Managertoday 經理人

事情永遠做不完?其實,80%的工作根本不用做

2019-11-14 11:18:17
Managertoday
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在某次的幹部訓練課程中,我請參加訓練的學員盤點他們手邊的工作。要他們將一天的工作詳細分類,再讓他們將每項作業按照緊急度與重要度來區分。就結論來說,真正得做的工作,僅占全體的 20% 左右。

在某次的幹部訓練課程中,我請參加訓練的學員盤點他們手邊的工作。要他們將一天的工作詳細分類,再讓他們將每項作業按照緊急度與重要度來區分。就結論來說,真正得做的工作,僅占全體的 20%左右,也就是說剩下的 80%是沒有必要花費太多心力的工作。

特別當了主管後,突發的工作或下屬工作的確認等等,會有很多的作業。被工作逼得走投無路的人,其特徵就是把工作全部都視為必要的工作,所以到頭來全部都沒辦法做。

很多人說自己是「從重要的事著手」的類型,實際上試著清點業務之後,會發現結果正好相反。也就是說,

大部分的人把時間和精力花在不怎麼重要的 80%上,但是本來應該做的那 20%卻沒做好。

我想不論是誰,都會認為自己做的工作很重要又有意義,我自己也是。如果有人說我做的工作不重要,我不只會生氣,還會反駁回去。但是實際上,為了達成目標,所需的工作僅占全體的 20%左右,剩下來的都是些不需去花費太多心力的工作,甚至捨棄也無所謂。

能夠獲得高績效的人所採取的行動,其中最重要的,就是能夠取捨選擇工作,也就是「捨棄不重要的工作」。

改變自身合格的標準

捨棄並不是說不要工作,而是改變自身合格的標準。

到目前為止,如果都是目標 100 分的話,不重要的工作改定為 80 分也可以。然後將剩下的精力投注在重要的工作上,花費同樣的力氣,成果也會大大不同。

就好像來了很多報告和情報,如果要一個一個檢查得很仔細,並解決問題,我想在時間上應該很難辦得到。當工作快超過自己的限度時,我會改變工作的比重,分成重要的工作和非重要的工作,並改變思考或檢查的比重。

不做這個工作會失去什麼嗎?

在分開必要的工作和願望的工作時,首先必須檢視自己從事的工作,這並不會花多少時間。每天早上把該做的事情記在手帳裡,下班時把做好的工作寫上去,如此反覆三天,應該可以網羅 80% 左右的工作吧!

然後,對每項工作重新思考看看。

如果不做這個工作會有怎樣的影響?

如果對這個問題感到抽象的人,也可以這麼想。

如果不做這個工作會失去什麼?

請回答具體的東西或是現實的東西。為什麼要提出這樣的問題,那是因為很多時候自己認為很重要的工作,實際上就算不做也幾乎沒有什麼影響。例如:理所當然進行的工作、習慣性的工作、為了自己的自尊和保身的工作、過度深入的工作、逃避現實的工作、本來是下屬或他人該做的工作。

此外,即使是非做不可的工作,也應該分成「如果早點做會比較輕鬆的工作」以及「比較開心輕鬆,所以想先做的工作」兩種。

這些「雖然緊急但是重要度很低的工作」,在這裡傾注精力的人,常是盡了力卻無法得到好評價或好成績。

丟棄自己製造出來的工作

該丟棄的工作也包含我們「以為非做不可的工作」,或者是「你為自己製造出來的工作」。像是記錄、填寫手帳、時間表或檢查清單等等,為了讓人感覺到自己有在工作的事情。

為了完成自身想完成的目標,或是為了達到更高的目標,把精力投注在將來必要的工作,也就是說將力量集中在必須先下手的工作,便能帶來很大的成果。

這些事情,我常用下面的例子向下屬說明:「牙齒有點痛的時候看醫生比較好?還是等到非拔牙不可的狀態比較好?」

大家一定會選前者,工作也是一樣。如何搶先下手,這就是提升工作成果的奧義。因此,

要先做必要的工作,並且必須丟棄自己製造出來的工作。

(本文整理、摘錄自《80%的工作其實不用做》,光現出版)