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豐田教練傳授「改善」的祕訣

2019-11-13 07:06:10
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 文及元</span> 想改善職場與企業存在已久的問題,卻不知從何下手嗎? 成立於2002年4

整理‧撰文 / 文及元

想改善職場與企業存在已久的問題,卻不知從何下手嗎?

成立於2002年4月的OJT Solutions,是豐田汽車與瑞克魯特集團(Recruit)合資成立的人才育成公司,其中71位員工是自豐田退休的資深技術者,被稱為「訓練者」(trainer)。他們的主要工作是協助製造業、食品業、流通業、金融業育成人才,培養員工解決問題的能力。

每當企業登門求助,訓練者便會在其組織內部推動豐田模式,例如解決問題的主要技巧——「改善」(Kaizen),以培養員工主動發現問題、獨力解決問題的能力。一旦職場氣氛及員工變得如此積極,問題便能有效獲得解決。

至於如何能讓「改善」在職場中定著生根?這群訓練者歸納出10種做法:1.明定目標;2.訂定超越常識的目標;3.將目標「可視化」;4.統一工作方法;5.要求每個員工寫下「作業要領書」(工作訣竅報告);6.活用報告會及會議;7.營造橫向溝通的環境;8.訂定培養人才的架構與做法;9.時常稱讚有創意的員工;10.橫向展開改善活動。

上述以「目標可視化」最常為企業仿效,可說是解決問題最重要的能力。一般總以為,將業績數字、標語或企業願景貼在牆上,就是可視化;不過,對豐田汽車而言,可視化的真諦在於讓「工作者立即看見想知道的資訊」。換言之,一旦設定好目標,就必須讓目標與各種資訊「清楚可見、明瞭易懂」,凝聚全體員工共識。

為了達到真正的可視化,豐田汽車總是致力於找出員工最容易看懂的呈現方式,以將目標公告周知。例如「甘特圖」就可用來掌控每項目標的起始與進度(以小時、日、月、年為單位),藉以了解各項目標是從何時開始?預定何時達成?還能一眼看出目前的進度。若進度落後,也可很清楚看出落後幅度,讓工作者可立即判斷當前最重要且緊急的工作項目,如此才能真正改變工作者的態度與行為,進而解決問題。

個人工作者「改善力」的6個指標
1.具備獨立思考與行動貫徹的能力。
2.能夠自己設定目標,並且勇於接受挑戰。
3.具有危機感與問題意識。
4.收集資訊時,不僅限於表面形式,還能了解背景資訊。
5.再小的事情,也樂於傾聽。
6.工作上盡己之能、發揮潛力,並視為自我成長的契機。

 

書籍小檔案
《向豐田汽車學習問題解決力》(暫譯)
作者:OJT Solutions公司
出版社:KK Best Sellers
出版日期:2008年1月
核心概念:問題解決。解決問題的根源,在於員工具有日日改善的決心與技巧。
閱讀捷徑:本書以案例帶出解決問題的方法,建議以目前企業面臨的問題尋找書中提供的解決之道。