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標準化作業的6大迷思

2019-12-07 09:21:32
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<span style="color: #ff9900;">整理 / 齊立文</span> 《實踐豐田模式》寫道,為了協助企業更有效地朝向改善流程的目標,必須先澄清對於標準化作業的諸多

整理 / 齊立文

《實踐豐田模式》寫道,為了協助企業更有效地朝向改善流程的目標,必須先澄清對於標準化作業的諸多迷思:

迷思1:只要將作業標準化,所有人便能透過閱讀文件學會所有事情?
讀過標準化作業文件的人都會發現,其中的說明都只是使用基本術語解釋工作元素,根本沒有充分詳細的資訊可茲閱讀,並且了解工作者執行的工作內容。要勝任一項工作,要學的事情太多了,若以為光憑幾頁文件,就足以傳授一項職務的知識與技能,未免也太低估工作及工作者的能力了。

迷思2:若將作業標準化,就可以隨便雇用任何人,並在幾分鐘內教會他們如何執行工作?
這種「訓練猴子」般的思維,非但不尊重員工和他們的能力,也錯誤地簡單化了他們的工作內容,這種心態務必要改正。

迷思3:標準化作業文件中,可以納入工作及標準的所有細節?
標準化作業並非萬能,而是用來辨識與去除浪費的工具。在制訂出最有成效的工作方法之後,流程的明文規定只是用來確保人員遵守標準的視覺參考。

迷思4:張貼文件,讓員工天天看到,他們就會記得如何執行工作?
員工在接受訓練之後,早已具備足夠勝任工作的能力,根本無須再提醒他們正確的操作方法了。如上所述,文件只是管理者用來確保人員確實遵守標準的視覺參考。

迷思5:員工會自行發展出自己的一套標準化作業?
標準化作業的目標是要發展出能將浪費降至最低的工作方法,不代表員工可以隨心所欲地發明自己喜歡的做事方法,還是得遵守一些規範與準則,並且依循組織的目標。

迷思6:有了標準化作業,員工就會適當地執行工作,不會偏離標準?
這可能是最荒謬的迷思。制訂了標準化作業,並不能預防員工偏離標準。組織還必須透過制度或規範,能夠立即偵測出偏離標準的情形,以及偏離標準的負面影響,如此才能有效監督。

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