Managertoday 經理人

每天花 15 分鐘做 6 件事,工作表現會更好!比「刻意練習」更有效的學習方法

2019-11-12 06:35:02
Managertoday
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成功的關鍵不在於你練習多少個小時,而是你如何學習。在職場上,無法像運動員、音樂家那樣「刻意練習」,你得利用「學習迴圈」學習與精進。對學習迴圈而言,最重要的是,反覆練習的品質是否有增進,而非花多少時間。

布莉塔妮是加州拉荷亞施貴寶紀念醫院負責營養膳食部門的主管。她才開完會回到辦公室,電話就響了;上司打來跟她說,有位病人對醫院午餐品質極度不滿。布莉塔妮心想:「噢,又來了。」這是一家有 432 病床的醫院,病人、員工、家屬和訪客的餐點,都由她的團隊供應。在廚房和後方庫房工作的第一線員工有 22 人,供給全院所需的食物。

客訴不斷湧入,團隊卻只想得過且過

然而,這幾個月來,供餐團隊的表現糟透了。病人滿意度愈來愈低,但她的團隊卻沒有任何改進。幾乎每個星期,布莉塔妮都得到病房,為供膳品質不佳,親自向病人道歉。

布莉塔妮擔任主管已一年半。部門表現不佳,讓她懷疑自己是否可勝任這份工作。她在大學主修的是營養學,並不是管理。儘管處於劣勢,她仍然想把事情做好。她希望善盡主管職責,找出改進部門績效的方法。在管理方面,她目前急需突破的,就是提升團隊解決問題的能力。

她的團隊成員似乎都抱著「做一天和尚敲一天鐘的心態」,滿足於現狀,不求進步。「沒有人想要創新或構想新點子。」身為主管,布莉塔妮不知道如何促使團隊成員提出改善意見。就像很多經理人,她總是等到問題發生了,再自己想辦法解決。

布莉塔妮亟需學習一項新技能,也就是有效率的和團隊成員進行腦力激盪,提出問題,讓團隊成員開口,然後提出具體可行的改善方案。

她第一次主持會議(名為「跨越障礙」),結果一點進展也沒有。她問大家:「在工作上,你們覺得有任何地方需要改進嗎?」結果,員工只是盯著她,大家大眼瞪小眼,或是咕噥的說:「沒有。」

布莉塔妮不知道該怎麼問,才能讓大家打開話匣子,集思廣益。她參加了醫院的主管訓練課程,並且開始運用她學到的策略。2015 年 2 月有天早上,她和團隊成員再次召開跨越障礙會議,她改用另一個方式提問。

「學習迴圈」改變提問,重振低迷士氣

以前她會問大家:「你們有什麼想法?」現在則改問:「關於病人膳食服務,你們認為我們可以如何改善?」

她的教練史蒂夫和瑪麗絲建議她,利用一些小改變就足以引發大家提供點子,以收拋磚引玉之效。果不其然,有個員工提議:「送餐時,如果先敲門,向病人自我介紹說,我們是營養供膳服務人員,這樣是不是比較好?」這的確是個可以衡量成果的做法,終於有人提出點子了!

布莉塔妮回應說:「嗯,很好。」然而,接下來又變得鴉雀無聲。糟了,這就不妙。那天稍晚,布莉塔妮向教練史蒂夫回報結果,她說她實在想不出接下來要怎麼問。兩人研究了一番後,終於想出更好的問題。藉由再度提出問題,布莉塔妮完成了第一個學習迴圈。

在接下來的一星期,布莉塔妮再次召開跨越障礙會議,並在會中提出這樣的問題:「關於病人膳食服務,你們有什麼改善的點子?」一個員工建議說:「送餐後,我們可以問病人,是不是還有我們可以加強服務之處?」布莉塔妮說:「很好,那麼我們什麼時候可以開始這麼做?」另一個員工咕噥著說:「什麼時候都可以啊。」團隊討論又在這裡卡住了。會後,她找教練瑪麗絲討論,瑪麗絲建議她,應該要求每個人都提出意見。布莉塔妮於是根據教練的回饋,再度修正計畫,完成了第二個學習迴圈。

一星期後,布莉塔妮再找團隊來開會,問道:「關於病人膳食服務,你們有什麼改善的點子?」員工不再死氣沉沉,踴躍提出建議,例如:「我們何不透過更好的計畫,以避免食材缺貨?」布莉塔妮說:「嗯,這個意見很好。我們在這個星期的小組會議再討論怎麼做,好嗎?」後來,他們落實了改進做法。布莉塔妮大有進步,繼續跟教練討論如何精進。在第三個學習迴圈,她終於知道如何引導大家提供意見,而她的團隊也保證會努力做好。

18 個月持續練習,晉升前 10% 優秀人才

接下來,布莉塔妮透過幾十個學習迴圈解決了許多問題。我們觀察布莉塔妮的進步,發現她能做得愈來愈好是因為學習迴圈的品質佳,而不是迴圈數目多。試想,如果她一再嘗試卻沒能從失敗中學習,沒有回饋,也沒有進行修正,又會如何呢?她很可能付出很大的心力,卻幾乎沒什麼進展。

布莉塔妮在乎自己的付出,並尋求回饋,追蹤成效,才使得她的努力有了非凡成果。我們請她的上司,為她在運用學習迴圈前後的表現評分。一開始,上司認為她的表現在同儕中排行前 30%,但在運用學習迴圈十八個月後,她的表現進步到前 10%,晉升到傑出等級。

舊觀念告訴我們,要精通一項工作技能,需要投入一萬個小時的練習,不厭其煩的練習,一遍遍的重複,最後就能臻於完美。

但我們研究得出的工作新思維是:

成功的關鍵不在於你練習多少個小時,而是你如何學習。在職場上,無法像運動員、音樂家那樣「刻意練習」,你得利用「學習迴圈」來學習與精進。對學習迴圈而言,最重要的是,反覆練習的品質是否有增進,而非花了多少時間反覆練習。

布莉塔妮發現:「改變的關鍵,在於提出問題的方式。」用不同的方式提出問題,能幫助團隊成員想出新點子。他們實施的 84 個改善方案都對績效有重大影響,病人對膳食溫度、食物品質和服務態度的滿意度都提升了。每周缺貨品項從 22 種降為 6 種;員工背部受傷事件則從五件減少為零;員工敬業分數則從 63 分進步為 98 分。布莉塔妮不再懷疑自己能不能當一個好主管,她已證明她能夠做到。

天下文化提供

簡單 6 個步驟,每天花 15 分鐘練習

我們的 5,000 人研究,顯示能運用學習迴圈的人,表現遠比其他人優秀。

要成為職場上的學習高手,必須克服一些重大挑戰,這樣的挑戰和駕馭運動、音樂、西洋棋、記憶力等領域不同(這些領域屬於刻意練習研究範圍)。

透過學習迴圈,從工作中學習:你可以先從小地方開始嘗試新做法(如練習在會議中如何提出問題)、衡量新做法的成果、盡快獲得簡短的回饋意見,再基於回饋,修正做法(例如用另一種說法提出問題)。你可在工作上運用以下 6 個學習迴圈策略:

1. 每天擠出 15 分鐘。
2. 將一項技能拆解成幾個微行為來練習。
3. 衡量與檢討微行為的成果。
4. 盡快獲得回饋意見。
5. 用困難來磨練能力。
6. 超越成長停滯點,別讓習慣害了你。

高效能學習者會把一項技能拆解成若干個微行為,也就是透過小而具體的行動來練習。如果你每天練習,就能增進技能,做這個動作並檢討的時間不該超過15分鐘。如果你每天都能這樣做,這項技能就會有明顯的進步。隨著科技創新顛覆職場,有些傳統工作技能已瀕臨淘汰,想要立於不敗之地,就要結合學習迴圈與重新設計你的工作,才能不斷精進。

(本文整理、摘自《高績效心智》,天下文化出版)