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一頁讀書報告:用15分鐘篩選法,學會抓重點!

2019-10-17 09:22:30
Managertoday
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「我不管你們看了多少資料,我只要一頁報告,讓我能清清楚楚、一看就懂!」這是前英國首相邱吉爾(Winston Churchill)在一次國務會議後,當著全英國最優秀的一群人所發出的怒吼。

「我不管你們看了多少資料,我只要一頁報告,讓我能清清楚楚、一看就懂!」這是前英國首相邱吉爾(Winston Churchill)在一次國務會議後,當著全英國最優秀的一群人所發出的怒吼。

不只是政府菁英,對任何人來說,要將龐雜的資訊,透過平實的語言彙整成簡單的概念,都不是一件簡單的事。

以閱讀為例,在看完動輒兩、三百頁的書之後,想在1分鐘內口述全書的核心概念或閱讀心得都嫌困難,遑論是只用1張紙,就完成言之有物的讀書報告。

但是,對日本知名管理顧問、「一頁思考法」的提倡者高橋政史來說,這些挑戰都是輕而易舉就能達成,訣竅無他,就是一張簡單的表格,和15分鐘的時間。

高橋政史推薦使用的讀書表格,由「右半頁」的三角形,與「左半頁」的16個空格組成。他強調,在開始閱讀書籍,並使用表格之前,必須先確定自己的讀書目的,也就是你對這本書(或作者)的提問,而且所有問題都必須明確、具體,才能讓自己懷抱著問題意識閱讀,更有效率地尋找答案。

試以閱讀管理大師彼得.杜拉克的《杜拉克談高效能的5個習慣》舉例說明:

Step1. 在三角形中間的空白處,填入你的提問:
「『明天起不再加班!』的3個原則和1個行動建議是?」

Step2. 針對提問,在15分鐘內從書中找出與問題有關的16個關鍵字,填入左邊空格:

關鍵字可以是專有名詞、數字、名言,或是一個觸動人心的觀念,但必須與你的提問有所關聯。例如「被邱吉爾譽為『核心之神』的亨利.霍普金斯(Harry Hopkins,前美國總統羅斯福的親信)」「例行化→讓普通人也能完成天才所做的工作」「了解你的時間!」等。高橋強調,一定要在15分鐘內篩選出16個關鍵字,才能迅速抓住重點,而非照單全收。

Step3. 將16個關鍵字分組、篩選,找出3個最重要的觀念,寫入三角形的3個圓圈中:
將杜拉克在書中提出的3個核心觀念,透過自己的話重述後,分別為:

  • 記錄重於記憶:記錄每天完成的工作與花費的時間,客觀地檢討時間管理能力,找出自己擅長的事情。

  • 勇氣重於分析:依據輕重緩急排定工作的優先順序,要有果斷割捨雜事的勇氣。

  • 無聊重於創造:若想提高工作效率,勢必要建立標準程序,讓工作變成例行事務,即使這可能讓工作變得枯燥無聊也無妨。

Step4. 融會貫通3個觀念後,歸納出1個行動方案,回應最初的提問:
將每日完成的工作紀錄下來,每月定期回顧,找出自己擅長的事。

 

(整理‧撰文 / 郭子苓,編輯 / 齊立文,本文取材自《經理人月刊》2012年2月號)

 

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