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《Speed Hacks——工作速度快3倍的技術》--方法對,你也能工作3倍速

2019-12-13 04:53:24
Managertoday
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2007年,教導人們如何有效工作,讓工作速度倍增的指南書,在日本書市大行其道,本書就是其中代表。作者提出了「Speed Hack」(工作加速器;Speed Hack原指電玩中的加快動作或射擊速度的技巧

2007年,教導人們如何有效工作,讓工作速度倍增的指南書,在日本書市大行其道,本書就是其中代表。作者提出了「Speed Hack」(工作加速器;Speed Hack原指電玩中的加快動作或射擊速度的技巧)這項效率工作法,協助工作者建立工作程序,迅速地完成每件工作。

書中提出的「Speed Hack」分為9個步驟,從打造工作情緒開始,透過分解工作內容、訂定處理原則等技巧,直到完成工作為止,形成一個「Speed Hacks Circle」(工作加速器循環),更準確有效地工作:

第一步:培養開始行動的心情
凡是起頭難,要改善工作效率,就得先讓自己有「開始工作」的慾望。例如,長時間才能做完的工作,就先以「做個5分鐘」的心情著手開始,當心裡抱持著「只有5分鐘而已」,起頭就會不那麼讓人抗拒。

**第二步:擬定工作計畫書和排程表
**做事有計畫,就能減少無謂的浪費。透過工作計畫書與排程表,安排工作順序,明訂哪個時段做哪些事,並且正確地計算時間、確實地進行作業紀錄,就能督促自己確切完成工作,減少工時。

第三步:激發與工作加速有關的幹勁
面對困難的事務,光想到過程複雜又耗時,就讓人變得懶洋洋。要提高幹勁,可參照下列幾種方法:
1.把全部事情寫下來,並且分成最不想做的事;馬上要處理的事;可慢慢處理的事;以後再處理的事;遲早會想做的事,接著再從重要又好做的事情開始行動。
2.別想一口氣完成偉大的計畫。遠大的目標固然很棒,但是「可實現的目標」,才有真正執行的可能。
3.打從心底就不想做的工作,絕對不要列在計畫表上!

第四步:「時間切片」工作法(Slice)
能有效地活用時間,就能加快工作速度。「時間切片」就是將一天的工時分成數個小時段,規定自己在每個時段,各要完成工作的某個部分,如此就能有計畫地利用時間,減少時間的浪費。

第五步:打造「工作快手」模式
就像養成了午睡習慣,每當中午一到,就會想睡覺一樣,在營造合適的工作環境時,應自我暗示:「在這個環境、這個時段,我就得全心全意專心工作。」久而久之,習慣成自然,每當時間一到或環境就緒時,就能從普通上班族,瞬間切換至工作快手模式。

第六步:訂定標準作業流程
做事會沒效率,很多時候是因為我們沒有一套標準流程。因此,如果能為每種工作訂定出標準程序,就能加快工作腳步。像是書籍歸類法、文件收納法、e-mail整理法、電子檔案歸檔法、日常事務的表格化與表單化等等,都有助於為工作建立系統,如此,做事時就能有條不紊,不會浪費時間在反覆修正上。

第七步:活用「習慣的力量」
對於熟練的駕駛而言,「操作方向盤」往往是無須思考的直接反應,工作上也一樣,如果能熟記工作的基本動作,讓它變成像機器人般的反射動作,往往可達到驚人的速度。

第八步:配合身體節奏,適當休息
爬山時若有適時休息,往往能走得更遠;同樣的道理,工作時若留意身體發出的信號,適時歇息,就可讓工作效率更佳。休息不一定得離開座位去吃喝玩樂,轉換工作內容也可以是休息。例如,在專心地草擬計畫書1小時後,可花上10~15分鐘進行不用動腦的e-mail收發動作,以轉換情緒、放空壓力。

記得,休息時間的長短,也很重要。如果推定自己工作1小時、休息10分鐘,則10分鐘一到,一定得馬上回到座位上開始工作。切勿放縱自己休息太久,破壞了好不容易培養出來的工作情緒。

第九步:以到達目標為止
累積許多「小的目標」,就能漸次完成整個大型任務。因此,快速工作的祕技學得再多,還要搭配「毅力」,才能發揮效用。想要鍛鍊工作毅力,可先將工作切割成許多小單位,再拿張紙畫滿小格子,每完成一單位的工作,就在一個格子上著色,眼看著格子一個個被塗滿顏色,毅力就會被激發,提起繼續工作的幹勁。

反覆運用「Speed Hacks Circle」,落實這9個步驟,你就能快速完成原本感覺困難繁雜的工作。(整理‧撰文 / 謝明彧)

**核心概念
Speed Hacks Circle
**由9個步驟構成的工作加速流程循環,透過開啟工作興致、規畫工作內容與時程、養成快速工作習慣與環境、適時休息,並強化自己的毅力,讓工作速度加倍。

閱讀捷徑
先讀〈序言〉中的Speed Hacks Circle循環圖解,了解9個步驟的核心概念,再閱讀每章末作者對每一步驟的見解對談,了解細部做法。