Managertoday 經理人

作業標準化,把時間留給思考

2019-11-23 10:14:01
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">採訪、撰文 / 文及元</span> 我在16歲時去美國念高中,半年後回到日本,成為美髮師。沒錢、沒學歷、又沒證照的我,稱不

採訪、撰文 / 文及元

我在16歲時去美國念高中,半年後回到日本,成為美髮師。沒錢、沒學歷、又沒證照的我,稱不上菁英份子(elite),也沒什麼好失去或放棄的,於是就憑著這股一無所有的饑餓精神(hungry spirit),乾脆放手一搏,在26歲時創業。

一開始創業時,我非常興奮,因為實踐了人生夢想。但是,後來卻因為太拚命而病倒,大約有一星期都躺在床上,造成整家公司停止運轉。

這件事讓我仔細思考,我不能太過依靠「人」;換句話說,公司不能只靠我一個人,所以我決定建立「架構」,讓公司即使沒有我,其他人也能依循架構,提供同樣的服務給顧客。我想給讀者的建議是:工作不靠人、不靠動機(motivation),而要靠「架構化」。

職場上一定有人某種能力很傑出,例如,數字觀念很好的人,通常就處理需要精算的工作;每天踏進辦公室,人人的工作動機也都不一樣。如果只仰賴人和動機工作,就有極高的風險,因為萬一自己所倚重的人某天無法繼續幫忙,或是工作動機突然極為低落,工作就會停擺。

工作的架構可大致劃分為「作業類」和「思考類」:前者包括準備會議資料、例行工作與整理桌面;後者則包括計畫書或企畫案的構思。一旦花在作業類工作的時間長於思考類工作,就是毫無效率的產出。

因此,作業類工作一定要架構化,也就是將程序或格式統一化和規則化,建立一套「不管是誰、在何時何地,都能依照架構迅速完成工作,而且具有同樣產出的系統」。

這是一種「以工作養工作、以工作做工作」的方法,不會因為人的能力優劣而造成產出的差別,也是讓生命更豐富的方法。當我試著為工作建立架構之後,不僅是我,員工與顧客都變得更快樂,因為多出了自由時間可以用在豐富人生、為未來預做投資。

面對不景氣,我認為最重要的心態就是「為自己負責」與「問題意識」。所謂為自己負責,意思就是想改變現狀,自己一定必須做些改變,如果什麼都怪罪給別人,根本就無法進行改善與自我改造。

「問題意識」則是,你固然無法改變不景氣的事實,但是卻可以自問:「怎麼做才能突破現狀?」以中階經理人為例,不妨靜下心來思考:「怎麼做才能讓公司在不景氣中生存?」只在抱怨中度過,根本無濟於事。

泉正人
日本Financial Academy公司CEO、金融學習協會理事長,以《架構化整理術》等書成為暢銷作家。

代表著作
《架構化整理術》
介紹如何讓工作更有效率,以增加更多自由時間,進而享受人生的實踐方法。