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辦公桌整理6大招,打造高效能戰略基地

2019-12-12 14:01:10
Managertoday
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你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎?是不是要花很多時間找資料?凌亂的辦公環境,反而會加重工作負擔。 日本知名設計師佐藤可士和建議,著手整理辦公桌之前,要先回歸到一個基本問題:「自己是否真的需要該項

你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎?是不是要花很多時間找資料?凌亂的辦公環境,反而會加重工作負擔。

日本知名設計師佐藤可士和建議,著手整理辦公桌之前,要先回歸到一個基本問題:「自己是否真的需要該項物品?」也就是說,要大刀闊斧地捨棄多餘的東西。

原則1:辦公桌面空無一物,才是理想狀態

辦公桌是工作平台,不是擺放物品的倉庫,非擺在桌面不可的東西,大概只有電腦跟電話,就算要放置當下會用到的東西,也要在工作結束後馬上收拾乾淨。

原則2:每件物品放在固定位置

建立固定的工作模式,也會事半功倍,例如辦公桌的第一層抽屜放工具書,第二層抽屜放文具。一旦養成了習慣,不但可以保持桌面清潔,還能馬上掌握所有物品的位置。

原則3:東西無法就定位時,要設法解決

筆筒塞滿了,很多人就會把筆亂放,造成桌面更凌亂。因此,重點在於不能讓物品誤入其他空間,要限制在固定位置的範圍裡,並隨時檢視、整理。如果用敷衍了事的態度,那辦公桌的雜亂過沒幾天就會像水庫洩洪般一發不可收拾。

原則4:文件或資料只保留最終版本

相較於文具,文件或資料更容易積累,但整理原則大致相同,亦即「排除相同物品、保留最後一份」。像企畫書這類會不斷更新的文件,只需保留結案後的最終版本,過程中的文件一律捨棄。此外,最好也要將資料都數位化。

原則5:為需要的物品,設定優先順序

如果文件和文具以外的物品也不斷地增加,請先假設自己買了一張新桌子,然後將所有東西都擺在桌上,再將絕對需要的物品收進抽屜裡,其他一律不放置。如能謹慎挑選,必定能迅速減少物品數量。

原則6:規畫一個「自由空間」

對於一時不知如何分類的東西(例如只看過一次的雜誌,或是跟工作沒關係的物品),由於並不是要長期收納,所以可以先把櫃子的空置處當做一個自由空間,暫時放置,短則3天、長則1周,就得把這些東西清掉,維持視覺的清爽。

辦公桌是面對工作挑戰的戰略基地,一整天的事情都在這裡完成。把握以上6項祕技,不但能打造井然有序的桌面,還可以讓辦公環境隨時保持在作戰狀態,提升工作效能及效率。

(取材自《佐藤可士和的超整理術》,木馬文化出版。)

圖片來源/ Chris Jagers via Flickr, CC lisenced