發言是事實？還是個人意見？

以下是某場會議的片段：
「總之，我們的會議狀況不是很好。大家只要聽到要開會，大家的動機就會低落……。就整體組織而言，必須讓會議更有生產力才行啊！」

如果繼續就上述發言進行討論，這場會議絕對不會有好結果。為什麼？因為這個發言並非基於「事實」，而是「個人意見」。將個人意見當成議題深入討論之餘，把會議目標帶往歧途，造成會議毫無生產力的下場，甚至無法藉由開會提升溝通力。當我們在開會時發言，或者聽到他人發言時，必須分辨發言內容是「事實」？還是「個人意見」？

上述例子中，發言者說「會議狀況不是很好」，究竟是「事實」或「個人意見」呢？這是發言者的「個人意見」罷了，「大家的動機就會低落」也是「個人意見」。更何況，這裡所說的「大家」又是指誰？

並非基於事實，純粹是發言者的個人意見，根本無法適當解決問題。接收到這些訊息的人，什麼也沒有解釋清楚前提下，接受這樣的個人意見，甚至成為結論，如此一來，讓與會者根本無法得到成就感。缺乏成就感，當然也就無法產生行動。

那麼，究竟應該怎麼做才好？

不妨請會議主席這麼發問：「你覺得開會狀況變得很差，究竟什麼事讓你有這種感覺呢？至於動機低落，其他人覺得如何呢？關於這一點，我覺得最好能再聽聽其他人的意見。」

務必分辨個人意見與事實的不同，如果是事實，把「會議的決議事項並沒有按照計畫進行，無法達成既定目標」一一列舉出來。至於發言者，也請注意要分辨事實與個人意見的不同。

該如何做才能有所分辨呢？關鍵字是「這只是我個人的意見……」。

當你在陳述意見時，這樣的句子非常合宜。「這只是我個人的意見，我認為，整體來說是差勁的會議……」。如果這樣說顯得很矛盾的話，就要考慮這並非「個人意見」而是「事實」。因此，根據什麼事實而發言，請三思之後再發言。

分辨事實或個人意見的不同，能讓開會時的滿意度變高，也能讓會議「議而有決、決而有行」。

三句話就能改造會議：原因是、方法是、具體來說

與會者中，是否有人說的話總是不知所云呢？比方說：
「課長，有件事情想跟您報告，客戶要求○○規格，但這是特殊規格，所以我拜託技術部針對客戶的這個特別需求製作，技術部說『為什麼需要那種規格？』，所以我將技術部的疑問再次打電話轉達給客戶進行確認，表明我已經確實把客戶需求傳達給公司技術部門，不過，也請客戶看看能不能用我們公司已有的一般品取代特注品，雖然，我向客戶說無論如何公司已經就特殊規格進行討論，不過又出現了交貨日期的問題，如果可以的話，是否能夠請課長向技術部門的王課長拜託一下呢？」

其實，這種問題還不嚴重，不過，就是有人的發言內容，有時是電子郵件的文章，就像上述例子一般完全沒有使用標點符號的句點（。），很難讓人理解重點究竟是什麼。

如果在團隊裡出現有這樣的溝通，團隊合作應該也是有問題的。為什麼？說不清楚也講不明白，匆忙之間也不修飾發言內容，想要從中有新的發想也很難吧？讓發言內容活起來，這才是所謂的團隊合作吧？

該怎麼做，才能將這種很難理解的發言內容，變身為「說清楚、講明白、容易了解」的發言呢？

請務必記住以下的三個接續詞，並在開會發言時加以應用。當然，不僅是開會時做這樣的訓練，日常會話當中也請多多活用。如此一來，溝通變得容易理解，能夠讓團隊成員相互腦力激盪。這三個接續詞分別是：
1.原因是
2.方法是
3.具體來說

1.「原因是」：表現原因和結果的接續詞
比方說，「客戶希望能夠做到△△，於是我做出○○提案」，將以上的發言，試著以具有因果關係的說法：「我對客戶做出○○提案，原因是（＝因為）客戶希望能夠做到△△。」

2.「方法是」：表現目的和方法的接續詞
比方說，「為了成為讓客戶更加感動的業務員，透過更多的拜訪蒐集客戶個人資料，進一步成為服務顧客時的依據」。將上述發言內容試著變成連結「目的和方法」的說法：「為了成為讓客戶更加感動的業務員，方法是（＝所以）透過拜訪蒐集客戶的個人資料，以能在服務顧客時有所依據，所以想要做這項提案。」

3.「具體來說」：是將發言內容具象化的接續詞
比方說，「為了增加團隊的溝通力，先定期聚餐，或者在固定時間、固定場所召集大家一起打掃，有必要找個時間地點讓大家自然而然交流」，將上述發言試著變成具體的說法：「首先，增加團隊成員之間的溝通量，大家覺得這個意見如何？這麼一來，有必要找個場所方便大家交流。具體來說，定期聚餐或在固定時間與場所大家一起打掃。」

接著，請試著在團隊裡進行「讓人知道你在說什麼」的溝通訓練。成員之間彼此能夠以說清楚、講明白但不傷人的方式暢所欲言，進一步從中激發新的發想。以主管與部屬為例，當部屬向主管做出更容易了解的報告時，主管也能更容易做出適當的判斷，部屬接收到清楚的指示，也就更容易採取適當的行動。經年累月之後，就能引出成員潛力、增加團隊力量。

書名：改造會議的技術：引出團隊潛力的會議溝通術
出版社：經濟新潮社
作者：宇井克己（Katsumi Ui）
現職為知識實踐顧問公司（Knowledge Practice Consulting Co., Ltd.）社長。以「活化會議」「強化業務力」「強化領導力」「經營支援」等方面，提供顧問服務。在會議改革、培養領導者等領域獲得客戶好評。作者網站：知識實踐顧問公司：ui-kpc.com/

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