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取經SOP,強化財務控管風險

2019-10-19 00:35:35
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理 / 文及元</span> 日版沙賓法案(簡稱J-SOX)的最終目的是為了保障股東權益,進而規範財務報表的正確性,因為股

整理 / 文及元

日版沙賓法案(簡稱J-SOX)的最終目的是為了保障股東權益,進而規範財務報表的正確性,因為股東通常是以財務報表做為投資判斷的依據。

對企業來說,遵行日版沙賓法案的第一步,就是將業務文書化。雖然日版沙賓法案並未規範一定要使用標準作業程序,但因為業務文書化的關係,多少會有標準化作業流程可以應用的地方。

為符合法令規定,企業會將業務流程、業務描述書與風險控制矩陣(Risk Control Matrix)文書化,將現有業務「可視化」,因而有助於企業內部控管。

內部控管可說是標準化和效率化的開端,不但可促使企業流程再造,也是風險管理(risk management)的重要精神。日版沙賓法案以內部控制為主(特別是財務報表的正確性),SOP則較偏重於業務的改善,兩者不能畫上等號,但是想執行日版沙賓法案,就要以SOP的精神思考。例如,發現A集團旗下B、C兩家分公司描述的業務內容相似,做法卻各自不同,就必須以SOP標準化兩方的做法。

執行日版沙賓法案的最終目標是「財務報表的風險管理」,企業的一舉一動都要考量是否會直接影響財報?假設一開始是以「分類」為思考點,也就是「銷售到收款」(order to cash)、「購買到付款」(purchase to pay)、「計畫到實作」(plan to make),那麼「雇用新人」的狀況就會影響「銷售到收款」的財務報表。然而,如果一開始的分類就是針對「雇用流程」為主,例如收集履歷表、筆試、面試、通過面試,這就不會影響財務報表。

所以,分類的概念很重要;也就是說,分類(要做的事情)與最終目的不對稱,結果也會大不相同,導致執行步驟根本不是為了達成目的而設計。