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問對問題,掌握工作進度

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主管總有開不完的會,許多企畫案、活動、工作的進度都要和部屬確定,通常這類進度會議都是經由「星期五下午3點以前向我報告」來設定。其實在計畫與設定目標時,主管可以先問一些問題,這些問題將會導引出更好、更有效的行動。

1.設定目標時該問的5個問題
● 我們需要完成什麼事?
● 你認為怎麼做最實際?
● 你計畫如何達成這個目標?
● 你會找什麼資料?
● 你需要什協助?

2.追蹤進度時該問的3個問題
在追蹤計畫進行的過程時,你可以透過一連串不帶威脅感的問題,來引導你的部屬,使他們的工作更順利進行,這些問題如下:
● 星期五下午要交的報告,你做得還順利嗎?
● 你有足夠的資料嗎?
● 如果我們先就這個報告的某些論點做討論,會不會有所幫助?
上述這些問題,會促使部屬對你要求的目標先做省思,也會讓他們積極參與那些必須完成的部分。如果真的在溝通上產生問題或誤解,透過這些不帶威脅感的問題,也可以在行動完成前趁早發現危機。

3.面對不願發表意見的部屬
對於抗拒提問的人,應該在何時、何地提問就非常重要。面對不願意在大庭廣眾下發表意見的人,剛開始時,你可能需要在私下獨處時提問,這樣會讓事情順利些。過一陣子之後,不論在什麼場合,他們可能就會對你的提問更信任,對回答更有信心、更能坦然接受。(取材自《你會問問題嗎?》,臉譜出版。整理‧撰文/劉揚銘,取材自《經理人》Tips@Work特刊

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