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三星員工為什麼傑出?1萬小時的練習,由菜鳥變高手

2019-10-22 12:09:07
Managertoday
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<span style="color: #0000ff;">以「1萬小時定律」規畫自己的職涯,掌握時間管理、企畫報告與會議效率等3項基礎知識,成就三星員工傑出的本能,並成為某一領域獨當一面的專家。</

以「1萬小時定律」規畫自己的職涯,掌握時間管理、企畫報告與會議效率等3項基礎知識,成就三星員工傑出的本能,並成為某一領域獨當一面的專家。

要花多久,一位員工才能真正獨當一面?在韓國最大企業三星(Samsung),這個問題的答案是5年。

5年,是一般企業中,一位新人從菜鳥到開始擔任小主管所需要的基本時間,然而《三星流工作術》作者文亨進表示,在三星,這個數字有著更重要的意義——一位工作者對自己的「1萬小時定律」。

文亨進解釋,根據統計,一個人要成為某一領域的專家,至少必須投入1萬個小時的練習。以一天8~9小時的上班時間來計算,扣除吃飯、交誼等休閒時段,真正能夠專注於工作的時間大約是每天6小時,以此為基點,累積到1萬小時的時間,剛好就是進入職場的第五年。

所以,要成為傑出的工作者,唯有先掌握這個原則,才能明確地規畫自己在每一年該達成的工作目標,也才能具體描繪出自己未來的前景。

在這5年內,一位三星的員工會從最基本的文件整理、挑選伴手禮到價格交涉等基本的業務能力,一路學到管理方法、換位思考、擬定願景等主管必須的技能。然而在這5年的階段性成長前,文亨進強調,還有3項不能不知道的、必備的「工作基礎知識」,才能在穩固的基礎上,持續成長:

1. 能掌控時間,才能掌控成果與利益

****文亨進表示,時間是工作的最基本元素,不管是上班、會議、出差還是提出企畫案,所有工作的開始與結束,都必須在一定的時間內完成;同樣,時間也是檢視結果的基礎,例如業績與獲利都是以月、季、年等單位時間來計算。

時間除了作為衡量工作產出的標準,對於進入市場後,不達到最高成果,誓不罷休的三星來說,時間更有著非凡的意義。

在競爭激烈的電子產品市場中,唯有更早拿到原料、更早做出成品、更早在市場上推出新產品,才有獲勝的可能;一旦時間延宕,利潤可能是以一半,再一半的速度下滑。三星能在近年迅速晉升為市場的領導者,就是因為牢牢掌控了時間,才能有效控制成果,獲取利益。

因此文亨進強調,做為一位三星員工,「謹守時間」是行事上必須謹切遵守的基本功,諸如「啊!再5分鐘左右」「請再等待30分鐘」這種天真的話語,在組織內是絕對不能被接受的態度。

文亨進以自己年輕時的經驗為例,他在負責三星液晶電視部門時,曾與主管一起出差至德國參加商展。到達德國的第一天,已經是晚上10點,主管與大家約定第二天早上6:20在大廳見面,開始第二天的行程。而文亨進為了準備第二天會議的資料,當晚足足忙到凌晨4點,好不容易小憩了一下,醒來時已經是6:18,急忙洗臉換衣後,文亨進趕在6:23分到達大廳。

「只遲到3分鐘而已,幸好……」但主管卻板著臉問道,「我們約定幾點見面?」「6:20」「那現在幾點?」「6:23」即便文亨進努力解釋自己是為了準備資料才遲到,卻只得到冷漠的斥責。

文亨進表示,3分鐘不過是在大廳喝杯飲料的時間,但是6:20與6:23到達,意義截然不同,一個是謹守約束,一個則是背信約定。即便這只是一件小事,但如果做為工作者,連這點都無法做到,這種輕忽的心態,必然會在不知不覺中蔓延到與客戶的承諾、產品的推出、行銷的計畫上,讓自己成為無法掌握時間、也無法掌握成果與利益。

2. 做出有自己觀點與人格的報告書

****很多人以為,報告書不過就是「整理過去事實,傳達其中含義的紀錄」而已。然而,文亨進指出,一份真正有用的報告書,必須能夠闡述自己思考的流程,提出洞察未來的意見,才能展現出當事人自身的獨創性,也就是說,一份有用的報告書,「必須要具備自己的人格」。

在「三星式報告書」要領中,最主要的訣竅,就是利用「過去—現在—未來」為主軸擬定架構。從「過去」開始,說明是誰在哪裡,或在什麼樣的會議,說出什麼樣的話,明確傳達過去發生過的事;接著,內容必須與「現在」產生交集,表明基於過去的事實,為了度過難關、或展開新進程,現在應該做些什麼才好;最後,則將論述式的重點指向「未來」,說明在現在之後,情勢可能發生的變化,公司將來發展的方向。

「以『過去—現在—未來』的故事線,逐一說明事實、意見與提案,才能將既定事實與自己的創意結合,做成具有展望性的優秀報告書,」文亨進強調。


3. 會議是工作的設計圖與行動依據

****在任何公司,開會都是不可避免的一環,文亨進在三星營業部門時,常常遭遇一個接著一個的「會議地獄」,不斷商討各種生產、販賣、行銷上的相關事項。然而在三星,會議絕對不是一件浪費時間的事。

文亨進表示,會議最重要的意義,是做為「工作的設計圖」,以事前鳥瞰的視野,將未來目標投影在現在進行的行動,比照兩者的差異,進而排除掉可能的問題。而為了設計出有效率的會議,三星在會議決策上,絕對會確認3個要點:目標、負責人與完成日。

確認目標,就等於知道這場會議召開的目的,也知道在討論過程中,哪些是必要完成的決定,哪些又是不需要討論的議題;負責人則讓工作有所交付,能事後追蹤成果;完成日則讓整個計畫的推展有所依據,能夠檢核計畫落實的情形。

「這是會議要有效的最基本元素,很多公司在開會時上卻連這三點都做不到,」文亨進強調,很多企業的會議往往淪為曖昧的默契與主觀的理解,達成的協議也沒有能夠後續追蹤的結論。於是時間一過,議題就消失無蹤,偶而主管突然想起,再一次提出問題,也沒有任何人能夠提出解決方案,而不了了之,問題也就沒有解決的一天了。

 

《三星流工作術 5年成為一流工作者》(暫譯)

日文書名:《サムスン式仕事の流儀 5年で一流社員になる》
作者:文亨進
韓國高麗大學碩士、美國奧克拉荷馬州立大學MBA,MBA取得後進入三星工作,在掌管面板事業期間,帶領團隊將銷售額從300億韓元成長到5000億韓元。
出版社:サンマーク出版
出版日期:2012年1月9日
ISBN:978-4763131720

(本文取材自《經理人月刊》2012年10月號)

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