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從「羞於開口」到「口若懸河」!大前研一的溝通力是這樣練出來的......

2019-12-15 00:21:31
Managertoday
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從1972到1994年,大前研一是在麥肯錫從事管理顧問工作。這項工作必須頻繁接觸外界、以人為對象進行「銷售」,銷售的內容則是協助企業找出問題所在,再針對問題開處方箋。在了解問題的過程中,除了必須深入訪

從1972到1994年,大前研一是在麥肯錫從事管理顧問工作。這項工作必須頻繁接觸外界、以人為對象進行「銷售」,銷售的內容則是協助企業找出問題所在,再針對問題開處方箋。在了解問題的過程中,除了必須深入訪談,也必須經常在決策者面前做簡報、提案與說明。

雖然經常往來於世界各國教學、演講,但大前研一並非從小就口若懸河,甚至曾經羞於開口到在母親眼中是「不懂得如何處理人際關係的孩子」,更被姊姊伶子形容成「以前因為他神經質的可怕個性,我儘量避免跟他說話」。

不過,進入麥肯錫之後的自我訓練,讓大前研一培養了用邏輯思考解決問題及說服同事的能力,並且藉由持續不斷地溫習,保持自己無論到世界各地都能溝通無礙的英文實力。

一、討論力:不是語言差,而是太少訓練自己表達意見

開會是上班族不可迴避的場合,對有些人而言,會議現場是展現能力的舞台;對某些人而言,則是痛苦的場合,不敢主動發言,更怕被點到要發表意見。大前研一認為,缺乏討論力,未必與語言(英文)的程度有關,而是人們太少訓練自己在公開場合發表意見,讓別人了解自己的想法,更別說是與人議論了。

家,是討論力的最佳培訓所:

親子間的對話,全家共進晚餐時的交流,都是鍛鍊討論力的絕佳場合。父母應營造一個開放的環境,讓孩子暢所欲言,盡量避免命令式的口吻,這樣不但容易引發孩子的叛逆情緒,也會壓抑他們的獨立思考。

例如,假如家裡冷氣壞了,就可以請家人透過網路蒐集資料,各自去找一台性能、價格都合適的機種,然後召開家庭會議做決定。大前研一觀察發現,「只懂得發號施令的上司,通常不善於管理部下,因為部下也會像兒女一樣,看到他時只想逃走。」

學習麥肯錫會議技術:

在麥肯錫工作二十餘年的大前研一,對於麥肯錫的會議非常推崇,將之形容為一個「知識戰場」,而沈默不語的人就是要被批判和評等的對象,因為「對自己不能認同的事物提出反對言論,是(麥肯錫)員工的義務」。

為了避免為了發言而發言的弊病,大前認為應該在強制發言之外,還要規定論點一定要有事實依據,而且要是自己思考、分析過後的獨立見解,不能穿鑿附會。

和上司對話:

養成了討論力,一定很想有展現的場合。在公司裡找到了解你的上司或同事,然後向對方陳述你的想法。不要害怕不知道如何向上司表達意見,只要隨時預想公司未來會面臨的問題,並且思考因應之道,待時機到來,就是你展現成果的大好機會。

二、談判力:解讀5年後趨勢的能力

談判力並不是「技術」,而是「解讀5年後趨勢的能力」,特別像是購併案的談判,多半不是為了「現在」,而是為了「未來」。談判也不同於一般人所想,並非「花腦筋」的智取,而是「費體力」的粗活;換言之,談判其實是一項勞力密集的工作

做好暖身,掌握所有相關資訊:

談判取勝的關鍵,通常在於進入正題之前的暖身工作,因此在談判之前,務必要事前做好完整的功課,深入調查對方的背景、興趣、出身、學經歷,與最近接受媒體採訪的言論,做為從「暖身突入談判」時的「關鍵字」。

成功的談判,不是讓對方站上自己的擂台,而是自己要突入對方的擂台。因此,企業內許多善於談判的人,往往並不是辯才無礙的雄辯家,通常是剛毅木訥的人,因為他們會讓對方產生已然掌控談判大局的錯覺。然而,能夠趁著取得對方信任,突襲踏上對方的擂台的人,才能成為談判贏家。

先閒話家常,再切入正題:

見面之後,千萬不要直接進入正題,也不要自己滔滔不絕、說個不停,而是從閒話家常談起,讓對方自己說得比自己多,一開始只要聆聽即可,等到對方信任你之後,趁著對方提到某一個「關鍵字」時插話,例如「您老家是○○」「最尊敬的人是XX」,等到對方放下戒心之後,再猛地突入、跳上對方的擂台,切入正題。

三、說服力:先說結論,讓聽眾掌握重點

大前研一進入麥肯錫的第二年(1973年),曾經前往客戶在美國德州一處工廠半年,由於當時德州法律允許隨身帶槍,因此大前曾遭一名因為人事重整而失業的員工,以手槍挾持一整晚。身處險境的大前研一故作鎮定,以平穩的語氣和對方聊天,緩和挾持者的心情,終於化險為夷,可見他臨危不亂的鎮定,以及過人的機智和說服力。

說服挾持者當然是極端的例子,不過長期擔任企管顧問的經歷,使得大前研一對於透過簡報提案以說服客戶的技巧,歸納出一套心得。

20分鐘演說訓練:

一般人很少有機會可以自我訓練即席演講,最簡單的演說訓練,就是找一個家庭聚會或讀書會的場合,在杯子中倒入半杯水,以此為主題,有人針對「半杯水」主題演講,其他人則針對「半個空杯子」做發揮,時間約20分鐘,培養即席演講的膽識,以及說服的能力。

15行字結論:

許多工作者都必須對上司、客戶簡報,大前研一觀察到一個有趣的現象,那就是以「說話」為主的溝通傳達,比「視覺道具」更有說服力,尤其是對許多高階經理人來說,言語溝通反而比炫目的PowerPoint等「視覺花招」更容易了解。

一般簡報提案,最長不會超過45分鐘,而簡報者在正式報告之前,通常會花費數十倍於45分鐘的時間做準備,不過對聽眾(客戶或決策者)而言,要看完一疊厚厚的簡報資料,實在是一種折磨。因此,簡報者最好能從一疊簡報中挑出15行字做為結論,而且先說結論,讓聽眾迅速掌握重點。

「3個問題」的力量:

想讓簡報成功,千萬別輕忽「3個問題」的力量。「3個問題」是指對自己的企畫書提出疑問,然後準備好3個答案,應付可能被問到的問題。能夠「接住」聽眾的問題,並且「投回去」,一接一投之間就像投手與捕手的關係,問題與回答有來有往,才能增加簡報說服力。

自言自語的錄音:

「如果是我,我會這麼想。換成是我,我會這麼說。」在對客戶簡報之前,可錄下自己準備對客戶說的話,說完之後再聽一次。 如果連自己都覺得沒有說服力,或是還有改進的空間,就把報告內容修改到滿意為止。

四、英語力:以英語表達自己的想法

大前研一強調,語文力是成為世界通用人才的關鍵之一,而所謂的「語言力」,就是使用最具有市場價值語言的能力。就目前的情勢而言,最具有市場價值的語言,就是「英語」。

鍛鍊英語能力時,重點在於以英語表達自己的想法,而非拘泥在細節的錯誤、發音的腔調上。也就是說,語言只是一種傳達想法、彼此溝通的工具,重點並不是在於語言本身。

鍛鍊「英語耳」:

為了建立「英語迴路」,首先要鍛鍊「英語耳」。在家時,一邊做家事或工作、一邊收聽CNN或BBC電視新聞。第一次聽先別管在說什麼,聽就對了,目的在於習慣英語的速度和語調。

培養「英語口」:

練成「英語耳」之後,還要培養「英語口」,亦即複誦一次自己聽到且聽得清楚的英語。這個階段也不用理會是否了解英語的字面意義,更不用在意發音是否正確,只要能夠了解「TPO」(Time、Place、Occasion),抓住英語詞彙或句子使用的時機、場合與情境。

勤加練習:

最後一個階段是勤加練習,讓自己的英語更加精確。必要時,可以請家教,課堂上只能使用英文交談,以數天時間密集訓練。

看電視學英文:

每天看電視是很浪費時間的事情,但如果對於增進英語能力有幫助,就可以適度接觸,例如只鎖定CNN、BBC等新聞頻道。

(出處:日文書《上班族「重開機」手冊》,小學館出版,中文書名暫譯。中文書《後五十歲的選擇》《工作雞湯I》《即戰力》《質問力》《大前研一不愛上學》)
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