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撰寫電子郵件9大重點

2019-10-15 09:18:20
Managertoday
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###Before範例:修改前的7個問題點 **問題1:** 別考驗對方的記性,沒有辦法從寄件者的設定判別來者何人,對方不見得記得你是誰,而且很容易被當成垃圾郵件處理。 **問題

Before範例:修改前的7個問題點

問題1:
別考驗對方的記性,沒有辦法從寄件者的設定判別來者何人,對方不見得記得你是誰,而且很容易被當成垃圾郵件處理。

問題2:
避免看起來像是垃圾郵件的標題,要不然很容易直接進入資源回收筒。

問題3:
直接稱呼對方名字,沒有加上職稱頭銜,容易造成沒大沒小的不良印象。不過這要考慮收件者是外商,還是傳統產業,例如製造業、大企業或是日系企業,通常這些企業比外商注重職稱與上下關係。

問題4:
一開始不寫自己是誰,考驗對方耐性。對方一定要看到最後,或是看寄件者欄位,才能知道你是誰。

問題5:
Power Point檔案可能很佔據收件者的空間,下載又花時間、又有中毒的危險。

問題6:
沒有說明回信期限,像在敷衍對方。

問題7:
最後沒有附上詳細的簽名檔。對方可能認識很多個英文名字叫做Jeff的人,別考驗對方的記性。還有,明明要對方和你聯絡,卻只有留下電子郵件,顯得心口不一、誠意不足。

After範例:修改後的9個重點

重點1:標題
標題寫得讓對方非看不可。

重點2:第一行
如果改過對方的主旨,可將對方原來的主旨附在電郵內文的第一行,讓對方知道,你是針對哪一個主旨回信。

重點3:開頭
文字具有眼見為憑的放大作用,從感謝的話語開始寫,會比較貼心一點。

重點4:換行
一行不宜太長,如果掌握不了長度,可試著在句子的標點符號後換行,一個段落大約3~4行,段落與段落之間保持空一行的距離,掌握好每一行與段落的長度,比較能賞心悅目、提升易讀性。

重點5:網址
以網址取代附件,避免佔領過多對方的儲存空間。

重點6:部分引用
如果對方前一封來信中有詢問事情,不妨引用對方的段落,讓他感覺到你的關心與真誠,但切忌全文引用,以免信件過長。如果無法立即回覆,可自行設定回信期限,可以讓對方知道你的期限以能安心。

重點7:電子簽名
運用電子簽名,在可能的範圍之內提供完整的聯絡資訊,讓對方容易找得到你,兼顧企業服務品質與個人公關。

重點8:結尾
最後可以用新聞標題的方式,以一行字說明你的近況,可以推薦一本好書,好讓對方了解多一點關於你的個人動態,又不會干擾公事。 重點9整體長度: 簡潔有力、清楚表達。