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解除手機、e-mail、網路的制約,拿回工作不被中斷的掌控權

2019-10-20 04:43:33
Managertoday
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<span style="color: #008000;">2011年,全球賣出4億8800萬台智慧型手機;就像傳染病一樣,你發現身邊所有人(非常可能包括你在內)都成了「低頭族」。不管在等捷運、搭公車

2011年,全球賣出4億8800萬台智慧型手機;就像傳染病一樣,你發現身邊所有人(非常可能包括你在內)都成了「低頭族」。不管在等捷運、搭公車還是會議中,大家都動作一致地拿出iPhone或iPad,天知道到底是在查資料、檢查e-mail,還是更新Facebook、和朋友傳Whatsapp、玩手機遊戲。

你變得閒不下來,無法忍受沒事做的空檔。更奇怪的是,就算收起手機,到了公司開電腦,你還是急著收信、打開Facebook。電腦總是同時開著六、七個視窗,除了正在處理的文件之外,e-mail是你的首頁,還有每幾秒更新一次股市大盤、昨晚的大聯盟和NBA數據、工作列上閃閃發亮的MSN視窗,每件事都在瓜分你的注意力。

你找不到時間專心處理手邊的工作;坐在座位上,要用的文件和文具常常找不到。好不容易定下心來,工作到一半,也總是會有部門指令、報告、協商、資訊共享等各種溝通需求。

電腦、手機、平板電腦全面入侵你的工作與生活,你愈來愈分不清,究竟是工作的時間多,還是盯著各種螢幕收發e-mail、刷Facebook、瀏覽網頁、在MSN聊天的時間多。

行為學派的心理學家認為,人類是經由「反射式制約」(即「刺激、行為、結果」模式)學得特定行為。蘇聯科學家巴伐洛夫(Ivan Pavlov)曾經對他的狗做了一個這樣的實驗:每次餵食狗之前先搖鈴,狗聽見鈴聲之後就看到肉,口中分泌唾液,鈴聲和口水總是相伴出現。實驗重複多次後,就算只搖鈴,狗也會流口水。

時至今日,我們對手機、電子郵件、網路的渴求與反應,儼然已成為「巴伐洛夫的狗」(Pavlov's dog),一聽見鈴聲,就算毫無所獲,也流著口水奔向科技工具的呼喚。

如果我們這麼容易受到制約,我們和動物的分別在哪裡?《誰說重要的事不能明天做》作者馬克.佛斯特(Mark Forster)說,從一種簡化的眼光來看,人類有「理性腦」和「反應腦」:前者負責訂定計畫,指揮身體其他部位;後者重視眼前發生的事情,不思考就行動,就像斑馬一聞到獅子氣味就拔腿飛奔。

對於生存來說,能夠馬上反應很重要,但在工作決策與計畫時,如果我們只根據反應腦行事,工作將變成疲於奔命,哪裡有火、哪裡救的「刺激-反應」模式,無法專心思考任何工作。因此,我們應該讓理性腦居於主導,找出策略來控制反應腦,以減少干擾、解除制約,讓工作變成專注而目標導向的「思考-決策-行動」模式。
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手機鈴響,未必是「急迫的呼聲」
**如果你想知道電話對你的職涯有幫助,還是消耗你的時間,第一步就是分析電話進出紀錄表,記下你打給誰、誰打給你、講了多久,以及每通電話的目的。接著則是檢查紀錄表,想辦法解決不應該接給你的電話,你就會多出很多時間,也避免分心,比如說安裝語音信箱和來電顯示,幫你過濾電話。

《從零效率到高效率》也提供了幾個讓電話更有效率的方法。首先,你必須確定電話對你、對你要聯絡的對象,是最有效率的溝通方式,因為每個人偏好的溝通方式不同,有些人比較喜歡電子郵件,有些人喜歡電話,有些人則喜歡見面。確定要打電話的對象後,可在打電話之前準備草稿(自我介紹、目的、原因、對方的姓名),並且記錄通話時間,最後再禮貌結束對話。

成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen R. Covey)在《與時間有約》中,將干擾、電話、某些信件都歸在「急迫但不重要」的事。柯維解釋,這些事情的「急迫的呼聲」,會讓人誤以為這些事很重要,但其實某些事只是對別人來說很重要,我們如果花費過多時間做急迫但不重要的事,只不過是在滿足別人的期望與標準。

**e-mail不要一直收,也不用每封都回
**網路調查公司Radicati Group最新調查指出,2012年全球估計有33億個e-mail帳號,等於每兩個人就有一個e-mail帳號。

根據《新聞周刊》(Newsweek)的調查,高達70%的受訪者表示,沒有e-mail就不能活;有60%的人表示,e-mail使得他們的工作效率更高;但同時也有94%的人認為,他們每天至少需要花1個小時,回覆e-mail或刪除不重要的訊息。

如果你檢查e-mail的頻率已經超過必要的程度(比方說,每10分鐘一次),或是很怕沒收到信、擔心沒有即時回覆會被視為缺乏效率,那就表示你注意力分散、不斷轉移焦點,將降低你的效率與生產力。

比較好的做法是,設定一個專門時間收發e-mail;但假如這會影響同事或上司的業務,至少應該建立起一套回覆e-mail的優先順序,例如依照寄件人、主旨或截止日期。你也可以選在工作中間的休息時段收發信,千萬不要中斷工作去查看信箱。

**搜尋不等於工作,限時瀏覽網路
**《網路讓我們變笨?》作者尼可拉斯‧卡爾(Nicholas Carr)認為,網路把多樣資訊集中在一個螢幕上,分散了作品的內容和我們的注意力:瀏覽網路新聞時,突然收到e-mail通知;隔沒幾秒,RSS閱讀器通知某位部落客發表了新文章;過沒多久,手機傳來簡訊鈴聲,同時螢幕上還有新的Facebook通知,就算你打算不理它,它們都在潛意識中使你分心。

唯有降低資訊與網路社交成癮,從黑洞中抽身,才能確實利用網路帶給工作的便利。有些統計軟體如Time Tracker,可以幫助工作者計算在網路上浪費的時間,顯示出真正在工作的時間和閒置的時間,並且在你開始瀏覽和工作無關的網頁時,插播浪費時間警告。

此外,當你因為工作所需而「搜尋」資訊時,一定要提醒自己,「搜尋」不等於「工作」。你可以先在「需要搜尋的地方」打入一個關鍵字來代替,等你完成工作後,再回頭一次查完全部的事實資訊。

(整理.撰文 / 張玉琦,編輯 / 齊立文,本文取材自《經理人月刊》2012年7月號)