Managertoday 經理人

使用電子郵件安全守則

2019-12-13 09:26:12
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-Pb0JZDF0VbM/VFGupXbk9cI/AAAAAAAAR_A/_LiZ8ioi8CU/s720/shutterstock_138622124.jpg
或許,你曾經遇到過這種人。  當交換名片時,對方神色緊張地提醒你說:「拜託你幫我一個忙,名片上這個電郵信箱只能談公事,千萬別談私事。要不然我會被主管約談,影響考績或是年終獎金還是其次,嚴重的話,得罪人

或許,你曾經遇到過這種人。  當交換名片時,對方神色緊張地提醒你說:「拜託你幫我一個忙,名片上這個電郵信箱只能談公事,千萬別談私事。要不然我會被主管約談,影響考績或是年終獎金還是其次,嚴重的話,得罪人資部門,還得背上洩漏企業機密的罪名,捲鋪蓋走人回家給父母養。」
你心想:「這人未免太神經質了吧?難道現在還有企業禁止員工用電子郵件談私事嗎?」
或者,你曾經看過這樣的情形發生在你公司裡。  坐在隔壁的同事突然被叫到經理辦公室,從經理辦公室出來之後,只見在國外受教育、很重視個人隱私權的同事暴跳如雷地說,公司侵犯他的人權──因為以維護企業資訊安全為由,竟然在沒有告知員工的情形下,資管部門獲得上級授權,以監測軟體記錄所有員工電郵的收發狀況。  同事之所以被約談,是因為某天在8小時的上班時間內,他的信箱有超過50封電郵進出的紀錄,往來頻率超乎被界定的「常態」。雖然同事堅稱所有信件是他與國外客戶往來確認的信件,但是這個說法似乎不被接受,結果,人資部門發給他一張警告通知函。
過了幾天,一封公文在全公司傳閱,大意是說:
1. 員工使用電子郵件只能用在公事上,不能用在私人用途。一經查證屬實,視同員工洩漏企業機密。
2. 外部傳入公司電郵的檔案除非申請,要不然如果附檔過大,會被防火牆直接擋掉,至於是哪些信件被防火牆擋掉,公司不具有告知義務。
3. 資管部門24小時以監測軟體記錄所有員工使用網路與電郵的情形,每月彙整報告給人資部門,如果被發現有不正常的電郵收發紀錄,會轉給該名員工的最高主管。
這就是企業的電子郵件管理政策。只是這家企業在政策公布之前,已經暗地裡守株待兔了很久。  為了維護資訊安全以保障客戶隱私,企業除了針對電子郵件訂下種種規定之外,也別忘了著手教育員工,應如何正確地使用電子郵件,讓企業與員工之間,對於電子郵件的管理及運用,能夠建立健康的共識。