這樣用Excel才專業！老闆和客戶看報表，最在乎的3件事|經理人

1. 明確標記數字的出處

各位在利用Excel 做計算時，應該會從不同的地方引用數字，例如公司內部的資料或企業的財報資料，最近可能也會引用網路上的數字吧。

在引用數字的時候，希望各位一定要養成習慣，明確標記數字的來源，也就是盡可能詳細列出數字的出處，以免日後檢查的時候，因為不曉得數字的出處而無法進行確認。如果無法確定數字是否正確，這份資料的可靠性也會受到質疑。

標記出處的位置，在項目名稱右側多設一欄「出處」的欄位。如果是引用網站上的資料，為了避免網址太長，可以如圖中註記「網站 (1)」那樣，利用「上標」的功能，然後在表格下方列出網址。

圖說明

我剛進摩根士丹利時，上司經常對我耳提面命：「Excel 或PowerPoint 上數字，一定要清清楚楚地標示數字的來源。」因為清楚列出數字的出處，可以回頭確認和修正。如果連數字的出處都不知道，那究竟是數字有誤，還是計算的過程出了差錯，也都不得而知了。

此外，這位上司也經常跟我說：「越優秀的人，附註寫得越確實。」工作謹慎的人，無論再忙，都會仔細標示附註；工作馬虎的人，計算也馬虎，當然也不寫附註。

2. 算式當中，不能有「手動輸入」的數字

這是一張預估銷售量的表格，每年的銷售量都比前一年增加500個。若要問上表和下表哪一張比較清楚，很明顯是下表！

圖說明

因為上表只看得出來銷售量逐年成長，卻不知道是怎麼計算出來的。主管拿到報表後，會想：有可能是用每年增加500 個來計算，但也有可能是用50%的成長率來計算...

相較之下，下表把銷售量和本年度增加量確實區分開來，所以可以很清楚地知道，第二年的銷售量＝第一年銷量＋第二年預計增加的銷售量。

不直接輸入數值，除了可以更清楚知道每一個數字背後代表的意義，還可以避免「輸入錯誤」造成的誤算。舉例來說，表格中第三年預設的年度增加量是「500」，假設不小心輸入成「600」，在上表中沒有顯示出算式，就很難注意到增加量的數字有誤。

3. 算式要讓每個人都看得懂，避免使用太長的算式

何謂太長的算式？就是在一個儲存格內，一口氣完成複雜的計算，通常頭腦越好的人，越容易這麼做，但這卻極有可能造成誤算。下圖中儲存格G13 的算式就是一個例子。

圖說明

用太長的算式製作報表，再傳給主管和同事確認時，大家會看不懂這到底在計算什麼，想要檢查也很困難。製作Excel 最重要的一點，就是要讓任何人都看得懂，所以只要其中有任何一道算式太長，都算是失敗的Excel。基本上，每一個計算的步驟都要很清楚，總之，越簡單越好。像例子中G13 的算式，除了製表者本人以外，沒有人看得懂，這種獨善其身的計算可是大忌。

算式越簡單越好，「這個儲存格加這個儲存格，等於這個儲存格」，或是「這個儲存格乘以這個儲存格，等於這個儲存格」，像這樣一步一步仔細計算，才是簡單易懂的計算。