Managertoday 經理人

《改造會議的技術》恍神、離題、沒結論,OUT!

2019-10-16 15:49:40
Managertoday
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<span style="color: #008000;">**<span style="color: #008000;">發言是事實?還是個人意見?</span>**</span>

發言是事實?還是個人意見?

以下是某場會議的片段:
「總之,我們的會議狀況不是很好。大家只要聽到要開會,大家的動機就會低落……。就整體組織而言,必須讓會議更有生產力才行啊!」

如果繼續就上述發言進行討論,這場會議絕對不會有好結果。為什麼?因為這個發言並非基於「事實」,而是「個人意見」。將個人意見當成議題深入討論之餘,把會議目標帶往歧途,造成會議毫無生產力的下場,甚至無法藉由開會提升溝通力。當我們在開會時發言,或者聽到他人發言時,必須分辨發言內容是「事實」?還是「個人意見」?

上述例子中,發言者說「會議狀況不是很好」,究竟是「事實」或「個人意見」呢?這是發言者的「個人意見」罷了,「大家的動機就會低落」也是「個人意見」。更何況,這裡所說的「大家」又是指誰?

並非基於事實,純粹是發言者的個人意見,根本無法適當解決問題。接收到這些訊息的人,什麼也沒有解釋清楚前提下,接受這樣的個人意見,甚至成為結論,如此一來,讓與會者根本無法得到成就感。缺乏成就感,當然也就無法產生行動。

那麼,究竟應該怎麼做才好?

不妨請會議主席這麼發問:「你覺得開會狀況變得很差,究竟什麼事讓你有這種感覺呢?至於動機低落,其他人覺得如何呢?關於這一點,我覺得最好能再聽聽其他人的意見。」

務必分辨個人意見與事實的不同,如果是事實,把「會議的決議事項並沒有按照計畫進行,無法達成既定目標」一一列舉出來。至於發言者,也請注意要分辨事實與個人意見的不同。

該如何做才能有所分辨呢?關鍵字是「這只是我個人的意見……」。

當你在陳述意見時,這樣的句子非常合宜。「這只是我個人的意見,我認為,整體來說是差勁的會議……」。如果這樣說顯得很矛盾的話,就要考慮這並非「個人意見」而是「事實」。因此,根據什麼事實而發言,請三思之後再發言。

分辨事實或個人意見的不同,能讓開會時的滿意度變高,也能讓會議「議而有決、決而有行」。

三句話就能改造會議:原因是、方法是、具體來說

與會者中,是否有人說的話總是不知所云呢?比方說:
「課長,有件事情想跟您報告,客戶要求○○規格,但這是特殊規格,所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作,技術部說『為什麼需要那種規格?』,所以我將技術部的疑問再次打電話轉達給客戶進行確認,表明我已經確實把客戶需求傳達給公司技術部門,不過,也請客戶看看能不能用我們公司已有的一般品取代特注品,雖然,我向客戶說無論如何公司已經就特殊規格進行討論,不過又出現了交貨日期的問題,如果可以的話,是否能夠請課長向技術部門的王課長拜託一下呢?」

其實,這種問題還不嚴重,不過,就是有人的發言內容,有時是電子郵件的文章,就像上述例子一般完全沒有使用標點符號的句點(。),很難讓人理解重點究竟是什麼。

如果在團隊裡出現有這樣的溝通,團隊合作應該也是有問題的。為什麼?說不清楚也講不明白,匆忙之間也不修飾發言內容,想要從中有新的發想也很難吧?讓發言內容活起來,這才是所謂的團隊合作吧?

該怎麼做,才能將這種很難理解的發言內容,變身為「說清楚、講明白、容易了解」的發言呢?

請務必記住以下的三個接續詞,並在開會發言時加以應用。當然,不僅是開會時做這樣的訓練,日常會話當中也請多多活用。如此一來,溝通變得容易理解,能夠讓團隊成員相互腦力激盪。這三個接續詞分別是:
1.原因是
2.方法是
3.具體來說

1.「原因是」:表現原因和結果的接續詞
比方說,「客戶希望能夠做到△△,於是我做出○○提案」,將以上的發言,試著以具有因果關係的說法:「我對客戶做出○○提案,原因是(=因為)客戶希望能夠做到△△。」

2.「方法是」:表現目的和方法的接續詞
比方說,「為了成為讓客戶更加感動的業務員,透過更多的拜訪蒐集客戶個人資料,進一步成為服務顧客時的依據」。將上述發言內容試著變成連結「目的和方法」的說法:「為了成為讓客戶更加感動的業務員,方法是(=所以)透過拜訪蒐集客戶的個人資料,以能在服務顧客時有所依據,所以想要做這項提案。」

3.「具體來說」:是將發言內容具象化的接續詞
比方說,「為了增加團隊的溝通力,先定期聚餐,或者在固定時間、固定場所召集大家一起打掃,有必要找個時間地點讓大家自然而然交流」,將上述發言試著變成具體的說法:「首先,增加團隊成員之間的溝通量,大家覺得這個意見如何?這麼一來,有必要找個場所方便大家交流。具體來說,定期聚餐或在固定時間與場所大家一起打掃。」

接著,請試著在團隊裡進行「讓人知道你在說什麼」的溝通訓練。成員之間彼此能夠以說清楚、講明白但不傷人的方式暢所欲言,進一步從中激發新的發想。以主管與部屬為例,當部屬向主管做出更容易了解的報告時,主管也能更容易做出適當的判斷,部屬接收到清楚的指示,也就更容易採取適當的行動。經年累月之後,就能引出成員潛力、增加團隊力量。

書名:改造會議的技術:引出團隊潛力的會議溝通術
出版社:經濟新潮社
作者:宇井克己(Katsumi Ui)
現職為知識實踐顧問公司(Knowledge Practice Consulting Co., Ltd.)社長。以「活化會議」「強化業務力」「強化領導力」「經營支援」等方面,提供顧問服務。在會議改革、培養領導者等領域獲得客戶好評。作者網站:知識實踐顧問公司:ui-kpc.com/

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