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【授權與育才】決定20%的策略,授權80%的細節

2019-12-14 16:24:42
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採訪‧撰文 / 陳芳毓<span style="color: #0000ff;">   </span> 攝影 / 賀大新 「2004年,我第一次當業務主管。那半年根本是生不如死!我當然知道

採訪‧撰文 / 陳芳毓    攝影 / 賀大新

「2004年,我第一次當業務主管。那半年根本是生不如死!我當然知道要授權,但不知道該怎麼做……」這句話,說出了許多人的心聲。但難以想像的是,當年的菜鳥主管,現在已經是台灣惠普(HP)企業系統服務事業群,最年輕的部門主管。

38歲的陳之逵是惠普軟體事業處資深協理,曾在IBM軟體業務部門工作了12年。只是,當超級業務員變成初階業務主管,角色易位,一連串問題也跟著來。

擠牙膏理論,找出有影響力的關鍵成員

當年,陳之逵的上司有個習慣:周六晚餐後開始發e-mail提出要求,周一就要收到進度報告。陳之逵只好花一整個周日,逐一打電話詢問下屬。然而,部門裡明明有10個主管,老闆卻只盯陳之逵和另一個主管,因為他們分別負責五分之三與五分之二的業績,其他人都只是支援性質。

「向來都是老闆跟我要業績,現在怎麼變成我去求屬下幫忙?」陳之逵向同期的新手主管吐苦水,得到了一個解答:擠牙膏理論。

「怎麼擠牙膏最省力?」陳之逵自問自答,「當然是從前面啊!」他解釋,主管要做長期計畫,但也要交短期成果。想迅速又省力地得到結果,主管可以挑一、兩個觀念契合的同事一起做一件事,剩下的人看到就會想:「原本只有主管這樣做,現在有3個人都這樣做耶!」很快地,就會有愈來愈多人加入。

陳之逵會先花3、4個月觀察,找出那一、兩個關鍵員工。他們通常資深、績效好,也樂意分享工作技巧,幫忙其他同事,甚至能擔任安撫同事情緒的導師,陳之逵稱他們為「小leader」。

惠普的軟體事業處有14人,包含業務、行銷和研發。業務、研發團隊都有自己的小leader,業務部門的小leader則由陳之逵自己兼任。他只要把80%的時間,都放在這2個leader身上,就能掌握整個團隊。

陳之逵認為,把細節交給小leader負責,主管不但多了做計畫的時間,還可以培養接班人,一舉兩得。「我又不是小學老師,不需要每天盯學生功課寫完了沒?寫得好不好?細節讓leader來看就好!」他笑著說。

別讓猴子跳回自己背上

授權的基礎,在於充分的信任。陳之逵每兩天至少要跟同仁講一次電話,確認工作進度。他認為,溝通管道建立好,信任就會隨之而來;有了信任,主管可以放心授權,員工也能大膽決策。但是,執行細節可以放手,策略規畫則一定由主管親自做。

比如說,在執行細節方面,陳之逵絕不會過問業務員如何報價。他會先與業務員溝通底限,之後就完全支持。如果客戶對業務員說:「我不想跟你談,找你老闆來!」陳之逵則會告訴客戶:「直接找我,拿到的價錢一定是最貴的!」

他引用暢銷書《別讓猴子跳回你背上》,來解釋自己的作法,「不這麼做,以後客戶不會找業務談事情,全部都來找你!」當主管授權不夠,把80%的決策攬在身上,只會把自己累死,使員工挫折,讓組織停滯不前!

在策略規畫上,每季的開始,陳之逵會與每位同仁面談,找出3件本季最重要的計畫,並確定執行方向。「這3件事,應該涵蓋你80%責任範圍,」他舉例,如果業務同仁的計畫是「打進金融業」,做法是「每天call客戶」;陳之逵可能就會提醒,「跟協力廠商合作,鎖定關鍵20%的顧客」,可能才是正確的方法。

陳之逵認為,主管要扮演很多角色。教練(coach)的角色,是要與員工溝通作戰策略,但不用親自跳下去打仗;導師(mentor)的角色,則是適時解決員工的心理困擾;「經理人」(manager)的角色,就是利用在公司內部的人脈和資源優勢,支援第一線員工。「業務員在外面跑,公司裡的人認識不多,」陳之逵舉例,「但是當他需要某主管幫忙牽關係、贏案子時,主管就要幫他引薦。」

培養部屬應該做的3件事

有13年軟體業務經驗的陳之逵認為,「找出目標客戶」「藉由協力廠商引薦」「利用行銷推廣」是業務人員應該花80%力氣做的3件事,也是新手業務員想拿到第一張訂單,依序該做的3個關鍵點。

「就像做菜一樣,什麼時候該加什麼調味料,順序是一定的,」陳之逵總是告訴新手,第一季,80%的力氣要用在跟客戶和合作夥伴打好關係;第二季,是從重要客戶中,找出半年內最可能埋單的那兩位,並且針對他們的需求對症下藥。通常6個月後,業務員就會「開張」,拿到第一張訂單。第3季,就不用再一個人辛苦地跑客戶,可以花80%的力量與行銷部門合作,一次網羅更多潛在客戶。

陳之逵很喜歡與人分享一個案例:在IBM時,他曾雇用一位土木系畢業的女生,負責銷售服務軟體。對方十分順服地照著這套流程跑業務,鎖定一位難纏的客戶。結果,她在第7個月就做成了一筆3000萬的大案子,不到兩年就被破格擢升主管。「專注這3件事,其他都是次要!」陳之逵對自己培養超級業務員的三階段80/20法則,信心十足。

看來,從業務員到當業務主管,從鎖定客戶到授權管理,80/20法則都能隨著職涯成長提醒你:此時此刻,做什麼,最容易更上一層樓!

培養業務新人的80/20工作法

**第一季:80%的資源,用在與最重要顧客建立關係
**1.認識所有協力廠商的最高主管。
2.認識前五大重要客戶的採購最高主管,並且可以不需透過祕書,直接與對方電話連絡。

第二季:80%的資源,用在滿足最重要顧客的需求
1.從5個重要客戶中,找出在未來半年內,有採購意願及採購預算的兩位客戶。
2.全力滿足對方的需求,以求在第二季結束前拿到第一張訂單。

第三季:80%的資源,用在跨部門合作
1.透過與行銷部門合作,利用媒體或活動等宣傳工具,從單點進攻轉為全面突破,複製成功經驗,接觸更多潛在客戶。
2.善用跨國企業資源,引進國外成功案例,說服國內客戶。

陳之逵 Profile
出生:1959年
學歷:東海大學資訊科學系
現職:惠普科技企業軟體事業處協理
加入惠普前,陳之逵曾任台灣IBM軟體事業處業務經理,負責軟體銷售相關業務長達12年,在政府、電信、金融及中小企業客戶等軟體產業有豐富的銷售經驗。
陳之逵的80/20授權術:
「花20%的時間,制定80%的關鍵決策;找出20%有影響力的員工,協助管理80%的團隊成員;主管只決定20%的策略方向,80%的執行細節授權給員工。」
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