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時間力:不做、也不想『無聊的事情』

2019-12-13 05:10:29
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 文及元</span> 大前研一自述,他規定自己每天一定要完成當天工作計畫的所有事項,才能下班回家,但也未曾因

整理、撰文 / 文及元

大前研一自述,他規定自己每天一定要完成當天工作計畫的所有事項,才能下班回家,但也未曾因此而熬夜(除了有一次,部屬在深夜到他家按門鈴,表示無法如期完成工作,但明天已經要向客戶簡報,他才熬夜協助部屬完成任務,打破了個人紀錄),甚至還能兼顧家庭、進修與休閒。

每個人一天都有24小時,差別在於對時間分配的掌握。大前認為,多數人常覺得「時間不夠用」,可能是浪費了太多時間在對於自我成長沒幫助的事情上,例如與同事一起出外吃同樣口味的午餐、順便道人長短,或是以「擴展人脈」之名、卻總是與相同面孔的狐群狗黨吃喝玩樂。

時間管理的訣竅在於「不做、也不想『無聊的事情』」,而且每年至少空出100小時充實進修。事實上,一個人如果能做到「不參加婚喪喜慶、不看電視、不看職棒比賽、假日不賴床」,一年空出300小時充實進修也不成問題。甚至,只要省下每天少看5分鐘氣象報告的時間,一年加起來也有1825分鐘(相當於30小時),拿來修一門資產運用課程,絕對綽綽有餘。

周全計畫,杜絕時間浪費
「一接到工作,就開始敲打鍵盤,衝向資料室的人,工作都很慢,」在大前研一看來,這種橫衝直撞的工作法,就是完全沒有考慮到安排計畫。對他而言,為了儘速抵達目標,不是立刻起腳奔跑,而是搜索地圖,找出最短路徑。

當手頭工作繁多時,應該是先花時間研擬計畫和行程,再著手進行工作,而非一股腦地埋頭苦幹。大前深信,事前規畫才能最有效地利用時間,例如搭車時,他都會事先查詢,預約商務艙最前頭的座位,如此就能使用車上電源,利用乘車時間用電腦寫作。

隨手儲存檔案及背誦
為了避免反覆搜尋已經找過的資料,每當收到自己想要的資料及統計數據時,大前研一都會暫且儲存在電腦裡;如果是網路報導,他就會直接複製存檔;如果是書面資料,則是掃瞄成PDF檔案格式存檔,再郵寄到自己的電子信箱。這個做的好處是可以同時使用「Google Desktop」和電子郵件檢索功能,雙管齊下找出自己所需的資訊。

要節省反覆查詢的時間,還有一個最有效的方法,就是直接背下來,尤其是針對可能會頻繁使用的人名和專有名詞。如果碰到很難記的用語,則可以記在隨身筆記本的備忘錄上,有空時拿出來瀏覽,加深記憶。

從最花時間的工作著手
在職場上,不是許多工作都必須仰賴其他人的配合才能完成,因此身為上司的要務之一,就是有效地運用、指揮部屬,以確保每個工作日、每個工作者都能穩定朝向設定的目標前行,不至於彼此拖累,延誤進度。
大前認為,牽涉到團隊合作的任務時,可採用「關鍵路徑法則」(critical path method)這項專案管理技巧,「找出最花時間的地方,一開始就從那裡著手做起」,接著再以最花時間工作的完成日為基準,思考工作藍圖,安排整個工作計畫,包括完成時間、界定工作職掌範圍,並且設定檢核點確認進度、控制風險等等,務求在預定時間內完成任務。

利用句子加強記憶
人腦在記憶人事物時,句子會比單詞更容易留下深刻印象,而脈絡處理法(context processing)又是在眾多詞句中,設法了解某個現象的意義,然後記下來。例如,某科技公司透過購併拓展了事業版圖,但是因為社長缺乏經營多家公司、不同行業的能力,部屬也無力提供協助,最後公司就是外資基金收購、甚至分割出售。

大前強調,重點不在於該公司的名稱、業務性質或股價,只要記得上述底線部分,就能迅速掌握事情的本質,快速做出判斷,避免不必要的時間浪費。

把安排進修計畫,當成在研擬策略
針對進修計畫的擬定,大前研一仿照策略規畫流程,建立了一套名為SAP的標準流程:S(schedule)是計畫、A(action)是執行、P(performance)是績效評估。首先列出必須做的事情,然後擬定計畫,接下來付諸行動,最後做評估成效,如此不斷循環,概念上很像PDCA循環。

活用SAP原則,經常檢視分析自己如何利用時間,擬定行動計畫,並且每隔6個月進行績效評量,再加以微調修正,才能更接近成功人生。

(出處《工作雞湯I》《工作雞湯II》《OFF學》《即戰力》《研磨商業力》)