學會Excel「合併彙算」功能,處理上百張工作表也沒問題!快速統計多份資料的方法


上一篇文章教你用超簡單的方法,彙整運算多張工作表。但如果要處理上百張工作表的資料,或是各個工作表的格式不一,那之前的兩招就派不上用場了,更適合的方法是以下兩種:

1.進行「合併彙算」的操作
2.使用多重彙總資料範圍的樞紐分析操作

善用Excel「合併彙算」的功能

適用時機:多張工作表的欄列意義相同,但數量和順序不一。

有個公司要統整4個都會區分公司整年度、各月份的茶飲與咖啡飲品的銷售報表。不過,因為每個地區銷售的商品略有差異,以茶類飲品為例,上海並沒有銷售大麥茶、而僅有天津才有銷售東方美人茶,導致銷售報表的資料範圍不一,欄位數也不一致,甚至,基於各地區報表製作的自主性,欄位的左右順序或許經過排序而大不相同。

再以報表的水平列(月份)來說,北京地區四月整修、天津區八月份也整修,這兩個地區的資料列數都少了一列。

即使這個年度銷售報表是以商品名稱x月份來記錄,但欄位數、列數,乃至左右、上下的排列順序不一樣,就無法使用之前的複製貼上或建立連結公式來完成資料彙整,你需要啟動的是Excel「合併彙算」功能!

做法如下:
-開啟每個要合併彙算的活頁簿(資料來源)
-建立一個新的活頁簿檔案
-在空白工作表上點按[資料]索引標籤,接著按[資料工具]群組裡的[合併彙算]按鈕,開啟[合併彙算]對話方塊

王仲麒

-在[參照位址]文字方塊內,經過拖曳選取其中一家分公司的銷售統計資料範圍,按下〔新增〕
-依此類推,個別選取各分公司的年度銷售統計資料範圍,逐一新增到「所有參照位址」

由於各個合併彙算的工作表範圍其頂端列為各商品名稱,最左欄為月份名稱,所以,必須勾選在對話方塊左下方[標籤名稱來自]選項裡的[頂端列]與[最左欄]核取方塊,使得合併彙算後的年度彙整報表會有上標題(各商品名稱)與左標題(各月份名稱)。

而各分公司報表的範圍資料若有異動時,合併彙算後的年度彙整報表也要一起更新的話,也必須勾選對話方塊正下方的[與來源資料連結]核取方塊。

完成「合併彙算」對話方塊的操作後,按下〔確定〕按鈕,即可看到合併後的彙整報表:各月份、各商品、各地區的加總銷售量。

而在每個月份名稱之列號左側都有一個加號按鈕,若是按下此加號,則可以將該產品的詳細資料列出。在工作表左上方的數字1按鈕與2按鈕,則為彙整報表的層級按鈕(又稱為大綱按鈕)。若按下數字1按鈕即顯示各月份產品小計(不列出各分公司的明細資料);若按下2按鈕,則將呈現每一個月份裡每一家分公司的詳細數據。

王仲麒

「合併彙算」是Excel資料處理中,一項很重要的功能操作,可以協助使用者將架構一致(頂端列與最左欄的意義一致)但不同大小範圍各張工作表資料,合併彙整在一起進行資料運算,並具備資料連結的效果。

使用者完全不需要輸入、填滿連結公式,此外,具備大綱架構的特性,著實是一種摘要群組資料的呈現,一切都在「合併彙算」對話方塊的操作下完成!

優點:同樣意義與架構的資料來源,其欄、列的數量甚至順序可以不同,迅速以各資料來源的頂端列與最左欄為座標般的進行參照、運算、連結而建立彙算。此外,彙算的方式也提供了加總、計數、平均值、最大、最小、標準差、…等函數。彙整的運算結果提供大綱摘要的結構,也可以與來源資料連結而自動更新。

缺點:合併彙算結果的報表架構仍局限於原始資料來源的架構,無法針對合併彙算結果,進行不同群組或維度的自由變化。

採用「多重彙總資料範圍」的樞紐分析來幫忙

適用時機:多張工作表的欄列意義相同,但數量和順序不一。

樞紐分析表是一種互動式、跨表格的Excel分析報表,可以從資料來源進行資料分組、摘要及資料排序、篩選、分析及統計。

而樞紐分析表的資料來源並不一定僅是來自一個資料範圍或資料表,也可以是來自多個範圍或資料表的多重資料彙整。做法如下:
-開啟新的活頁簿,按下ALT+D+P快捷按鍵,啟動[樞紐分析表和樞紐分析圖精靈]
-在[樞紐分析表和樞紐分析圖精靈 – 步驟3之1]中,點選[多重彙總資料範圍]
-進入[樞紐分析表和樞紐分析圖精靈 – 步驟3之2a]對話,點選[我會自行建立分頁欄位]

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-進入[樞紐分析表和樞紐分析圖精靈 – 步驟3之2b],這裡的[範圍]如同[合併彙算]的[參照位址],透過各分公司不同來源的資料範圍選取、新增,即可順利參照所有想要彙整的來源

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與[合併彙算]的不同之處在於,這裡的每個參照範圍即等同於一個頁面資訊,因此,可以為每一個參照範圍自訂分頁標籤名稱。例如:參照上海活頁簿之年度銷售統計資料範圍便可命名為「上海」。

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完成各參照範圍自訂分頁標籤命名後,即可進入[樞紐分析表和樞紐分析圖精靈 – 步驟3之3]對話。點選[已經存在的工作表],選擇工作表儲存格位址(即樞紐分析表的目的地)。

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這下出現的樞紐分析,已經彙整多個資料範圍(各分公司的年度銷售資料),跑出統整的報表,更重要的是可以運用樞紐分析的功能,透過右邊欄位的操控,改變計算方式和分析表的結構,勾勒出我們需要的維度與群組的摘要報表。

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從不同的工作表範圍摘要總結並報告結果,這是一個彙總的結果報表,並且,也是一個以樞紐分析表為架構的報表,其中包含了多重資料範圍的樞紐分析表之欄位清單。

例如:透過[樞紐分析表欄位]窗格裡的欄位拖曳或勾選,在右下方的[篩選]、[欄]、[列]與[值]等四個樞紐分析結構區域裡,調整所要的樞紐分析視覺結構,以不同的維度、群組,檢視各種情境解讀的分析和客製化報表,提供給不同需求的用戶與決策者。以下的案例即摘要了各種飲品在各地區、各月份總銷售量。

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調整樞紐分析表的預設結構,以不同角度與維度製作所要的樞紐分析摘要報表。

在樞紐分析的環境下,可以建立自訂的群組欄位、根據篩選區裡的分頁欄位自動進行分頁,完全推翻了制式規格報表彙整後沒有彈性的缺點,因此,多重樞紐分析(Multi-Pivot Table)將是彙整多方來源資料時,不能不會的操作技能之一。

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透過樞紐分析的調整可以立即建立各飲品類別下,各飲品在各地區的銷售料。甚至,也可以製作出以月份為篩選條件的各地區飲品類別之銷售量篩選摘要報表。

優點: 將同樣意義與架構的資料來源進行彙整並建立樞紐分析表,以樞紐分析的架構,製作多維度的摘要報表,符合各種面相、各種報表視角的資料檢視與更多元的報表需求。

缺點: 必須先了解什麼是樞紐分析,以及樞紐分析的概念與基本操作才比較容易上手。彙整的多重來源資料也應該是資料表形式的資料範圍,不是任意的報表與表單。

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延伸閱讀 / 「複製貼上」能把多張Excel工作表,合在一起計算?超簡單的兩個做法


王仲麒

30年資訊教育資歷及資訊工具書籍編撰、專欄主筆。長年企業內訓課程規劃與教學,擅長透過案例和學員提問、互動,啟發更多的實戰經驗與反饋,提升員工的效率與競爭力。

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