Managertoday 經理人

三個巧思,提升效率不花成本

2019-11-19 13:41:40
Managertoday
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我在日本出版過幾本Hacks系列,包括《Study Hacks》《超Work Hacks》《Idea Hacks》等。我一開始向出版社提出Hacks系列叢書的企畫時,原本是針對個人在工作上做些小改變,

我在日本出版過幾本Hacks系列,包括《Study Hacks》《超Work Hacks》《Idea Hacks》等。我一開始向出版社提出Hacks系列叢書的企畫時,原本是針對個人在工作上做些小改變,以改善工作與生活。後來我發現,Hacks不但已逐漸演變成為設計「體驗」與「經驗」,甚至在不久的將來,還極有可能成為設計「過程」。

我記得彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾在《下一個社會》中提到,資訊社會的誕生,將對未來社會帶來空前的改變。身為經營者,不妨將設計「過程」的能力,視為具有價值的服務。所謂的設計「過程」,大抵包含以下3個關鍵字:

1.設計環境:改變環境和工具。

意即改變當事者的周圍環境(地點、時間與工具)。以閱讀為例,不妨試著將閱讀時間改在晚上散步時,地點改在戶外,因為對於生物來說,夜間在戶外比較有緊張感,吸收力也會變好。改變工具的意思則是,除了閱讀紙本書籍之外,可改用iPod收聽有聲書,效率就能提升。

如果你工作很忙,沒時間讀書,那麼組成讀書會,和成員分享心得,也是設計環境的好方法。有時候,自己悶著頭讀書反而沒什麼吸收,但是只要透過說明給別人聽,就能有效吸收書籍內容。

還有一個設計環境的方法,則是改變會議室,以鼓勵大家激盪腦力或順利達成共識。這並不是說要改裝會議室,有時候,嘗試點上柑橘調、花香調或果香調精油,便足以舒緩會議室氣氛,以較低成本讓與會者聚精會神。

2.設計時間:預約「該做的事」。

一般人都以為只要寫下約會(appointment)就叫做時間管理,但是真正的時間管理是要預約「該做的事」,例如讀書、收集資料的時間,這樣才能進一步「預約未來」。我發現,愈忙的人往往讀愈多書,有空的人反而很少讀書,所以時間是需要被設計的,這樣才能預約自己的未來。

3.設計心情:瞬間切換心情。

許多成功人士都有一個共通點:就是工作時專心工作,玩樂時盡情放鬆,而不是工作時想玩,玩樂時又惦記著工作。這個特質與豐田汽車工廠的生產線很類似,也就是絕對沒有多餘的空檔:原本生產Corolla的生產線,只要生產台數到達之後,馬上就會轉而生產另一車種。下班之後不想工作的事情,就是一種瞬間切換心情的能力。

小山龍介
松竹藝能株式會社事業開發室室長,創業經驗豐富,以《Idea Hacks》《Study Hacks》《Time Hacks》等書成為暢銷作家。

代表著作
《Idea Hacks》
介紹效率工作術與思考法,讓工作者可以立即上手應用

圖片來源/Shutterstock