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雲端運算與個資法,企業資訊投資大未來

2012-03-06 MT 《經理人月刊》編輯部
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IT建置,猶如水管之於水龍頭,得視水量調整管線大小,水流才能暢通無阻。企業資訊投資,便要評估企業規模大小,及內部資訊處理量,做資訊安全、顧客關係管理等系統建置,然而,面對2012年,IT投資需要注意哪些方向,才能在經濟成長日趨保守的明日,仍舊維持競爭力?

其一為雲端運算服務。依照研究機構拓墣預估,2012年全球雲端運算服務市場將繼續成長,整體產值可推升至259億美元,個人雲產值亦不斷攀升,可達40億美元,可見雲端服務熱潮,難以抵擋。

另一個值得注意的議題,為《個人資料保護法》,該法案預計最快將於2012年開始實施,對於企業影響甚鉅,日後,企業必須主動積極保謢員工與顧客個人資料,但是,舉凡會員募集、管理、行銷流程,都可能存在洩漏個資的風險。

雲端服務與個資法,兩大IT投資主軸

可見,雲端與個資兩大主軸,將是企業明年評估資訊支出的重要議題。雲端運算與資訊安全特性各有不同,但在身份辨識、存取授權管理以及邊界防禦等方面的要求相仿。雲端化過程中,正好可重新檢視企業資訊建置架構是否符合個資法施行後的規範。

依照雲端運算應用,可劃分為私有雲端、公用雲端以及混合雲端三大範疇,而新版個資法加重企業的安全責任,企業IT佈建也須檢視雲端化後的安全問題。整體來說,隨著雲端運算技術的興起,各類 IT資源能夠以量化共享虛擬資源池的方式,讓使用者或管理者能在任何地方彈性使用、分配、管理。

台達電子雲端技術中心資深處長翟本喬在「雲端運算應用服務論壇」中表示,「雲端運算有一個很重要的概念是透過軟體做備援,而不用硬體來做備援。因為軟體沒有成本,不執行也不會花錢,不像硬體開著不用也要消耗電力,從軟體下手才是有助於節能減碳的做法。」

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政府單位也重視雲端運算服務**

雲端運算服務,不單為企業所注目,政府單位也逐漸重視。行政院經濟建設委員會就指出,行政院即將推動機關整併,在資訊預算日益減少的環境下,雲端運算的共享服務,可降低維運成本,是未來推動組織改造的可行方案之一。

個別來看,金融與醫療產業,應是影響較大的兩大產業,其服務不但早已跨足雲端,客戶資料更是極為機密。舉例來看,銀行進行線上貸款服務時,可透過桌面雲技術,簡化分行資訊系統,透過精簡型電腦直接與遠端資料中心互連,進行資料存取,把大量資料連回總部資訊中心,使第一線人員可以查詢客戶貸放最新資料,又可讓總行把權限集中管理,以確保客戶資料不致遭到非法存取,維護資料安全。

至於,醫療產業方面,由於個資法和電子病歷的雙動驅力,讓資安投資形成重點。尤其,該產業有舉證需求,預估儲存設備、網頁應用程式防火牆,以及資料庫防火牆等投資,都有需求評估的必要。

電子商務網站更要強化資安防護

除此之外,對於電子商務網站而言,資訊安全問題更是不容小覷。以B2B業者來說,企業可根據特定需求,選擇使用公用雲端或私有雲端共用資源,如果選定公用雲端運算,將在網際網路上公開服務給客戶使用,一旦開放外部存取,可能出現資料竊取問題,而私有雲運算,多半私有雲端則多半限制在公司的防火牆內使用,安全問題相對較少,無論如何,都不能忽視跨系統間的虛擬化、單一資料庫存取等問題,以確保服務品質。

至於B2C類型的購物網站,除了既有資安防護外,另一項做法,是避免留下個人過多資料,尤其是不留卡號,也是為因應個資法實施。

展望明年,對於多數企業來說,正好可藉著這一波雲端技術概念,重新檢視內部資訊安全政策,與未來成長發展所必須的IT基礎建設,為邁入雲端時代做好準備。

個資法小辭典:
《個人資料保護法》於2010年4月27日由立法院三讀通過,5月 26日公佈,2011年公告施行細則草案,預計最快將於2012年開始實施,明訂所有公務及非公務機關蒐集、處理及利用個人資料時,須盡告知義務,並取得當事人書面同意。影響所及,不僅是員工個人資料,更關鍵的是客戶資料,但舉凡會員募集、管理、行銷流程,都可能存在洩漏個資的風險,而一旦觸法,最高可求償新台幣2億元,對企業商譽的影響更不在話下。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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