Managertoday 經理人

掌握重點,抓大放小

2019-12-16 07:05:32
Managertoday
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一位剛升上主管的小朋友向我抱怨:「事情怎麼會這麼多呢?我根本做不完!以往我只要把自己的事做好就好了,但現在我還要照顧其他人,這樣我遲早會累垮了!」他的困難我非常清楚,因為這也曾經是我的痛苦。當我從一個

一位剛升上主管的小朋友向我抱怨:「事情怎麼會這麼多呢?我根本做不完!以往我只要把自己的事做好就好了,但現在我還要照顧其他人,這樣我遲早會累垮了!」他的困難我非常清楚,因為這也曾經是我的痛苦。當我從一個能幹的工作者,變成一個小主管時,我發覺一切都變了,我要應付老闆交待的任務,又要規畫小團隊的事,然後還要協調同事的糾紛,最後自己還有份內的事要做。我簡直要瘋了,主管不是人幹的! 但能怎麼辦呢?
一位老前輩告訴我,我要學習各種能力,但如果要解決事情「多」這件事,只要一種方法就夠了!他說的方法是:「抓大放小,掌握重點」。 表面上你有很多事,但仔細分析,真正關鍵的事,大概不會超過20%;另外有20%,大概是完全無關緊要的事;而另外的60%,很可能是例行工作,如果你一視同仁,想把所有的事都做好,那是不可能的。正確的方法是:全力對付關鍵性的20%,適當控管例行的60%,完全不理會無關緊要的20%。 我照著老前輩的方法做,但立即出現困難。
第一,很多無關緊要的事,並非可以完全不理,還是要應付;
第二,關鍵而重要的事,可能是結構問題,並無法快速解決,並且可能變成長期的工作;
第三,例行的60%,也不容易應付,不時會出現「意外災害」,讓你不知所措。
但因為我沒有別的方法可用,只好繼續堅持「抓大放小」的方法。不過幾個月後,成果慢慢顯現,無關緊要的事我能完全閉眼不見,因為就算出事也沒事;真正大事、要事,就要靠耐心徹底解構,從最基本做起。
至於例行工作,我也開始檢討流程的合理性,嘗試改造工作方法,每一種進步,我都會簡化工作,空出時間。 在應付了生澀的半年之後,我對重點工作的選擇有了更深的體會,某件事做不好,不只是因為工作本身難做,很可能是組織的成熟度不足,可能是團隊的人才組合不對,更可能是用人錯誤,我開始決定調整團隊成員,選好的人、用對的人,當然要趕走不稱職的人。
這樣的進步,追本溯源,如果我陷在工作的泥沼中,每天案牘勞形團團轉,根本不能改變。而我決定選擇性放棄某些事之後,我才有時間空出來,真正做好重要的事,也才有時間思考結構改善。 選擇變成最大的學問,主管的時間永遠不夠、精力永遠不足。但我們不能任由麻煩事橫行,我們要選擇,選擇結構上的重要,選擇成果上的最大。抓這樣的大事,無視麻煩吵鬧會吸引你注意的小事,主管才能找回自主權。

何飛鵬
城邦出版集團總經理、商周出版發行人。
曾任《卓越》雜誌、《保險行銷》雜誌總編輯,曾被金石堂書店選為1997年出版風雲人物。