Managertoday 經理人

90秒抓住注意力

2019-12-08 06:21:41
Managertoday
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呆伯特(Dilbert)的創作者史考特‧亞當斯(Scott Adams)有一則漫畫內容是這樣的:呆伯特的主管對他說,「執行長只有5分鐘的時間。這樣夠你進行PowerPoint簡報嗎?」呆伯特回答說:「

呆伯特(Dilbert)的創作者史考特‧亞當斯(Scott Adams)有一則漫畫內容是這樣的:呆伯特的主管對他說,「執行長只有5分鐘的時間。這樣夠你進行PowerPoint簡報嗎?」呆伯特回答說:「不夠。這樣我無法說明清楚整個情況,可能會做出對公司極為不利的決定。」 聽完呆伯特的話,主管說:「你只剩4分半鐘,我們要談些什麼?」

這就是簡報者所處的困境,聽眾時間很趕,可能還沒聽到重點就走人了。然而,與其責怪聽眾,不如設想如何才能在最短的時間內,做出一場精彩的表演,讓聽眾凝神聚焦、記憶深刻。

抓住開場的關鍵90秒

《簡報聖經》作者傑瑞‧魏斯曼(Jerry Weissman)就指出,「一定要記得簡報開場的重要性。若在前90秒失去聽眾,很可能一路輸到底,絕對沒有第二次機會修補第一印象。」魏斯曼建議,簡報者在開場時,宜採用向觀眾提出問題、提出鮮為人知或驚人的統計資料、述說讓人產生興趣的小故事等經典開場白,引起聽眾興趣。

此外,簡報者最好還能在一開始就帶領聽眾進入簡報的「終點」,說明核心的論點或最終的結論為何,並且預示整份簡報的架構和時程。

藉由這麼做,可讓聽眾知道,由於你很清楚他們的時間寶貴,所以你只講重點,而且懂得調配時間。若簡報者講了半天,在場人士卻發出「重點呢?」「結論是……」的疑慮,就注定是一場失敗的簡報。

AIG友邦國際信用卡總經理卓文芬在《要秀才會贏》一書中指出,簡報的「結論」應放在前面,然後再就其重要性漸次補充。這麼做的好處是,若聽取簡報的老闆或客戶很忙,則原訂半小時的簡報,就不會因為對方臨時只剩3分鐘,而亂了章法。由於老闆或客戶已經知道結論,便可以做出決定。

**##一張圖表傳達一個訊息
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差勁的簡報足以扼殺一宗交易,而威力強大的簡報,則能為交易帶來巨大的正面效果。知名顧問公司麥肯錫(McKinsey)就非常重視簡報的架構,除了要條理分明、邏輯嚴謹之外,更力倡簡單明瞭。  然而,即使是設計得再完美、邏輯再嚴謹的建議,仍需詳細的資料做後盾。因此,如何善用視覺輔助工具,也是簡報優劣的關鍵。

《麥肯錫的專業思維》一書指出,圖表愈複雜,傳遞訊息愈沒效率。圖表的意義是要讓客戶一目了然,因此每一張圖都應該只傳達一個訊息。如果需要用到同一張圖表來陳述數個論點,最好能依據不同的論點,重新繪製圖表,並在圖表中,將欲強調的重點個別標示出來。圖表愈簡單愈好,千萬別讓影像阻礙了真正想表達的核心意念。

簡報的過程,其實就是在講述一個動聽的故事,目的是說服聽眾接納你的建議或觀點。即使口語表達不是很好,但是只要簡報的架構夠嚴謹、簡潔、清楚,讓聽眾知道他們必須知道的重點,就已經是一個完整的故事,就是一場有效的簡報。

範例: 美商甲骨文(Oracle)是一家以提供企業應用軟體及技術支援為主的軟體公司,一套系統可能就是幾百、幾千萬元,因此,第一線業務人員的提案技巧就直接影響到交易的成敗。

甲骨文「Battle Plan」提案訓練

所謂「台上十分鐘,台下十年功」,做任何事都仰賴準備的功夫,而準備的功夫中也包括了「應變計畫」。甲骨文台灣分公司總經理吳昇奇就要求同仁,做簡報或提案,最好能有一個完整版跟摘要版,一旦情況有所改變時,才能夠清楚地傳達你的訊息。

至於提案技巧的訓練,甲骨文內部有一套「Battle Plan」(作戰計畫),除了提供許多銷售、提案技巧的訓練課程之外,業務人員在每次拜訪客戶前,必須召開動腦會議,大家一起來看看提案內容是否有所不足。

吳昇奇就常會利用這個機會,在業務人員做完提案後,要求「只給你一分鐘,你再把前面講的東西做個摘要」,或是「你剛才講的那20個slide很不錯,你能不能很快地在一分鐘之內把整個摘要從頭至尾、很簡潔地講一次。」目的就是希望透過不斷地演練、實戰的過程,讓同仁的技巧愈磨練愈老練。

甲骨文對業務人員還有一項基本要求:在拜訪客戶之前,一定要對這個客戶有所了解,甚至從找人時就有這個要求。吳昇奇表示,在面試新人時,通常會先給面試者題目(可能和甲骨文有關,但也可能是任何主題),然後要求他做提案。從提案中就可以了解到他做了多少功課、有沒有用心、以及用心的程度。

對業務人員也是一樣,包括這家客戶的董事長是誰?總經理是誰?對方的10大客戶、供貨商是誰?甚至於對客戶的客戶也要有所了解,客戶不會平白買你的系統,因為客戶是希望服務他的客戶,所以才要提升自己變得更好。當你對客戶的了解得愈多,愈能贏得客戶的信任,客戶也會愈相信你所提供的解決方案。