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【專注的技術】集中時間、心力與資源,永遠先做最重要的事

2019-12-11 16:12:20
Managertoday
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<span style="color: #008000;">泰瑞早上9點進到辦公室,桌上便擺著如山高的待審公文,還有一份至關重要的年度計畫案。他瞥了一眼,正愁著要怎麼處理時,祕書便急匆匆地走進辦公室,

泰瑞早上9點進到辦公室,桌上便擺著如山高的待審公文,還有一份至關重要的年度計畫案。他瞥了一眼,正愁著要怎麼處理時,祕書便急匆匆地走進辦公室,請他即刻去開臨時會議。這場會一開就到中午,還沒走出會議室,又被通知有重要客戶來訪,中午便與客戶餐敘應酬,討論公事。

下午2點,好不容易送走客戶,部屬們又像是接力賽一般地輪番上陣,討論各部門的提案事宜。他一邊回覆,一邊瀏覽e-mail;正當分心思考哪封信急著回覆、哪些信又可以刪掉時,部屬突然問:「總經理,不好意思,您覺得新產品的研發怎麼樣?」「呃……,我覺得還不錯,就去做做看吧。」泰瑞這時才把眼神從螢幕上轉向部屬,心虛地回答,但心裡想著的卻是,「糟糕,我剛剛根本沒注意聽他報告啊。」

轉眼間,時針指向6點。揹起公事包準備下班的部屬,敲門提醒,「總經理,那份年度計畫就麻煩您簽完,請祕書送到董事長辦公室囉。」泰瑞赫然發現,早上9點他看見的那疊公文,還原封不動地躺在桌上!

管理學者亨利.明茲柏格(Henry Mintzberg)的著作《經理人的一天》,他想藉此傳遞一個「真相」:人們普遍認為管理者都是深思熟慮、有條不紊的規畫者,但事實上,「研究一再證實,管理工作步調緊湊;管理者的活動通常簡短、多樣化、零碎、斷斷續續;而且他們都是行動派。」

面對這份充滿了零碎任務、時常被打斷的工作,管理者真的有辦法專注做事嗎?

**集中時間與精力,一次只做一件事
**不管是工作者或經理人,一定都有類似經驗:每天都有做不完的事、開不完的會,一再被冠上「緊急」「臨時」等字眼的事務綁架,但忙進忙出的結果,卻好像成效有限。

這種瞎忙一場的窘境,與《杜拉克談高效能的5個習慣》書中一個生動的例子大致相符:馬戲團特技人員能同時拋擲好幾顆球,但大概也只能維持個十分鐘,之後所有球都會掉下來。

彼得.杜拉克(Peter Drucker)說明,雖然人類基本上是「多功能的工具」,有能力同時做好幾件事,但是如果要讓人產生最大貢獻,最好的辦法就是把自己和組織的時間與精力,一次只集中在一件事情上;而且,總是先做最重要的事。「管理者必須專注,是因為他每天都面對這麼多必須完成的工作。他愈能集中時間、心力和資源,就愈能在更多工作上展現具體成效,」他寫道。

因此,在一頭栽進去那些看似做不完的工作之前,不妨先深思2件事:1.你現在正在做的事情,它的本質是什麼?2.這件事對公司、工作有什麼意義?一旦能夠做到「重要的事先做」,你將會發現,你完成的艱難任務變多了、花的時間卻變少了。

**有勇氣決定不做什麼,要務第一
**有「人類潛能的導師」之譽的史蒂芬.柯維(Stephen Covey)曾說,「世界上最不幸的事,就是你生命中重要的事情,總被推到後面的位置。」他建議,我們應將目光從「具體的時鐘」移開,擺脫有形時間的局限,轉而運用「心理的羅盤」,審視事情的重要性,再決定它是不是你現在該做的當務之急,不讓突如其來的事件,輕易就把你的計畫全盤打亂。

杜拉克也針對管理者如何找出最重要的事,提供了建言。首先,他要管理者將時間、精力和才智投注於補救或擺脫以往缺乏生產力的做法,並且定期檢討自己的工作計畫(以及同事的工作計畫),時時自問:「如果不是已經在做這件事,我們現在還會不會這樣做?」如果答案是無條件的「會」,就應該立即停止或大幅減少該項活動。

其次,他要管理者決定「什麼事要押後處理」。杜拉克認為,要決定什麼事情需要優先處理其實很容易,因為在時間壓力下,很多人都會選擇先做看似急迫的事。然而,這麼做將導致管理者永遠在解決昨日的危機,而非為明日開創新局;並且勢必會犧牲許多重要事務,因為重要的事都很耗時,也永遠可以慢一點再做。

因此,關於如何釐清輕重緩急,杜拉克強調,真正重要的不是明智的分析,而是管理有沒有勇氣:選擇未來,而不是過去;著眼於機會,而不是問題;選擇自己的方向,而不是隨波逐流;拉高企圖,把目標放在能真正發揮影響、帶來改變的事情上,而不是很容易達成的「安穩」目標。

最後,找出了真正重要、應該先做的事情之後,一定要堅持、專注於這個決定,因為「任何事情一旦延後處理,事實上就等於不處理。」

**有些事不必立刻做,不讓小事干擾大事
**《誰說重要的事不能明天做!》作者馬克.佛斯特(Mark Forster)指出,工作者通常只會用「現在做」和「等一下做」來區分事務。只是,在很多情況下,你「現在做」的工作,未必是最重要的事;被你放著「等一下做」的工作,很可能正是最重要的事,卻被無限期延後了。

因此,佛斯特建議丟棄這種慣用的二分法,改用「當下」「當天」「明天」這3種時間性,來區分事務的處理順序。

1.****當下立即反應:立即的定義是,需要你放下手邊所有事務,馬上做出反應的事情。佛斯特提醒,在真實世界裡,幾乎只有專門處理緊急事件的組織(例如,消防隊、救護車、各組織的服務窗口等等),經常遇到「當下就要行動」的事件。

2.****當天一定做完:當天的意思是指,需要在同一天內進行的事務,但不需要立即做出反應。佛斯特建議,在行動之前,先思考任務的排程。最好的方法就是「寫下我們打算做些什麼」,因為人腦多半時間都是憑直覺反應做事,透過書寫,可以讓大腦從直覺模式,切換到理性思考模式。

3.****明天以後再說:面對每個干擾因素,除非有非做不可的理由(例如,現在不做,明天也不用上班了),否則都應該將其視為「明天再處理也不遲」。

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(整理.撰文 / 陳書榕,編輯 / 齊立文,本文取材自《經理人月刊》2012年7月號)