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【王品案例全解析】3個管理祕技,例行事務創意化

2019-10-19 12:57:46
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<span style="color: #ff6600;">採訪•撰文 / 陳芳毓   攝影 / 賀大新</span> 日劇《庶務二課》中,庶務二課的成員,因為只能處理公司裡的瑣事,總

採訪•撰文 / 陳芳毓   攝影 / 賀大新

日劇《庶務二課》中,庶務二課的成員,因為只能處理公司裡的瑣事,總是被其他部門看輕。王品管理部只有4名成員,負責的也是訂便當、辦旅遊等例行性活動,但由於總監黃國忠將王品重視顧客的企業文化,延伸至服務「內部顧客」——員工身上,並發展出一套「行政藝術化」邏輯,不但為公司節省了百萬成本,還創造了價值千萬的宣傳效益!

行政管理祕技1:每年10月就排好來年行程

「行政藝術化,就是要把活動辦得有原創性、創新性、主題性、記憶性、藝術性和收藏性,」善於畫水彩畫的黃國忠解釋,一個好活動就像一幅好畫作,要主題明確、與眾不同,還要推陳出新,才能讓參與者印象深刻,留下美好的回憶。

由於辦活動是王品凝聚共識、塑造企業文化的重要方式,所以每年10月,管理部就會把隔年的所有行程做好規畫,讓所有同仁都能排出時間來參加。

不過,現代人經常出國旅遊,公司活動要是辦得不好,員工就會覺得「可去、可不去」,參與率自然低落。為了避免落入這種窘境,黃國忠辦活動的目標,就是要讓同事覺得「我一定要去!」

拿開股東會來說,許多公司都是找個飯店場地,就開始照議程開會,但王品不只要開會,還希望能對內、對外創造話題。

因為黃國忠別出心裁的安排,王品近幾年的股東大會,每每成為媒體注目的焦點。前年,王品包下台鐵火車到礁溪泡溫泉;今年則花四百多萬,包下高鐵近800個座位到墾丁,還在車廂上演吃牛排秀,活動成本約400萬,卻創造了價值2000萬的媒體報導。

去墾丁開股東會那天,因為中午媒體就開始報導,所以員工及其眷屬紛紛接到友人來電:「你們很好喔,還坐高鐵!」「對啊,我兒子就在王品工作啊!」聽到員工眷屬如此回答,承辦人員都覺得好不驕傲!
「不是有錢就好辦事,而是要用最少的錢,創造最大的話題和效益,才是行政藝術化!」黃國忠認為,好的藝術品,能夠與人互動,產生「張力」,讓人無法移開目光。

去年王品集團搭火車去礁溪,他特別商請台鐵,在包下的列車車身上,貼上如公車廣告般大小的王品集團貼紙。當數十節貼著王品紅色logo的車廂一個接一個緩緩進站時,視覺上的震撼和心裡的感動,不只讓同事和眷屬都覺得光榮,那一刻,也烙印在他們的記憶裡了。

行政管理祕技2:行前縝密規畫,掌控每個環節

為了確保活動的每個環節,都能做到盡善盡美,所有內部活動都是提早半年前就開始規畫。以墾丁股東會為例,為了精確預估行程,行政部兩度南下墾丁,還包遊覽車走過全程,就怕遇到小客車可以通過、遊覽車卻動不了的路段。

就連用餐的細節,黃國忠也毫不馬虎。他會叫上一整桌菜,以測試上菜速度;請廚師換掉過辣菜色,以配合員工的小孩或長輩;說服廚師把當地特產櫻花蝦和翻車魚入菜,以免同事抱怨菜色跟台北的餐廳差不多;甚至在看到擺盤上有雕時花,他還警覺地問:「如果席開70桌,這些花還來得及雕嗎?」廚師們被「整」得人仰馬翻,黃國忠卻義正詞嚴地說:「我們也是做餐廳的。你要是做不好,一定會被打槍!」

每年秋天,王品都會舉辦國外旅遊。當一般遊客都因為機票大漲而忍痛變更行程時,黃國忠卻因為1月確認行程,3月就跟旅行社訂票,只付出5萬8000元,就買到市價8萬元的美東行程,為公司省下500萬的機票錢。

除了提早定位,為公司省錢之外,黃國忠還會設計王品專屬的行李牌,並與旅行社協商變換行程,或是為旅程增色。例如,他曾經把旅行社安排的泡菜製作參訪行程,從既定的市區大樓內拉到鄉村,以符合韓國人做泡菜的真實情境;另一次去東南亞小島,他則是請旅行社在碼頭和島上,處處插上王品旗幟,讓整個島就像是被王品包下來了一般。

結果,黃國忠的創意,連旅行社都忍不住「借用」。業者在將專屬吊牌、改過的行程重新包裝,拿去做為其他企業員工旅遊的提案後,竟大獲讚賞。此後,旅行社都很樂於跟他合作,並且願意給王品折扣,希望藉由黃國忠挑剔的眼睛,設計出全新的旅遊經驗。

行政工作藝術化,讓員工滿意

王品重視顧客滿意度,員工是內部顧客,他們的滿意度當然也不可忽視。因此,每回結束海外旅遊,員工照例會填寫意見調查表,做為管理部的績效評量指標。

「這是我們工作的承諾,雖然壓力大,但如果不徵求參與者的意見,活動好壞也沒人知道!」黃國忠說,很多企業的習慣是「員工福利,有就好」,員工喜不喜歡就另當別論。但這種聊備一格的制度,只會讓行政部遭詬病為「活動辦得無聊,又只會花錢!」

「行政工作不是宿命!不要以為人家怎麼做,你就該怎麼做!」黃國忠堅持,如果能做到不一樣,成本不變,但活動有價值感,才叫「藝術」!活動結束當天,只要有同事詢問:「總監,明年要去哪?」「這代表,活動成功了!」黃國忠說,這就是行政人員最大的成就感來源!