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重新拆解工作,跟加班人生說再見!前日本 IBM 顧問的建議

2019-11-20 03:38:43
Managertoday
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每日有做不完的工作、趕不完的進度,是工作者最大的夢魘。曾在日本IBM企業擔任戰略變革顧問團隊領導者的清水久三子也曾歷經過好一段被進度壓到喘不過去的親身經驗。

每日有做不完的工作、趕不完的進度,是工作者最大的夢魘。曾在日本 IBM 企業擔任戰略變革顧問團隊領導者的清水久三子也曾歷經過好一段被進度壓到喘不過去的親身經驗。

為改善這樣的狀況,清水在 30 年職涯裡,整理出以下準則,讓自己從無止盡的加班中解脫:

1. 疲累的時候,做難度較低的工作

不得不承認,執行完一項大型的專案、提案後,緊繃的神經往往會鬆懈個一天、半天,工作效率自然變得低落,很難再集中精力做另一個案子。

在這些無法專注思考的時間裡,可以為自己安排一些工作瑣事,避開很有壓力的會議或提案,避免出錯,也順手處理掉那些看似不重要但勢必要解決的雜事,提升效率。

2. 壓縮可使用時間,避免工時膨脹

很多人在安排工作的時候想著「今天又要加班了。」這種想法很容易讓加班變成理所當然。殘酷的是,在專注力不夠的情況下,就算加班,效率也不彰。

為訓練自己在時程內把工作做完,清水建議,先嘗試把作業時間壓縮成原本的一半,帕金森定律(Parkinson's Law)也表明「只要還有時間,工作就會不斷膨脹,直到可用的時間被用完為止。」因此限縮「可使用」時間,是清水加強自己專注力的小技巧,實際操作後也非常有用。

3. 拆解工作程序,各自分配時間

通常我們會想「今天下午把簡報做完」,但往往下班時間已經到了,卻還沒有完成。這種問題是出在沒有拆解工作、規畫每個程序的作業時間,導致時間分配不當,延誤成果。

清水建議,一項工作大致上可拆分成「蒐集資訊、歸納結論與具體化想法」3 個思考階段。如前述的簡報,也許可分成「蒐集資料 50 分鐘、收斂與架構簡報 40 分鐘、製作簡報 40 分鐘」,在每個階段衡量自己的工作進度,在有限時間內有效安排工作,以提高效率。

(本文取材自《從此不加班的IPO工作術》,方智出版)