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打造完美英文履歷 – Dos and Don’ts

2019-11-13 22:46:39
Managertoday
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上一篇我分享了準備好英文履歷的重要性,以及如何將履歷交到對的人的手上。本篇我討論實際寫作英文履歷時,更技術性的問題。

在討論細節前,一個核心的觀念請先抓緊:妳的履歷是妳的第一個表演(presentation),希望不是最後一個。

photo credit: aktivioslo

履歷就像妳參加「超級星光大道」的「海選」時,只有 1 分鐘機會表現自己。好的參賽者會盡心盡力的練唱1分鐘的歌曲;最棒的參賽者除了練唱之外,還會挑選漂亮的服裝、練習上台與下台的路線、準備評審的問題(包括『為何妳會選這首歌?』背後故事)、以及至少再準備一首歌以備不時之需。

換句話說,徵才者從妳的履歷中看的,不只是妳在學校裡得到了什麼成績、在工作上達到了什麼成就,他們同時也看妳如何排列、敘述與裝飾這些學問與成就。

記住,妳的目標是獲得面試,不是直接得到工作(不可能)。重點是引起對方的興趣。因此不要像嘔吐一樣把妳所有的過去都整片灑在履歷中,而是要慎選材料、小心調理、精美擺盤。

以下我先討論10項好的英文履歷的重點,再以兩篇「整型前」跟「整型後」的履歷,來說明我列的重點。

以下 10 項重點大致照重要性排列:

1.  展現妳的品味—乾淨、整齊

履歷跟網站一樣,應該遠看就清爽、易讀,不然讀的人還沒拿起來眉頭就已皺起來了。雜亂的履歷就像服裝衣衫不整或是辦公桌一團混亂,顯示求職者缺乏紀律。

因此,遵照經典的格式準沒錯: Times New Roman、9 到 12 號字、白紙黑字。我建議一切「不過三」,也就是一份履歷最多三種大小的字體,每一個學位或成就下不要有超過三個項目符號,然後最多用三種強調方式,粗體、斜體、或是畫線。

強調字體是用來強調重點,因此應該少用,更不可同時用因為用多了顯示求職者沒有重點

2.  精簡—每十年一頁

一般英文履歷的原則是最好一頁,每十年工作經驗再多加一頁。所以我今年(很遺憾的)履歷可以增加到兩頁。但還是以一頁為佳。

頁數少是一個優點,可以逼求職者專注在真正重要的工作經驗。我記得以往讀104來的履歷時,通常我都優先閱讀英文履歷,因為精簡。其他有的沒的資料例如電腦證書、生辰八字、自傳等我還不一定讀,因為都不如短短一頁的英文履歷包含的資訊多。


photo credit: Hyun Chung

3.  倒敘法—由現在到過去,但最好的放最前面

履歷基本上應該從最近的工作經驗開始,往回倒敘,一直接到最後一個學歷為止。大學家教、高中國文小老師這種工作通常就不用列了。記住,寧願捨棄無法加分的經歷,不要「填版面」。妳有見過「超級星光大道」的選手為了填時間而唱一些伊伊呀呀口齒不清的 R&B 嗎?

有些人會問我:『學歷在前還是工作經歷在前?』答案是工作越久的,學歷越不重要,應該放後面。剛畢業的學生因為大部分的成就都在學校裡,因此學歷自然在前。

倒敘的例外是如果有某個經歷特別突出,或是與應徵的工作特別相關,那應該放在最前面強調。妳可以在說明信(cover letter)中提出,或是在履歷開頭闢一個「Summary」或「Specialty」討論。但通常這是例外。

4.  動詞

動詞是寫作的靈魂,是由「正確的英文寫作」進步至「優美的英文寫作」的關鍵。「我揮出了一支全壘打」這個句子的靈魂是「揮」;如果句子變成「我完成了一支全壘打」就失去力量了。因此,慎選履歷中的動詞,並且不要重複。例如,可以多用 win、achieve、establish、build、lead 這類積極、正面的動詞。可以善用 thesaurus.com 這類線上同義字字典。

5.  不需要完整的句子

承上一點,履歷中的句子其實不一定要有主詞,因為主詞 90% 都是「I」(我)。所以句子從動詞開始是可以接受的,例如:

  • Led a team of 20 and successfully closed sales worth 5 million U.S. dollars in 3 months.

    同時,避免被動的語法,也不要把動詞「名詞化」(nounization)。「動詞 +ing」 或是「+ -tion」這種語法,因為都會削弱動詞的力量。例如:

  • She specializes in interior design

  • She is specialized in interior design(被動)

  • She has a specialization in interior design (名詞化)

    第一句顯然比後面兩句生動許多。這也是為何我個人痛恨「我為您做…的動作」這種奇怪文法。台灣有很多服務生喜歡說:『我來幫您做一個倒湯的動作』、『我來為您做一個找錢的動作』或是『我替您做一個閉嘴的動作』,正是中文的「名詞化」,讓語言的神采都消失了,真是莫名其妙。

6.  多用數字、舉例

這一點應該很好理解。任何工作都強調績效,而績效就是數字。因此多用數字、舉例、比較。

「成功的大生意」不如「500 萬的大生意」。「有團隊精神」不如「曾領導 10 人團隊參與公司內部比賽」。「優秀的工程師」不如「同期 20 名工程師中的第 1 名」。有沒有發現這一篇文章充滿著各種舉例。

7.  檢查拼字!檢查文法!

在中文履歷之外還準備英文履歷,目的就是要展現運用英文的能力,因此有拼字與文法錯誤就浪費了。同時,錯字也顯示不細心的工作態度—如果你連行銷自己時都沒有抓出失誤,怎能期待妳負責行銷公司?


photo credit: scottkell

8.  不要寫個人身家資料

這一點與中文申請書相反。英文履歷基本上不需要填性別、出生年月日、婚姻狀態、子女數目、兄弟姊妹等個人資料。很多外商公司甚至明令禁止公司詢問這類資訊,因為會違反母國的就業歧視法。台灣最近也通過類似法律。

對求職者來說,填這些個人資料是冒不必要的風險。妳以為對妳有利的資訊(例如已婚),對公司來說也許是缺點(代表不願意外派)。既然目的是贏得面試,就把有風險的資料留到面試時再說吧。

當然,也不要附上照片。理由同上,把應徵工作變成選美比賽會讓事情很快很快的複雜化。

9.  不要寫「Objectives」

有些英文履歷範例,開頭會有一段「目標」描寫求職者事業上的目標。例如「我想成為管理諮詢界的專家」之類的。我個人認為這沒道理,因為公司不在乎妳的目標是什麼,公司在乎的是它的目標是什麼。

有些公司強調他們喜歡幫助員工成長、實現夢想,那還是因為幫助員工有助於實現公司的目標。除非妳是超級巨星、公司需要妳勝過妳需要公司(Marissa Mayer 之類的),不然請勿在證明自己有資格成為員工之前,就開始期待公司培養妳。

10.  自己朗誦,請別人審閱

這一點亦適用一般寫作。不論中英文,文字的好壞大聲唸一遍就見分曉。這是因為人在讀文字的時候本來就會在腦中朗誦,就像你現在讀我這句話一樣一樣一樣(echo 三次)。有問題的文字唸一唸就會卡住,例如:

  • 第一名的那次比賽我共與 5 人一同參賽,年紀較資深的皆是其他四人。

    同樣的,請家人或朋友看一遍履歷可以揪出許多自己忽略的錯誤,因為人看自己寫的東西會越看越滿意,越看越疲乏,這叫隧道效應(tunnel vision)。

     

整形前後比較

以下我來比較兩篇「整型前」跟「整型後」的履歷。這兩個依次為圖一與圖二。

這是一位資深業務「Jack Sales」的履歷。從履歷中可以看出他已經大學畢業近 20 年,累積了不少工作經歷。這份履歷的第一個重點就是只有一頁,證明即便妳已工作了 20 年,去蕪存菁之下還是可以將履歷壓在一頁以內的。

其次,遠遠的看這兩份履歷,可看到整型前的履歷十分不專業。求職者的通訊資料放在一個隨便的框框裡。履歷用了奇怪的字型,而且項目符號前後不一。整型後的履歷清爽許多,用了專業的字體,是一個「重視服裝」的星光大道參賽者。

再其次,可發現整型前的履歷有一段求職者的「Objective」。有人在乎嗎?沒有人在乎。

 

來看看整型後

 

整型後的履歷最上方是一段「精華中的精華」,也就是我說的,強調履歷中特別與應徵職位有關的工作經歷。

比較兩份履歷,整形前的有「Accomplishments」欄位,對應到整型後的是「Summary of Qualification」的欄位。可以看到整型前的內容非常鬆散、模糊。Sales Expert 的證據在哪?

整型後的「Summary of Qualification」精確許多,對閱讀的人也比較有幫助。但我個人認為整型後的有點頭重腳輕,而且 Summary 跟最上方的粗體重點有些重複,也還不是最理想。

在工作經驗上,兩者都有做到「倒敘法」(reverse chronological order),但整型後的履歷顯然比較有條理。

如果細看文字,會發現最大的差異是整型後的履歷用了許多動詞,例如 Develop、Cultivate、Train、Obtain 等,讀起來生動、有力,傳達出一個充滿幹勁的求職者。

相反的,整型前的履歷不停地在句首放一些無力的名詞,例如 development、relationship、expert、management 等,讀了就讓人昏昏欲睡,恨不得早點丟掉這份履歷。

如果細看內容,其實整型後的履歷利用了許多數字跟舉例,例如「Fortune 500 companies」、「$60 thousand annual account」、「750 employees」等。

整型前的履歷呢?就是一堆花俏的形容詞跟長長的句子,讀了半天也不知道到底厲害的證據在哪。例如這句 Self Starter: proven self-starter who requires and enjoys minimal instruction; works independently while contributing to team success.

不但空洞,甚至是對公司來說是負面的—「享受最少的命令」(enjoys minimal instruction)意思是求職者不喜歡被指揮嗎?

最後,讀者會發現整型後的履歷刪除了「學歷」這一項。刪除的正確與否我不評論,對一個工作經驗近 20 年的人來說,學歷的必要性是可以由求職者自行決定的。

重點是「刪除學歷」是求職者經過思考之後,所做的決定。刪除之後釋放了更多空間,讓求職者可以多強調一些跟應徵的工作有關的資歷。這顯示求職者有能力安排優先順序、設計表達的內容,而不是把所有的過去都嘔吐在履歷裡。

一個知道自己的優缺點、能充分表達自己的妳,不論在面試或是人生都將更無往不利。

 

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本文獲「CAREhER」授權轉載,原文在此
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首張圖片photo credit / Scott Kellum via Flickr, CC Licensed