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營運資訊公開,讓部屬了解為何而戰!員工會更挺你!

2019-10-17 18:04:25
Managertoday
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想像你是一間餐廳的老闆,任務是降低員工打破的碗盤數,你會採用哪種方法? 2. 在員工休息室發布一張公告,寫著「打破碗盤者,扣月薪十分之一!」 4. 告知你的員工,餐廳內每項設備、碗盤、食材的成本金

想像你是一間餐廳的老闆,任務是降低員工打破的碗盤數,你會採用哪種方法?

  1. 在員工休息室發布一張公告,寫著「打破碗盤者,扣月薪十分之一!」
  2. 告知你的員工,餐廳內每項設備、碗盤、食材的成本金額,以及餐廳的毛利是多少?例如,公司每賺進1塊錢,利潤只有1毛,但是1個盤子的成本就要10塊。

如果你採行第一種方法,員工在處理碗盤時,自然會格外小心,但下一次他弄壞的可能是咖啡機。若你採取第二種方法,你的員工將會謹慎對待店內的所有資產。

肯‧布蘭查(Ken Blanchard)在《一分鐘潛能管理》書中提到:「資訊就是貨幣,用來換取員工的責任和信任。」告知員工各種有關公司營運資訊的行為,就是「分享資訊」,這是管理階層極重要的義務,它的作用不僅是避免員工發生失誤,同時也能有效提振員工生產力、建立責任感。

在企業裡,主管接收到的訊息往往比一般員工多,以利於下決策、規畫營運方向時參考。然而,主管卻不見得會將這些訊息轉告給部屬。甚至,有些企業將經營方向、營運數字、上下游廠商、同業動向等情報都視為機密,不准員工過問,導致部屬只能奉命令行事,卻不知為何而戰。

《老闆!我死都不願意告訴你這些事》一書作者布魯斯‧卡契爾(Bruce L. Katcher)和亞當‧辛德(Adam Synder)曾調查逾五萬名工作者討厭主管的原因,其中竟有47%反應:他們的主管在交付任務時,根本沒有給出足以處理這項工作的訊息。

無論階層高低,一旦員工對資訊掌握不足,將對組織產生一連串的負面影響,即使在工作上有疏失,員工也會因為不了解其嚴重性而感到無所謂,間接壓低生產品質。甚至,員工遇到主管沒交代過的突發狀況,也會因為沒有充分的資訊,而做出錯誤的判斷。更糟的是,當員工在工作時,發現主管沒有給予充足的資訊時,會感到沮喪、並痛恨他們的主管。

反之,當員工接收到充分的營運資訊時,一方面會感受到組織對自己的重視,他也會信任將資訊分享給他的人(主管),並對這份工作產生責任感。當然,掌握充足的資訊,也能使員工用正確的方式解決工作上的每個問題。

因此,經理人最好對於組織內部資訊採取開放的態度,在不違背道德、隱私、法律等規範條件下,盡可能粉碎組織內任何可能阻礙訊息流通的藩籬,讓員工了解他們所做的每一項工作對組織的重要意義。

祕技1 與員工有關的訊息,一律告知

讓你的團隊成員了解以下重要的資訊,才能集思廣益,對組織產生真正的力量:

  1. 顧客滿意度(包含正面與負面評價)。
  2. 利潤、預算、產品報廢率、市場占有率、公司生產力、產品的優缺點等,任何營運面的資訊,以及公司的財務狀況。
  3. 公司目前面臨的疑難雜症與解決方案。
  4. 競爭對手目前的狀況,公司必須採行的對策。
  5. 任何與員工職責有關、會影響到他們個人前途或財務狀況的訊息。

祕技2 消除繁瑣的行政程序,提升工作效率

分享訊息的用意之一是,幫助基層員工能做對決定。然而,繁瑣的行政程序卻是阻止基層員工做決定的元兇。比如說,資訊部的電腦壞了,必須買台新電腦,公司規定卻得經過一個月的層層審核,即使負責出納的總務知道電腦對生產力的重要性,卻因為程序繁瑣,而無法做出任何決定,只能按照公司既定的原則行事。因此,主管在分享資訊的同時,也必須同時改善行政程序。

《老闆!我死都不願意告訴你這些事》一書提供3個改善行政程序時,值得深思的指標:

  1. 要做這件事,一定要填這張表單?一定要給這位主管簽核嗎?
  2. 如果一定要的話,書面程序是否可以簡化?
  3. 有沒有比較不複雜,但同樣有效的替代方案?

祕技3 誠實告知壞消息,與員工共同面對

當公司營運狀況不好時,管理階層往往為了穩定軍心,而選擇粉飾太平。然而,《成為好主管,抓緊關鍵90天》一書提到:「員工在乎的是工作的穩定與否,他們只想聽到真話。」當組織情況愈不明朗,員工愈需要更清楚的資訊,如果主管選擇默不吭聲或含糊帶過,員工就會憑自己的感受解讀、甚至以訛傳訛,反而惡化員工的凝聚力。

所以,主管更應該將壞消息據實以告,甚至鼓勵部屬討論。例如「公司目前打算的做法是……有任何新的消息,一定會讓大家知道,不過,我也希望能聽聽大家對這些問題的看法。」

 
(本文出自《經理人月刊》2012年3月號)