Google 試算表樞紐分析表範例教學,像 Excel 般資料快速重整

Google 試算表樞紐分析表範例教學,像 Excel 般資料快速重整

經理人 Managertoday
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「樞紐分析表」是 Excel 裡一個快速分析資料的實用功能,而且號稱高手都一定要會用,他的名字聽起來很厲害,其實操作起來「很簡單」。因為「樞紐分析表」原本的目的就是要「化繁為簡」,解決大量龐雜的資料表格很難讀出重點的問題,幫你快速建立起「摘要」,簡單重新整理成有彈性的統計報表。舉實際的例子來說明的話:像是原本在試算表中建立一個花費帳目表,但是每一筆花費只是根據支出日期排列,就是一個流水帳,而裡面的支出人、消費類別、消費形式等等都是錯綜雜亂的,這樣的流水帳目,就可以利用「樞紐分析表」來快速建立一個「以支出人
「樞紐分析表」是 Excel 裡一個快速分析資料的實用功能,而且號稱高手都一定要會用,他的名字聽起來很厲害,其實操作起來「很簡單」。因為「樞紐分析表」原本的目的就是要「化繁為簡」,解決大量龐雜的資料表格很難讀出重點的問題,幫你快速建立起「摘要」,簡單重新整理成有彈性的統計報表。 舉實際的例子來說明的話: 像是原本在試算表中建立一個花費帳目表,但是每一筆花費只是根據支出日期排列,就是一個流水帳,而裡面的支出人、消費類別、消費形式等等都是錯綜雜亂的,這樣的流水帳目,就可以利用「樞紐分析表」來快速建立一個「以支出人、支出類型重新分類」的試算表。 又或者公司裡有一份銷售報表,裡面有每一個單位的每一個產品的銷售數據,可是這份報表原本依照銷售數字排序,所以 A 單位的五個產品散落在不同欄位、 B 單位的十個產品也錯雜在不同地方,這時候,可以利用「樞紐分析」來快速建立一份 A、 B、 C 等單位各自所有產品的總銷售量報表。 在報告、統計時,善用「樞紐分析表」,就能以更精確、更聰明的方式「透視」原本雜亂的報表,會讓你的報告看起來更專業。 而這個 Excel 高手愛用的「樞紐分析表」功能,在「 Google 試算表」中有一個更直觀的名字,叫做「資料透視表」; 也就是幫你透視原本雜亂的資料,快速重新整理出新的邏輯。 這篇文章,我就用實際自己的流水帳試算表為例,示範如何在 Google 試算表中使用「樞紐分析表(資料透視表)」的功能。 這篇文章的前因後果: 「前因」:我之前其實有簡單介紹過 Google 試算表有這個樞紐分析功能,就在「Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用」這篇文章中,不過因為沒有詳細介紹,有電腦玩物的讀者寫信來詢問我,可不可以完整介紹一下這個「樞紐分析表(資料透視表)」到底要怎麼用?用來做什麼?而這篇文章就是我的回答。 「後果」:如果想要了解 Google 試算表更多功能教學的朋友,推薦繼續參考我的這篇文章:「Google 試算表活用教學:你可能還不知道的10個技巧」。也推薦參考我最新撰寫的新書《比別人快一步的 Google 工作術:從職場到人生的100個聰明改造提案》。 步驟1:選擇工作表,原始數據來源是什麼? 首先,我們 先有一份資料很豐富但很雜亂的數據表格,這是最適合使用「樞紐分析表(資料透視表)」的時機。 例如我之前利用「我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得」這個方法,收集了大量我和老婆支出的流水帳,可是帳目很凌亂,就來試試看利用 Google 試算表的樞紐分析重新整理。 電腦玩物 我打開這份 Google 試算表,點擊上方的「資料」功能選單,選擇要建立這份資料的「資料透視表」,這就是 Google 的樞紐分析表了。 電腦玩物 先來看看最後的成果,我可以利用樞紐分析,把上面那樣雜亂的資料表,「快速簡單」的變成下圖這樣重新整理後的統計表。 在整理後的統計表中,我可以透視每一種消費類別裡,我和老婆各自支出的總額統計,這是不是比雜亂的流水帳更清楚呢?而要建立這樣的統計表,只要簡單幾個點選即可。 電腦玩物 步驟2:建立列,要聚焦分析哪個項目? 一開始建立「樞紐分析表(資料透視表)」時,你看到的其實是下面這樣的空白表格,因為我們尚未決定要匯入哪些原始資料表的欄位和數值,所以我們一步一步重新來示範。 首先,我們要決定「直列」要放什麼欄位,可以這樣去思考: 我想從哪些項目切入做聚焦的分析? 例如我要分析我和老婆的花費金額比較,或是我要分析不同消費類別的花費比較。 電腦玩物 假設我要從「支出人」的角度切入分析,那麼我就在右邊點選「直列」的「新增欄位」,選擇「支出人」這個欄位。 電腦玩物 這時候會看到來源資料表裡的支出人項目名稱,都出現在「樞紐分析表(資料透視表)」的直列上了。 電腦玩物 步驟3:建立欄,要分析這個項目的哪種資料類型? 有了切入角度後,那要看這個項目的哪些資料類型呢? 例如我從支出者的角度切入,想看每個支出者在每種消費項目上的花費統計,這時候就可以在「橫欄」做新增欄位的選擇(其實列與欄的意義也可以替換,後面的教學你就會看到,這邊的說明只是為了比較好解釋)。 在右邊的「橫欄」處選擇「新增欄位」,選擇原始資料表中的「消費類別」,這時候「樞紐分析表(資料透視表)」就會呈現下圖這樣的表格。 電腦玩物 步驟4:建立值,匯入數據進行統計分析 有了一個新的表格整理欄位後,就要「把數值匯入」,在這裡的例子就是要把各種開支金額匯入表格中。 這時後到右邊的「值」選擇「新增欄位」,然後匯入原始表格裡的「消費金額」,預設是會「加總」的模式匯入。 電腦玩物 於是,我就看到一個全新的「樞紐分析表(資料透視表)」,在以支出人為切入點的角度中,看到每一種消費類型裡每一個人的支出總額。 這樣的重新透視,就給了原本雜亂的資料表,全新的整理意義。 電腦玩物 步驟5:建立篩選,聚焦某一區段資料 「樞紐分析表(資料透視表)」還可以做進一步篩選,例如原本的整張數據表資料是三個月的帳目,但我這時候只想看 2015 年 11 月的帳目,要怎麼快速篩選呢? 來到右邊的「篩選器」,選擇「新增欄位」,並且選擇要透過「交易日期」來篩選出項目,目的是「只讓」2015年 11 月的資料進行統計。 電腦玩物 所以這時候打開原本預設的「所有項目」選單,原本是所有交易日期都統計,請先「清除」所有勾選。 電腦玩物 接著在搜尋欄位,輸入關鍵字進行過濾,例如我輸入「2015/11」,那麼交易日期是 11 月的資料就會全部列出來,這時候我再選「全部選取」,就等於是只勾選了 2015 年 11 月的資料囉! 電腦玩物 透過這樣的方式,立刻就可以把原本的「樞紐分析表(資料透視表)」,變成只有統計 11 月的分析表了。 電腦玩物 步驟6:進一步變化 「樞紐分析表(資料透視表)」還可以做進一步外觀調整,右方的各個「欄位數值卡片」都可以「拖曳移動位置」,或是「插入新的卡片」,透過這個方法,我可以改變統計表的格式外觀,調整成我想要的。 例如我在「列」中又繼續插入「支付方式」的卡片,這樣一來就可以看到表格多了一層現金、信用卡的分類欄位。 電腦玩物 我也可以拖曳右方每一張卡片的位置,例如把「支付方式」、「消費類別」移動到列,把「支出人」移動到欄,那原本的統計表,就會立刻變成下圖的模樣。 利用 Google 試算表或是 Excel 的「樞紐分析表(資料透視表)」,確實只要輕鬆幾個選擇,就可以重新整理出真正想要的統計表格。 如果你是搜尋而來,說不定你想找的,還想學的是: 更多的記帳方法:記帳不是只能流水帳,養成有效記帳習慣可以用這七種記帳方法 很吸睛的地圖圖表:輕鬆自製會說重點的簡報地圖!台灣與世界地圖圖表免費產生器 畫出甘特圖:在Google Drive免費協作畫甘特圖! Gantter 排程教學 「樞紐分析表(資料透視表)」沒有看起來的那麼難懂,因為他的設計目的就是要「簡單清楚」,當你下次遇到雜亂的資料表時,不用自己手動重新整理,試試看 Excel 或 Google 試算表內建的樞紐分析,就能快速重整出你需要的統計報告,節省時間,也讓你的報告更專業! (本文出自「電腦玩物」。) 延伸閱讀 / Excel高手最愛用!3步驟學會超強大「樞紐分析」,資料處理再也不愁