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沒有錢,哪有追逐目標的能耐?用「倒扣式記帳法」4 步驟理財,輕鬆又有效

2018-09-25 Smart 智富 林帝佑
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負債就像是小資族的敵人,總在現實生活中拖累你的生活品質、擊垮你的精氣神,整天與敵人作戰,還要避免自家金錢小兵叛逃,何來追逐夢想的能耐?

《人人都能學會錢包防衛術全圖解》中傳授「倒扣式記帳法」,可讓你輕鬆成為超強的金錢堡壘城主。想學會「倒扣式記帳法」最重要的項目有 2 個:記帳本、預算分配。詳細的執行步驟如下:

步驟 1:參考流水帳,規畫每月生活費預算

首先要算出「倒扣的起始金額」是多少。要如何設定倒扣的起始金額呢?一樣仰賴於初期的流水帳,知道自己每個月扣除掉房租、儲蓄等固定要預留的部分,其餘的生活開銷是多少。舉例來說,透過流水帳,你知道每個月的生活費約 1 萬元。

接著,你可以考慮在生活費的部分多加 5%~10%,當作偶爾小奢侈的預算,讓自己在管控金流的過程中保留一些彈性,如此一來,才不會每個月都被預算壓得很緊繃,容易在狀況差的時候衝動消費,也可以參考把娛樂費獨立出來的做法,原則就是「保留彈性」。

以上述例子來說,如果你不想把娛樂費獨立出來管控,每個月的生活費為 1 萬元,就外加 10% 的彈性預算,以 1 萬 1000 元當作倒扣的起始金額。

步驟 2:準備記帳本,在起始日寫上起始金額

接著準備記帳本或記帳表格,用來記錄每次領錢、刷卡的倒扣歷程。挑選好記帳用的工具,若是有日期的桌曆或記帳本,就在每月設定的起始日寫上起始金額;如果是空白表格,則在第 1 格空白處寫上起始日期和起始金額。有些人會以每個月的 1 日作為起始日、有些人會以發薪日為起始日,選擇哪個沒有好壞問題,只要自己方便就好。

以上述的例子來說,如果選用有日期的記帳本,並以每個月的 1 日作為起始日,就在 1 日的日期寫上「1 萬 1000 元」;如果選用空白表格,就在第 1 格空白處寫上「1 日」、「1 萬 1000元」;接著,就可以開始執行第 3 個步驟了。

步驟 3:有支出就倒扣,歸零就停止消費

寫上起始金額後,只要領錢或刷卡就要記得倒扣。同樣地,刷卡也這麼做,假設刷了 999 元,就用剩餘的生活費減去 999 元、刷了 555 元,就要減去 555 元,絕對不要用「差不多」的金額來控管預算,刷多少就減多少!雖然是刷卡,但是,因為這筆預算早就準備好,所以下個月也不用害怕沒錢繳卡費。

另外,如果擔心月底時,回想不起來自己這個月到底花了哪些大筆開銷,也可以在記錄倒扣金額時,在旁邊寫下「重要戰事」,記錄金額比較大的消費即可。因此,先算出自己每個月可以消費的金額為多少,倒扣至零便停止消費,就能管理好金錢小兵。

步驟 4:估每日可用金額,做好預算控制

若你想確認「月底之前每天還能花用多少錢」這問題,對於倒扣式記帳法的信徒來說,答案非常簡單,用「剩餘金額/剩餘天數」即可算出。

首先,將皮夾裡的所有金錢拿出來,再看看記帳本上的結餘是多少,將兩者相加之後,再除以當月的剩餘天數。舉例來說,假設這個月還有 5 天,而皮夾裡尚有 500 元、記帳本的結餘顯示還可領取 1000 元,合計 1500 元要度過 5 天,因此每天可花 300 元。

「每天可以花 300 元」比「每個月可以花 1 萬元」來說,更容易給自己設下不超支的限制,以方便管控金流。算出到月底前,每天還能花用 300 元之後,假使今天花了 400 元,剩下的日子就要更有意識地控制消費,落實目標達成。

還沒有到月底,生活費就所剩無幾了,該怎麼辦?此時你要先釐清這是常態性還是偶發性?如是常態性事件,也就是連續好幾個月都發生生活費不夠用的狀況,建議重新記錄流水帳,看看是哪邊的消費出現漏洞?如果這個漏洞是「需要」而不是「想要」,就可適時提高每個月的起始金額。但若是偶發性事件,千萬別靠吃不健康的食物度日,你還是可領錢出來花用,不過,若領出來 1000 元,下個月的起始金額就要預先扣掉,從 1 萬 1000 元變成 1 萬元。

(本文出自《Smart智富》,更多文章請見「Smart財經好讀」,加入 Smart 粉絲團

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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