我要提供一些訂購單給客戶填寫，訂購單上有些內容是我這邊填寫好的，客戶只要修改其中一小部分欄位即可，但如果整份文件給客戶，很可能客戶一不小心填錯了地方，這時候有沒有辦法在文件中「主動提醒和限制」客戶應該填寫和不應該填寫的欄位？
或者有一份備忘錄要讓合作者查看，請他在其中有爭議或有需要之處填上自己的意見，但又不希望他改動到備忘錄其他地方，有沒有辦法在合約中「加上密碼限制」，只允許對方修改部分地方，若要修改其他地方必須知道密碼的人才能解鎖？
這時候假如使用微軟的 Office 文書工具，那麼在 Word 和 Excel 中，都有很簡單的功能可以「限制編輯區域」、「加上密碼保護」，這樣一來無論是訂購表單、合約文件，都能安全地傳遞給客戶查看，並且避免他們改錯地方。
這是個簡單且行之有年的功能，不過不一定所有文書工作者都有善加利用，所以今天這篇文章就來做一個推薦介紹。
而如果你跟我平常在電腦玩物上所說的一樣，主要使用 Google 的雲端文書系統，要達到上述需求，也可以試試看：「如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧」、「Word 追蹤修訂終於出現在 Google Docs！論文改稿必備」。
在試算表的保護上，基本上 Google 試算表可以做到 Excel 能做的。不過在文件的保護上， Google 文件則沒有 Word 那樣更有彈性的密碼保護功能，就請看我下面的教學。
一，如何在 Word 中限制編輯區域與加上密碼保護？
1.
假設我現在有一份備忘錄、訂購單，需要傳給客戶或同事補充部分內容，但是我不希望對方填寫新內容時，不小心動到不需要改動的地方。
例如下圖是我常用的一個「會議紀錄格式」，我需要對方在會後補充上一些內容，但不要改動到我已經整理好的部分。
2.
這時候，我打開 Word 上方的［校閱］功能面板，開啟［限制編輯］功能。
首先我會勾選「編輯限制」下的「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」，然後選擇【不允許修改】。
這是什麼意思呢？這個意思就是先把「整份文件鎖起來」，先設定整份文件都不允許修改。
3.
當整份文件都不允許修改後，接著我就開始「開放部分可以修改的例外」。
先在文件中圈選出想要允許修改的區域，然後到「例外」中勾選「每個人」。這時候的意思就是讓其他人可以編輯我圈選起來的區域。
4.
我可以分次圈選多個不同的區域，例如一份文件中可能有不同地方的段落、欄位可以允許修改，就一一照著上述步驟完成例外設定。
5.
設定完成，最後按下［是，開始強制保護］。
6.
然後設定這份上鎖文件的解鎖密碼。
7.
這樣就完成我需要的設定了。
把這份文件傳給客戶填寫，當客戶想要填寫其他欄位時，會發現無法進行編輯，上方的功能列也都呈現灰色狀態。
8.
而在可以編輯的區域，會出現黃色螢光筆的提示，客戶就能更明確知道自己要填寫哪些部分。
9.
我拿回文件後，如果不需要繼續鎖定文件，可以回到［限制編輯］，按下最下方的［停止保護］，然後輸入密碼解鎖即可。
二，如何在 Excel 保護工作表與用密碼解鎖欄位編輯？
1.
那麼如果要寄給對方填寫的是 Excel 表格呢？也一樣有類似功能可以進行保護，操作流程和我之前介紹過的「如何 Google 試算表多人共用不出錯？保護儲存格工作表範圍技巧」差不多。
首先打開 Excel ，同樣進入到［校閱］功能面板，就可以看到保護工作表、允許編輯範圍等功能。
2.
Excel 中的設定邏輯是這樣的，我先決定哪些欄位要允許對方編輯。
把允許編輯的欄位圈選起來，然後點一下上方的［允許使用者編輯範圍］，按下［新範圍］，輸入密碼後，就能建立這個區域的編輯與解所設定。
3.
你可以重複這個動作，把需要密碼解鎖、想要允許編輯的範圍一一設定好。
4.
允許編輯的範圍都設定好後，點一下［保護工作表］，然後在［取消保護工作表的密碼］處設定好密碼，按下確認。
這樣一來，這份工作表的其他區域就會設定成不允許其他人編輯，除非其他人知道密碼可以解鎖整份工作表。
5.
而當我把這份 Excel 表格傳給對方後，對方點擊其他區域都無效。
但如果點擊我允許編輯的特定區域，這時候會請對方輸入這個區域的特定密碼，密碼輸入正確，就能單獨解鎖這個欄位區域的編輯。
6.
如果一份 Excel 試算表，我要讓 A 編輯甲區域，讓 B 編輯乙區域，我就在甲區域和乙區域的允許編輯設定中設定不同密碼，把不同密碼告訴 A 和 B ，他們輸入各自的密碼，就能單獨編輯自己可以編輯的區域了。
這是 Excel 上的鎖定與解鎖邏輯。
下一次如果你要用 Word 或 Excel 寄送訂購單、合約、報表等資料給對方填寫，但是不希望對方亂改內容，只想允許對方編輯文件裡的少數區域，那麼利用上述功能，就能完成有效的保護設定。
本文授權轉載自：電腦玩物
