Managertoday 經理人

【提升個人競爭力】用心聽演講,1小時改變一生

2019-12-07 03:10:04
Managertoday
http://4.bp.blogspot.com/-JLvlltcjIGQ/VFGvcs_yUtI/AAAAAAAASHQ/JqaRVBCqsJY/s720/shutterstock_161758760.jpg
<span style="color: #ff6600;">採訪‧撰文 / 陳芳毓  攝影 / 賀大新</span> 每天早上打開電腦,安麗日用品公司(Amway)特別專案經理劉慧媛的

採訪‧撰文 / 陳芳毓  攝影 / 賀大新

每天早上打開電腦,安麗日用品公司(Amway)特別專案經理劉慧媛的電子信箱收件匣,就會湧入數十封雜誌、報紙、社團、網路書店和人力銀行寄來的電子報。

閱讀電子報,是劉慧媛搜集演講資訊的主要方式。她曾擔任十多年人資主管,負責薪資調查和教育訓練等工作,熟悉職場的變化與趨勢。她對自己工作的界定是:不但要嫻熟組織內部事務,還要幫同事吸收外部資訊,把公司變成學習型組織。

劉慧媛對資訊的狂熱,以及旺盛的求知慾,除了是工作所需之外,其實也來自她個人對工作的不確定感。她常會擔心,「萬一這個工作無法做一輩子,該怎麼辦?」於是,她設法做到「無論什麼資訊,都能比別人先知道」的境地。每個月,劉慧媛大約會去聽4次演講,其中至少有兩場跟工作有關。

剛擔任人資主管時,劉慧媛必須直接向總經理報告。這是個機會,也是挑戰,意味著她得在短時間內,把所有工作相關的知識和技能都上手,才能跟上主管的步調。正好,總經理希望劉慧媛當他的「書僮」,負責蒐集外部資訊,再向他口頭報告,給了她這個新手主管,一個快速學習的機會。

每回聽演講時,為了事後能向總經理精確地簡報演講內容,劉慧媛都會專心做筆記,也因此養成了好習慣。等到轉做員工訓練專案之後,她聽演講的範圍又更廣了,不只聽人資,還要聽業務、行銷專家的演講,以找出適合來公司演講的講師。

吸收經驗法1:
了解背景,勤做筆記,用心發問

演講聽多了,耳朵也變尖了。劉慧媛笑說,通常只要15分鐘,她就能決定這場演講該不該繼續聽下去。
為了避免踩到「地雷」,她在聽演講前,一定會先跟同事、同業打聽演講者的背景,或是用搜尋引擎、雅虎知識+,聽聽網友的口碑。如果講者有在學校兼課,就可以上學校BBS站,看看學生的評價。運氣好的話,甚至可以在YouTube上找到講者演講的影片。

決定要去聽演講後,劉慧媛還會先讀過講者的著作,以大致了解講者的背景和想法,這樣在聽演講時,才能夠觸類旁通。

由於人的記憶力有限,劉慧媛曾經試過把演講內容錄音,等到有時間再仔細聽,但後來發現,錄音會讓人有依賴感,回到家後,往往累到沒時間聽。所以,她還是回到最原始的方法:當場專心聽,並且記筆記(只有碰到英語演講時,才會錄音),之後再根據筆記內容,向總經理做口頭報告,或是做成簡報檔與同事分享,加深印象。

「我覺得自己很像『奧客』!」劉慧媛開玩笑說,對於知名講者,她在出席演講時,都是抱著「這輩子可能不會再見到對方」的心態,所以總是會提出許多要求。而勤做筆記的另一個功能,就是可以讓自己在問答時段,拋出讓講者印象深刻的問題。

等到演講結束之後,劉慧媛通常不會立刻離場,而是會擠到講台前,跟講者換名片。而且,就連換名片這個小動作,她都是設想過的。

「你要讓他知道,你跟一般聽眾不一樣,是真的有認真聽講,」劉慧媛說,在換名片時,她會同時告訴講者:「你剛才說的某句話,我很有同感。」先讓講者受到鼓舞,再提出「如果有機會的話,能否邀請您到安麗來演講」的請求,如此不但自己學到了知識,也完成了邀請講師的任務。

吸收經驗法2:
激勵自己,成為進修的觸媒

聽到許多管理上的小故事,是劉慧媛聽過那麼演講的重要收穫之一。由於任職於人資部門,難免總會遇到陷入工作低潮的同事,前來傾吐情緒,這時候,劉慧媛總會視對方的需求與困境,以她在演講場合上,聽說過的各式各樣小故事,來鼓勵同事。她最常提到的,就是台積電董事長張忠謀,申請麻省理工學院博士班失敗的故事,「人生難免有挫折,但危機可能就是轉機!」

劉慧媛印象最深的一場演講,講者是台灣卡內基訓練創辦人黑幼龍。「這是改變我一生的一場演講,」劉慧媛說,當時,她被指定擔任員工月會主持人,得在上百位員工面前演講。更令人緊張的是,她第一次主持月會,就正好遇上安麗亞太區總裁來台參訪,她還要兼任翻譯,場面之盛大,可想而知。

然而,當時的她,卻是個完全不敢在公開場合發言的害羞女生。這場關於演說技巧的演講,讓劉慧媛決定參加卡內基課程。

「卡內基訓練有個重點,就是『想像成功之後的畫面』!」於是,劉慧媛一邊在心裡不斷地想著「老闆一定會拍著肩膀,大聲稱讚」的情景,一邊按耐著緊張的心情,從3個月前就開始拉著同事,躲到會議室去練習流程,終於順利主持完人生第一場大型會議。

劉慧媛的經驗,讓演講多了一種功能:亦即刺激經理人繼續進修的「觸媒」。聽完一場大受感動或激勵的演講,經理人可能會在行動上產生具體的改變,例如像劉慧媛一樣,去參與訓練課程,或是安排別的進修計畫。

從演講得到的訊息,雖然短暫,卻是強烈而立即的;周遭的聽眾,更是有助於激發自己積極競爭的鬥志。1小時的感動,也可能改變一生。

演講可以怎麼聽?
聽演講,記筆記,也需要特殊技巧,來強化記憶和理解。排名全美第11的達特茅斯學院(Dartmouth College)網站上,提供了相關的學習技巧,可供經理人自學時參考。
■提升演講效率4個技巧:
1.不要只聽容易懂的:差勁的聽眾只聽廣播、電視節目等容易聽的內容,迴避簡報等嚴肅的內容,這會減弱我們靠聽覺學習的能力。
2.記住思考速度比講話快:以英語來講,演講者每分鐘講約100字,但人的思考速度是每分鐘400~500字。這個差距會讓聽眾產生「遙遙領先」的錯覺。事實上,講話與思考的速度差,應該用來思考言外之音或判斷內容的正確性。
3.試著預測下一個重點:好聽眾會猜測講者的下一個論點。如果猜對了,講者的言論會加強聽眾的印象;猜錯了,聽眾就會思考為何講者不同意自己的看法。無論如何,與其被動地聽講,這樣做不但能更專心,還可以使理解力與記憶力倍增。
4.做「5秒鐘摘要」:有經驗的聽眾,可以利用講者喝水,或轉身在白板上寫字的5秒鐘,把過去5分鐘他所講的重點,做出摘要。這也會使你的理解力和記憶力倍增。

■快速筆記術:
為什麼要做筆記?做筆記能讓你專心聽講,並測試你對演講內容的理解程度。當你複習時,筆記能提醒你重點,而且,筆記比教科書容易懂。
什麼該記下來?
1.寫在白板上的。
2.講者反覆提到的。
3.用聲音或手勢強調的。
4.重點字,如「有兩種觀點……」「第三個理由是……」
5.演講結束時的結論

做筆記的技巧有:
1.不要想「以後再來好好整理筆記」。那太花時間。一次就要做對!
2.不要倚靠錄音。這樣你無法在休息時間複習。
3.盡量簡短。能用一個字,就不要用一整個句子。
4.用自己慣用的字詞來記。
5.用數字或大綱的形式來記重點。
6.如果錯過了一個重點,先寫下關鍵動詞或名詞,留下一些空白,稍後再向講者提問,把訊息補上。
7.其他人的發問和講者的回應,也應該記下來。
8.如果不能發問,就把問題寫在筆記上。
9.不要把頁面上所有的空間都寫滿,留些空白處,做為日後補充訊息之用。
10.演講完畢,立刻複習筆記,把不完整的資訊補上。
11.寫上日期和頁碼。
12.不要把筆記寫在隨手抓來的紙上。