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用「工作優先順序矩陣」,快刀斬亂麻

2019-12-16 13:33:29
Managertoday
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每一天,公司裡都有許多性質不同的工作等著你處理,從日常業務、緊急任務,乃至於大型企畫案的一環等等。這時候,訂定各項任務的優先順序,將對工作效率產生重大影響,因為優先順序的安排方式若不適當,做事就會事倍

每一天,公司裡都有許多性質不同的工作等著你處理,從日常業務、緊急任務,乃至於大型企畫案的一環等等。這時候,訂定各項任務的優先順序,將對工作效率產生重大影響,因為優先順序的安排方式若不適當,做事就會事倍功半。

在判斷工作的優先順序時,「重要性」和「緊急性」是兩個重要基礎,另外也可將「難易度」「複雜度」「作業量」納入考量。

工作排序5項判斷基準
˙重要性:
一般說來,數量愈大的愈重要,如金額、人數、部門的大小多寡。

˙緊急性:截止日愈近的愈優先,如交貨期、截止日、工期等時間的遠近。

˙難易度:依自己擅長與否而異。一般說來,需要想像力、企畫力、創意的事情比較困難,行政事務性的工作比較容易。愈困難的工作,通常重要性較高。

˙複雜度:牽涉的因素多、多樣化的複雜事務,相對需要花較多的功夫與時間。

˙作業量:作業量的多寡,會影響必須花費的時間長短。

(取材自《超完美工作規劃術》,博誌文化。整理‧撰文 / 黃又怡,取材自《經理人》2008.2)