4紙,寫下「主題」「事實」「結論」,當正式交涉時就拿著這張單子發言,不偏不倚把話說完。

在軟體銀行擔任品質管理部長時,他曾收到「產品有雜音」的客訴,必須打電話給負責製造的外國工廠。當時準備的英文小抄內容如下:
「主題」→貴公司提供的產品品質有問題
「事實」→品質不穩定,讓本公司客服收到超量客訴
「結論」→我們將會派品管團隊去調查原因,共同解決問題

當發現會議偏離這個主軸時,只要看著小抄,死不讓步的重申以上三點,不需要過多的語句,也能順利傳達意見。

2.【場合句型小抄】按照場合寫下摘要句

先預想你會遇到的情境,需要談及的範圍,再列下幾句可用的英文即可,像是「介紹自己的公司」「你的意見」「支持意見的根據」「想提出的問題」等。

不過,只寫下來是無法克服開口說英文的緊張感,一定要在前一晚事先練習唸出單子上的內容,反覆唸到順口、建立自信,在真正發言時比較不會被當場氣氛干擾。

3.【專有名詞小抄】預測業界專屬的英文用法

每個行業都有術語,翻成英文後不一定可以馬上了解,因此,三木會在和外國人交談前,預測可能用到的專有名詞。

他在做品管部長時,就有一張品管專有名詞單,依照「英文/中文/意涵」做紀錄,例如「high temperature storage test/高溫保存測試/測試攝氏150度下放置1000小時的耐熱性」。這些資料會儲存在電腦裡,等到需要時就列印好、帶到會議上使用。

會議中活用白板,確認數字和對方的意思

為了避免會錯意,三木從孫正義身上偷學一招:在白板上用簡單的圖表和插畫,請對方確認「剛剛講的是這個意思嗎?」

圖像和英語能力無關,每個人都可以據此討論修改,確保完全理解彼此的意思。另外,面對不容出錯的金錢和成本,建議把聽到的英文數字也寫在白板上請對方確認,像是對方說出「出資一百萬」,三木就會在白板上寫下「1 million US$」,詢問「是這個數字對嗎?」

閒談時多問What,盡量讓對方開口

開完會後的餐敘,也無法避免用英文對話。三木說,當你口袋裡能聊的詞句都用盡,就多問What開頭的問題。「你喜歡什麼料理啊?」「你喜歡哪種運動?」引導對方開口暢談,接著只要回答「Really?」和「And?」這類簡單的反應,讓對方繼續對話,可以稍微撐過閒談時光。

@@ACTIVITYID:426@@