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大老闆的行事曆,敎你工作排序

2019-10-19 00:05:58
Managertoday
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許多時間管理書籍,都在教導人們如何在一天中擠出更多可用的時間。但是,就算硬擠出了時間,如果還是不懂得善用,就完全喪失時間管理的意義了。 對於擔任專業祕書長達31年的游美未而言,工作要做得好

許多時間管理書籍,都在教導人們如何在一天中擠出更多可用的時間。但是,就算硬擠出了時間,如果還是不懂得善用,就完全喪失時間管理的意義了。

對於擔任專業祕書長達31年的游美未而言,工作要做得好,除了掌握時間之外,人的準備與認知也非常重要。了解每件工作的性質,做好充分的事前準備,再配合人的個性進行調整,就能讓事情在指定的時間內做完,不會拖泥帶水,否則就算時間再充裕,還是沒辦法如期完成。

一般人的工作內容,大致可區分為「事務處理」「會議出席」「外出出差」這3類,如何有效地安排、提醒與準備,正是游美未最主要的工作之一,以下就是她累積多年經驗而得的幾個實用技巧:

一、事務的安排

1.早上先收e-mail,確定一天行程

每天早上一進辦公室,游美未照例會打開電子郵件和檢視當日行事曆。優先收發e-mail是為了確定當天有無臨時變更的行程,以便緊急重新排程,並通知與會人員。檢核行事曆則是要double check,再順一次當日行程,為工作預做準備。

2.下班前檢查行事曆,確定明天行程

每天下班前,游美未會再檢查信箱,確認是否有行程變更通知,並更新行事曆。只要在下班前多做這個步驟,就不致在隔天早上突然發現會議或行程臨時變更,導致老闆趕不及到場,或是沒時間閱讀資料等窘境。

3.為行程預留緩衝

在安排行程時,尤其是會議或外出行程,游美未必定會預留緩衝時間,不會讓行程太過緊湊。因為外出行程的交通時間很難精準掌握,而會議逾時又司空見慣,若未預留空檔,往往會拖到下一個行程,反倒不是件好事。
以公司內部會議為例,她通常會預留30分鐘,一來是在既定的會議結束時間到後,與會者大概會需要半小時來收尾或做結論;二來若是會議準時開完,老闆就會有時間稍做休息。如果是外部會議,她則會空下1小時,保留更大的彈性空間。

4.周末發簡訊提醒

安排在周末或周一一早的活動,游美未過去都是在周五下班前,先整理好資料,周末再以電話提醒老闆。不過,現在除非是老闆很健忘,才會打電話,否則都改用「預約簡訊」,周五前先上網設定好簡訊發送時間,既方便又省力。

二、會議的安排

高階主管最常有的行程就是參加各式會議,身為專業秘書,游美未對於任何開會的邀約,必定會先做以下一番分析,幫老闆進行過濾:

1.參加的必要性

接到任何會議通知時,游美未照例會詢問對方:「為何需要老闆參加?」因為很多會議其實沒必要出席,若照單全收,只會浪費時間。
像是外部舉辦的研討會,有些根本不必老闆親自出席,只需指派業務相關主管前往即可。至於內部會議,很多時候員工只是出於尊重的「形式上邀約」,未必希望老闆參加,碰到這種情況,就只要請對方事後呈報結論即可。

2.會議的性質

碰到老闆非得出席的會議,游美未會視會議性質,進行時間分配。像是需要決斷的動腦、預算決議、產品討論等會議,就安排在頭腦較清醒的上午。如果是大拜拜性質的會議,由於往往冗長又沒重點,排在下午就比較恰當,而且最好能事先確認老闆是否需全程參與,還是可以遲到早退。
另外有些像是社員大會等例行會議,游美未通常會提早幾個月、甚至在半年前就先排進行事曆,預先空出時段,以免屆時不慎發生會議或行程撞期的狀況。由於企業有許多會議都是例會,召開緊急會議的情況並不常見,所以將會議時間固定化,可讓工作節奏和時間應用更有效益。

3.會議的時間

在游美未的經驗中,會議開得沒完沒了,是最常見的陋習之一。她認為,一場會最恰當的時間是「1小時」,2小時是極限,超過了這個時間,會議常會流於無意義的閒聊。
因此,她通常會在開會前,事先通知與會成員,每人的報告時間只有5~10分鐘,希望大家能簡潔扼要地表達己見。有時候,她甚至陪同會老闆與會,一旦報告人簡報過久,她便會以「老闆等一下還有行程」適時提醒,維持會議進行的節奏。

三、資料的準備

不論是參加會議或簡報,事先了解相關資料是必要的準備,對此,游美未提供了幾個小技巧:

1.前一天先準備好

凡是開會所需的資料,游美未絕不會拖到開會前才準備,以免電腦或機器臨時出狀況;此外,她也會依會議情況,事先交給老闆閱讀,或是提前放在老闆在會議室的座位上。如果是隔天一早就要開會,她就會先印好資料,放在老闆辦公桌上,或是交給司機,供老闆第二天上班時在車上閱讀。

2.身邊再備份

即使事先已經備妥資料給老闆,但老闆有時難免還是會忘了帶,尤其是早上第一場會議最容易發生這種情況。為避免匆忙趕印資料,游美未會在前一天下班時,多印一份資料帶在身邊,以備不時之需。

四、零碎時間的利用

游美未表示,由於老闆必須出席許多重要場合,花在交通上的時間很多,懂得利用這些時段,可以幫老闆找出很多處理雜務的時間。

1.搭車時間

搭車通勤的時間通常不長,所以游美未會讓老闆處理一些可在短時間完成的工作,像是批閱公文這類例行公事。她每天都會把前一日下午的待批公文整理好,方便老闆第二天早上出門時在車上批閱。此外,像是會議重點資料、當日重要新聞等資訊,她也會事先整理好,方便老闆在車上快速瀏覽。

2.飛機時間

老闆出國時,由於搭機時間動輒數小時、甚至一天,所以游美未會準備好當地分公司、對方廠商或會議詳細資料,方便老闆研讀。待老闆回國後,游美未也會帶著緊急重要的待批文件去接機,讓老闆馬上處理。
老是覺得整天很忙事情做不完,往往是因為想到什麼做什麼,導致工作與工作之間彼此重疊、耽擱,才會覺得沒時間把工作完成。若能在每天早上就將一日行程排好,限定做完每件工作的時間,並預留緩衝,再做好事前準備工作,就能讓每天的工作時間不再亂成一團。

 

游美未

資深專業秘書,曾任鴻海集團副總裁祕書、美商安麗公司總經理祕書、聯合利華總經理秘書等等,著有《蛻變中的祕書》一書。現為責實精英企管顧問公司執行秘書,並擔任台北市專業祕書暨行政人員協會講師。