這樣用Excel才專業!老闆和客戶看報表,最在乎的3件事


1. 明確標記數字的出處

各位在利用Excel 做計算時,應該會從不同的地方引用數字,例如公司內部的資料或企業的財報資料,最近可能也會引用網路上的數字吧。

在引用數字的時候,希望各位一定要養成習慣,明確標記數字的來源,也就是盡可能詳細列出數字的出處,以免日後檢查的時候,因為不曉得數字的出處而無法進行確認。如果無法確定數字是否正確,這份資料的可靠性也會受到質疑。

標記出處的位置,在項目名稱右側多設一欄「出處」的欄位。如果是引用網站上的資料,為了避免網址太長,可以如圖中註記「網站 (1)」那樣,利用「上標」的功能,然後在表格下方列出網址。

圖說明

《經理人月刊》6期+特刊《商業圖表製作與應用》懂得運用Excel報表,提升職場力!>>

我剛進摩根士丹利時,上司經常對我耳提面命:「Excel 或PowerPoint 上數字,一定要清清楚楚地標示數字的來源。」因為清楚列出數字的出處,可以回頭確認和修正。如果連數字的出處都不知道,那究竟是數字有誤,還是計算的過程出了差錯,也都不得而知了。

此外,這位上司也經常跟我說:「越優秀的人,附註寫得越確實。」工作謹慎的人,無論再忙,都會仔細標示附註;工作馬虎的人,計算也馬虎,當然也不寫附註。

2. 算式當中,不能有「手動輸入」的數字

這是一張預估銷售量的表格,每年的銷售量都比前一年增加500個。若要問上表和下表哪一張比較清楚,很明顯是下表!

圖說明

因為上表只看得出來銷售量逐年成長,卻不知道是怎麼計算出來的。主管拿到報表後,會想:有可能是用每年增加500 個來計算,但也有可能是用50%的成長率來計算...

相較之下,下表把銷售量和本年度增加量確實區分開來,所以可以很清楚地知道,第二年的銷售量=第一年銷量+第二年預計增加的銷售量。

不直接輸入數值,除了可以更清楚知道每一個數字背後代表的意義,還可以避免「輸入錯誤」造成的誤算。舉例來說,表格中第三年預設的年度增加量是「500」,假設不小心輸入成「600」,在上表中沒有顯示出算式,就很難注意到增加量的數字有誤。

3. 算式要讓每個人都看得懂,避免使用太長的算式

何謂太長的算式?就是在一個儲存格內,一口氣完成複雜的計算,通常頭腦越好的人,越容易這麼做,但這卻極有可能造成誤算。下圖中儲存格G13 的算式就是一個例子。

圖說明

用太長的算式製作報表,再傳給主管和同事確認時,大家會看不懂這到底在計算什麼,想要檢查也很困難。製作Excel 最重要的一點,就是要讓任何人都看得懂,所以只要其中有任何一道算式太長,都算是失敗的Excel。基本上,每一個計算的步驟都要很清楚,總之,越簡單越好。像例子中G13 的算式,除了製表者本人以外,沒有人看得懂,這種獨善其身的計算可是大忌。

算式越簡單越好,「這個儲存格加這個儲存格,等於這個儲存格」,或是「這個儲存格乘以這個儲存格,等於這個儲存格」,像這樣一步一步仔細計算,才是簡單易懂的計算。

《經理人月刊》6期+特刊《商業圖表製作與應用》懂得運用Excel報表,提升職場力!>>

延伸閱讀 /

1. 絕對用得到!6個Excel小訣竅讓報表更專業,還有14個超棒快速鍵

2. Excel進階版:加總不只有SUM,還有不可錯過的3大公式!

(本文整理自《外商投資銀行超強Excel製作術》,時報出版。)

商業數據分析與圖像表達│Excel分析+商用圖表實戰

地址: 臺北市大安區新生南路3段30號1F
地點: 福華國際文教會館 前瞻廳
時間: 2017-12-19-2017-12-19
「報表分析」、「圖像說服」,職場必備的核心能力! 商業數據蘊藏大量商機,能篩選萃取與圖像說服的人,就擁有商業決策影響力。從資料分析定義客戶需求,並轉化成圖表溝通商業目的,完美強化銷售業績。

延伸閱讀