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開場90秒,鋪好通往成功簡報之路

2019-10-23 23:14:16
Managertoday
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<span style="color: #808080;"><span style="color: #808000;">好的開場要能夠在短時間內,掌握住聽眾的思緒,引起他們的興趣,緊接著進一步與「終點

好的開場要能夠在短時間內,掌握住聽眾的思緒,引起他們的興趣,緊接著進一步與「終點」連結,盡早告訴聽眾簡報的目標是什麼,而簡報者又會如何帶領聽眾前進。

好的開頭引言,是優質簡報的第一步。由於大部分聽眾都很被動,而且只關心自己的事情,如果沒能在一開場的短時間內,就掌握住聽眾的思緒,接下來想再引起他們興趣,甚至達成簡報的最終任務,都會花上更多力氣。

因此,有效的簡報引言,務必符合兩個條件:一段能夠快速抓住聽眾心理的開場白,以及能夠替接下來的簡報內容提供完整的導覽。

7招開場白,瞬間抓住聽眾注意力
傑佛瑞.基特瑪(Jeffery Gitomer)在《9.5招說服老闆+客戶》(Little Green Book of Getting Your Way)書中寫道,最常用的開場方式,是在簡報一開始就提出一個新想法,讓聽眾動腦思考;或者可以敘述一個和聽眾切身相關的小故事。

但不需要從故事的開頭講起,也不必要把整個故事說完,如此聽眾才不會有一種被強迫「聽故事」的感覺,也才會樂於聆聽接下來的內容。

簡報大師傑瑞.魏斯曼(Jerry Weissman)在《簡報聖經》(Presenting to Win)則整理出7種經典的開場白,每一個方法可單獨、也可同時使用,協助簡報者以最快時間和聽眾建立良好的互動關係。

1.問題:以一個精挑細選、與聽眾相關的問題來開場,可激起聽者的正向反應,提升觀眾參與簡報的積極度及認同感。
範例:「請問在場有誰知道『財務平衡』是什麼意思呢?」

2.事實陳述:利用數據、現象等客觀事實揭開序幕,並緊扣在簡報內容中。
範例:「根據調查,今年產品營收比去年增加20%。」

3.回顧/前瞻:藉由「對照」來說明過去的狀況、現在的情形,以及未來預期的轉變。
範例:「過去你們都使用這種沙拉油來炒菜。但今天你們會發現,你們有更好的選擇。」

4.小故事:小故事能夠引起觀眾的興趣,讓簡報更生動活潑。但小故事不等於笑話,也沒有一則笑話能夠保證「好笑」,有時反而還會減損簡報的說服力。
範例:「我曾經參與一個開發新產品專案,那時我還只是個菜鳥,……」

5.引言:從報章雜誌上,引述一小段與現場聽眾有關的文字,可瞬間提升觀眾專注力,並替接下來的簡報鋪路。
範例:「今天的報紙有提到,貴公司即將導入ERP系統,……」

6.格言:引用具親和力、符合主題事實的俗諺開場,不但可緩和現場緊張不安的氣氛,也會讓簡報顯得更自然、更可信。
範例:「人們常說『團結力量大』,這就是為什麼我們這次會結合多家公司的資源和專業,朝美好的未來前進。」

7.類比:將兩種看似不相干的事物放在一起比較,通常是用簡單的概念來說明晦澀艱深的內容。
範例:「敝公司這次提供的資訊系統解決方案,就和便利商店一樣,能夠有效滿足各種需求。」

強調獨特賣點,傳達簡報目的
無論是推廣理念或銷售產品,在做出有效的「開場」之後,緊接著就要進一步與「終點」(即簡報的最終目的,或許是讓聽眾理解想法、也可能是讓他人付諸行動)連結,盡早告訴聽眾簡報的目標是什麼,而簡報者又會如何帶領聽眾前進。

魏斯曼提到,為了讓聽眾快速明白簡報目的,簡報者可在開場白後接上兩個要素:「獨特賣點」(Unique Selling Proposition)和「證明論點」(Proof of Concept)。

「獨特賣點」是用來說明企業在簡報中主打的產品、服務或概念。以產品銷售簡報為例,獨特賣點可能是即將上市的新產品;而在對外募資的簡報會議上,獨特賣點可能就是設法讓現場的潛在投資者了解企業的良好經營狀況。

至於「證明論點」,則是一連串用來支持「獨特賣點」的論述,有助於加強簡報的可信度。

例如在推銷產品時,便可借用其他企業或人員的使用經驗,證明產品的品質;如果是企業希望爭取投資人的青睞,則可從關鍵技術掌握程度、財務穩健度、業務多角化程度等面向,證明企業的前景看好,值得投資。**
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藉著開場白、獨特賣點、證明論點,聽眾已經約略了解簡報的行進方向,這時候如果能夠再告訴聽眾,接下來將如何進行簡報、從什麼角度討論、最後又會到達什麼樣的終點,將讓聽眾更有方向感和安全感。

一般而言,在商業簡報中,「總覽」(Overview)或「議程」(Agenda)投影片,扮演了讓聽眾順利預覽內容的重要角色。

對觀眾而言,這麼做能夠讓他們輕易掌握目前進度、消除不安情緒;對簡報者來說,則是能夠藉由說明議程的過程,在心中同步檢查簡報的各項元素是否缺漏,並隨時提醒自己簡報的整體架構和流程。

最後,魏斯曼總結,任何簡報最好都能依照開場白、獨特賣點、終點、總覽或議程的順序進行,並於簡報開頭90秒內,逐一向聽眾說明清楚,為簡報營造一個好的開端,也為之後的簡報訴求累積能量,進而打動聽眾。

(整理‧撰文 / 陳立唐)

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