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【個人應用】時間管理 :花80%時間思考,用20%的時間一次做對

2019-10-15 09:49:49
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<span style="color: #ff6600;">撰文/陳芳毓 </span>[<span style="color: #ff6600;">siren@managertoday.com.tw

撰文/陳芳毓 siren@managertoday.com.tw

★受訪者小檔案
陳俊宏
出生:1973年
學歷:美國密蘇里大學統計研究所
現職:匯豐銀行行銷處副總裁

加入匯豐前,陳俊宏曾在寶僑家品(Proctor & Gamble)擔任SK-II品牌副理,後轉任萊雅(L'Oreal)擔任卡尼爾(Garnier)肌膚保養系列產品經理,零售行銷經驗豐富。

時間回到7年前的某個晚上11點,新店某棟辦公大樓裡,只剩17樓的燈還亮著。27歲的化妝品牌SK-II品牌副理陳俊宏正搔著頭,想把企畫案修改得更好。他已經工作了13個小時,布滿血絲的雙眼盯著電腦,卻一個字都寫不出來。

「從做行銷的第一天起,我就覺得時間不夠用!」陳俊宏解釋著,行銷人要做的事多又雜,小從商品貨架陳列,大到確認消費需求,都是工作範圍。久而久之,他就習慣了「做不完定律」,過著每天加班的生活。

那天晚上,坐在一旁等結果的主管實在看不下去,就走過去拍拍陳俊宏的肩膀:「有些事,如果第一次就做對,就能省下很多重做的時間。」這一席話,讓陳俊宏第一次意識到用80/20法則管理時間的重要。

不能一次做對,就得花80%的時間修正

7年後,陳俊宏從零售業轉到金融業,擔任匯豐銀行行銷處副總裁,負責貴賓理財的行銷企畫。當主管後,他發覺80%的小事都有犯錯或重做的空間,不會花太多時間,對成敗也沒有決定性的影響;但是20%的關鍵大事,就必須一次做對,否則日後漫長的追蹤和修正,可能就會花掉80%的時間。

以行銷領域來講,第一次就要做好的,是「創意發想」相關的事。如果能清楚地對廣告商描繪你的核心概念,對方就會少花很多嘗試錯誤的時間。萬一你連自己要什麼都講不清楚,「廣告商就會想:『好吧,那我回去試試看。』而試試看的結果就是,接下來你每天都要想,『下次該叫廣告公司怎麼改?』」陳俊宏從過往經驗中,體會到第一次就把事情做對的重要。

碰到關鍵大事時,陳俊宏會利用零碎的時間,提早開始思考,把想法寫下來。隨著截止日期逼近,想法會愈來愈完整、清晰。長期的事前規畫,是因為陳俊宏堅持把時間花在對的事情上,他不希望被廣告商當場問倒,也不希望事後又要補資料,更不希望做第二次報告,「因為那20%的源頭最重要!」

就拿他剛與廣告公司溝通完的年度行銷計畫為例,陳俊宏說他3個禮拜前就開始準備簡報,但所謂的「準備」,指的不是蒐集資料或寫報告,而是「思考」。「思考如果我是廣告公司,我期待從客戶那兒得到什麼資訊?」陳俊宏認為,這可能包括了今年市場的變化、明年的行銷方向等。

想出架構之後,陳俊宏還會不斷反問自己:「這樣夠了嗎?」等到大致都想清楚了,才會請同事提供資料。他笑說,當過員工的人,最討厭的就是那種「不知道自己要什麼,卻每天要員工提供新資料」的老闆。只有當自己清楚知道哪些該要,哪些該捨,才不會被過多的資料模糊焦點。

一旦開始行動,就忘了繼續思考

把多數時間花在思考,是用80/20法則管理時間的重要概念。「少行動,因為我們一行動就不思考,」《80/20法則》一書指出,時間根本不會不夠用,問題出在人們只善用了其中20%;而就是因為時間太多,才會不斷地藉由「重做事情」來浪費它。其實,為了趕上事情的最後期限,人們通常只有在最後20%的執行時間裡才具生產力。

2006年,匯豐銀行的貴賓理財部門,首度嘗試大型的行銷活動。陳俊宏依舊遵循80/20法則,把大多數時間花在思考「貴賓理財客戶最需要什麼?」為此,他做了許多焦點團體、問卷調查,甚至跟忠實客戶討論,最後決定把「信任感」做為行銷活動的主軸。

「廣告主角是誰?贈品送什麼?拍攝場景在哪?貴賓理財中心怎麼布置?這些細節都只是錦上添花。關鍵訊息對了,就對了!」陳俊宏解釋。

然而,「思考顧客需要什麼」這類策略規畫型的事,聽起來遠不如「如何把貴賓理財中心布置得富麗堂皇」等執行面的事,來得刺激有趣。陳俊宏笑說,開會時最常發生的狀況是,原本是嚴肅地討論策略規畫,但只要一有人提到,「我看到某某銀行,布置得如何又如何…」大家就會紛紛岔開原本的討論,加入新話題。

這時候,陳俊宏會先讓大家天馬行空地抒發意見,接著再說「我們可以另外開會討論」或「如果有興趣,會後再來討論」,提醒大家回歸正題,否則80%的時間,就會浪費在無關緊要的話題上。

陳俊宏坦言,像裝潢分行這類的事,做起來立竿見影,成就感十足,的確很吸引人。然而,新手主管最忌諱的就是跟屬下搶事情做,卻不思考長遠規畫。

為了不讓自己分心去做有趣但不重要的小事,陳俊宏會把每周最該做的6~8件事,寫在利貼上,貼在電腦螢幕旁,隨時提醒自己。他每周也會跟下屬討論工作重點和報告方向,確定之後再繼續往下做,避免讓下屬走冤枉路。

用20%時間,創造80%快樂

用80/20法則管理時間,不僅能讓工作更有效率,也可以讓生活更幸福,這是因為生活中80%的快樂,只需要我們20%的時間。

在那段經常加班到11點的時間裡,陳俊宏回到家時,妻子早已熟睡。「反正她也累了,我最好不要吵她,」剛開始,陳俊宏這樣安慰自己,但漸漸地,他發現與妻子的對話愈來愈少,愈來愈不投機。他恍然大悟,唯有減少工作時間,才能挽回家庭生活。

於是,陳俊宏重新調整工作步調。女兒會說話之後,他每天都和女兒約好,第二天要陪她說個故事或看場電影。父女間的小小約定,成為他每天有效完成工作的動力。下班後的時間,留給女兒;女兒睡覺後的時間,則留給妻子。每天工作11小時後,再用4小時維繫家人感情,工作與生活平衡,讓陳俊宏覺得幸福又滿足。

生命中,你重視的價值是什麼?工作成就,還是家庭幸福?好好利用最有生產力的20%時間,投資在你所重視的那80%價值,你會發現,看似短暫的20%時間,其實是用之不竭的。別讓低價值的事物分散了注意力!

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