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在別人的思考裡思考

2019-10-17 11:42:20
Managertoday
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修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。 因此,撰寫商務電郵前,不妨用以下3個動作暖身: 1.

修辭學是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣,很容易被視為無禮,這是因為眼見為憑,文字用看的比用聽更容易被放大檢驗。
因此,撰寫商務電郵前,不妨用以下3個動作暖身:
1. 想到此時是面對著對方,而不是面對鍵盤與螢幕,這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得,書寫時要比口語對話再稍微正式一點。
2. 設想對方看了你的信之後可能有的觀點,也就是要在別人的思考裡思考。
3. 了解對方和你一樣都是大忙人,講重點即可。 多一點體貼,想辦法讓你的電郵,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。  之後,撰寫的重點如下:

結構:第一段與最後一段是重點  
電子郵件的撰寫,應該掌握由上而下的重點,也就是說,重點在最前面的第一段。如果信件很長,最好在結尾的部分,再度強調第一段的重點。

要求:主動說出你期待對方做的事情  
當你想要收件者採取行動時,如果電郵的內容長,在信件的一開始,就說明你的要求。如果內容很短,不超過一個螢幕可以讀完的範圍,就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

日期:日期與時間要明確  
在電郵中提到的日期與時間,一定要具體,你說的下個月或是下周三到底是什麼時候?因此最好改成明確的日期,例如「下周三」改寫成「9月27日」、「下個月」改寫為「10月」;此外,時間也要明確,是上午還是下午?是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

主題
如果一次要和對方討論的事情是不同的主題,建議分開不同的電郵傳送,也就是說,每封信的主題最好只有一個,這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

回覆
如果你回覆對方的來信時,使用對方的主旨回覆,讓對方知道這是來自於你的回覆。此外,如果想要在主旨點出回覆的重點,可以在郵件本文內容的第一行寫上「回覆主旨:XXXXXX」,讓對方知道這是回覆哪一封信。

風格
檢查自己寫的電郵時,試試看讀出聲音,對話式的寫作風格輕鬆但不失禮,而且也比較自然順暢。

語感
1. 採用主動的語氣。讓收信者知道,是誰應該來做這件事情。例如: A. 你對這件事情有什麼想法? B. 有誰可以提供意見給我? 看得出來嗎?A比B來得主動而明確。
2. 動詞比名詞更有力量。讓我們唸唸看以下兩句話: C. 讓我們做個計畫吧! D. 讓我們計畫這件事情。 在D句裡,「計畫」兩個字被用在動詞的表現,會比C句用在名詞有力量。
最後也是最重要的是,當你使用職場的電子郵件對外溝通,就應該謹守商業電子郵件的分寸,不要假公濟私,撰寫或傳送與職場毫無關係的內容,因為在某些你不知情的狀況之下,電郵可能會被保存在企業的公用硬碟或備份檔案中。

撰寫e-mail的5大禁忌
1. 別考驗耐性:電郵裡避免語焉不詳,如果你抓不到重點,試著用條列重點的方式書寫。此外,附件檔案過大的電郵,通常大家都不想點開,因為要冒著中毒的風險等待下載。
2. 別考驗記性:寫清楚你的聯絡方式,別讓對方只知道你的電郵帳號,連本名、電話、地址、傳真號碼全都不知道。
3. 別考驗心性:要做到基本禮儀,不可沒大沒小又愛裝熟。
4. 別考驗人性:不希望第三人知道的事情,就絕對不要在電子郵件或MSN中提起。因為,任何透過電子介面溝通的事情都會留下紀錄,難保兩方撕破臉時,成為你個人、甚至是企業信用的致命傷。
5. 別考驗眼力:在內容裡的第一行字重覆標題的敘述,再一次提醒收件者應該注意的事。重要的時間、地點、人事物都可以用顏色標起來。但要注意的是,不要用閃爍的字型與顏色,雖然那會強迫收件者看見,但基本上是傷害眼力,而且對人不禮貌。