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沒網路也能用,你該開啟的七個 Google 離線工作功能

2019-11-12 09:06:15
Managertoday
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當然, Google 的「雲端辦公室」可以帶給我們協同合作、即時同步,以及通過雲端運算的智慧型功能等等優點,這也是我在電腦玩物上常常探討的主題: - [一人之力為何有團隊之效?我的 Goog

當然, Google 的「雲端辦公室」可以帶給我們協同合作、即時同步,以及通過雲端運算的智慧型功能等等優點,這也是我在電腦玩物上常常探討的主題:

但是 Google 的雲端辦公室「並非一定要有網路才能工作」,當我們遇到網路不穩定、網路斷線的情況,其實 Google 許多雲端服務有提供應變解決之道,而這應該也是慣用 Google 工作的朋友所需要的。

所以下面我就整理自己的使用經驗,分享在不同 Google 服務上,有哪些離線工作的功能值得我們開啟、利用。

1. Google Drive、 Google Docs 網頁版離線編輯

作為 Google 雲端辦公室核心的 Google Drive 雲端硬碟,以及在其上的 Google 文件、試算表、簡報編輯服務,不只可以在網路環境線上編輯,就算在網路斷線的情況下,我們也可以繼續編輯最近開啟過的 Google 文件、試算表、簡報檔案。

這樣一來就常常在下面這樣的情況解決我的煩惱:搭高鐵的路上正在編輯一份 Google 文件,但高鐵網路很不穩定,常常斷線,所以利用 Google Drive 的離線編輯功能,即使斷線時我也可以繼續新增或編輯文件。

或者我製作簡報都是利用「 Google 簡報」,線上編輯快速又能同步,但是有時到了演講會場,當場沒有網路就很尷尬,但是這時候一樣利用 Google Drive 的離線功能,在沒有網路時,我一樣能打開 Google 簡報離線播放與編輯。

要怎麼開啟這個 Google 雲端硬碟網頁與 Google Docs 線上文書的離線功能呢?首先要使用 Google Chrome 瀏覽器,然後到 Google Drive 網頁端右上角的[設定]中,開啟[離線設定]即可,就這麼簡單,以後就能離線編輯最近開啟過的 Google 文件。

我的實際使用心得請參考:Google Drive 雲端硬碟新版「文件離線編輯」測試心得

2. Google Drive、 Google Docs 手機離線編輯

除了電腦網頁端的 Google Docs 可以設定離線編輯外, Google Drive 的 Android 與 iOS App 也可以讓我們事先指定檔案與文件「離線」使用。

在 Google Drive App 中打開某份文件檔案詳細資料,開啟[可離線存取],這樣以後就能從在手機離線瀏覽或編輯這些文件。

我的心得可參考:Google 文件、試算表獨立 App 在行動裝置離線編輯文書

3. Gmail 網頁版離線使用

在我寫過的「Gmail 16 個秘密功能教學:學會最高效率的郵件管理」一文中也有提到的,高效率的網頁 Gmail ,其實也有推出離線郵件軟體的功能。

它可以事先下載最近一週或一個月的郵件到電腦中,讓我們離線時也能查看 Gmail 信箱,或事先寫好郵件內容等。 要開啟這個離線 Gmail ,請依照這篇文章完成設定即可:

Offline Google Mail 離線版Gmail推出」。
offline google mail-06

4. Google Keep 筆記離線使用

Google Keep 是跨網頁、手機的筆記服務,而在電腦端雖然沒有推出桌面軟體,但是可以透過 Google Keep 的 Chrome App 來獲得筆記離線瀏覽、編輯的功能,就像桌面軟體一樣。

詳細的設定可以參考:「Google Keep 離線瀏覽與筆記, Chrome 離線軟體版推出」一文教學。
google keep-03

5. Google 翻譯 App 也能離線翻譯

Google 翻譯是生活中翻譯外國語言的好幫手,而當出國自助旅行時,讓 Google 翻譯 App 在沒有網路時也可以離線翻譯,就是很重要的功能了。

這部分當然也是可以作到的,請參考:「Google 翻譯 Android 支援離線翻譯!下載中英日文翻譯」一文的教學。
Google 翻譯-01 Google 翻譯-02

6. Google 地圖 App 離線使用

Google 地圖在 Android 與 iOS App 上都支援「離線地圖」功能,可以事先下載某個區域的地圖,然後出國時不用網路也能瀏覽,這部分的設定請參考:「新版 Google 地圖 App 如何更簡單自訂、下載離線地圖?」。

但是, Google 地圖的離線地圖功能目前不支援台灣與日本,如果你想要獲得這兩個地區的離線地圖,那麼或許要另外參考:最佳免費離線地圖App對決 Maps.Me? City Maps 2Go? 

7. 用 Google Chrome 離線編輯 Office

這個離線工作功能,則是利用 Google Chrome 在離線時編輯電腦硬碟裡的 Office 文件檔案,不需安裝 Office 軟體,而且會自動儲存回電腦檔案。這部分的教學請參考:「如何用 Google Chrome 離線編輯本機的 Office 檔案?

所以,不要以為 Google 只有雲端辦公室,其實裡面有很多功能是可以「離線工作」的喔!別忘了開啟,下次網路斷線時就不會卡關了。

最後,讓我繼續追加一個自己課程的宣傳,最近我和「專案管理生活思維」的 Joe 與 Bryan 合作,在他們的大人學教室開辦了全天七個半小時的「 Google 雲端辦公室進階實作班」課程,歡迎大家來報名參加,即將額滿囉!

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(本文出自「電腦玩物」,原文請點此。)

圖片來源 / StockSnap.io