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先想後寫,提案「有邏輯」

2019-11-12 09:23:06
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理 / 陳清稱</span> 商業文書寫作可說是集邏輯思考運用之大成。從開始寫作前的思考期,到架構主文結構、導言的撰寫、版面的

整理 / 陳清稱

商業文書寫作可說是集邏輯思考運用之大成。從開始寫作前的思考期,到架構主文結構、導言的撰寫、版面的編排,無一不是運用MECE、「So What?/Why So?」與金字塔邏輯架構的基本原理,能否掌握這3項邏輯工具,將是決定商業文書成敗的關鍵。

而「有邏輯」的商業文書又該具備什麼條件?曾在麥肯錫任職,負責編輯提供給客戶的顧問提案及報告的照屋華子在《邏輯寫作力》書中指出,「邏輯是將『問題』與構成回答的『結論』、複數的『證據』,依照縱向與橫向兩種分類法則,加以分類組合。」其中結論就是問題的答案,複數的「證據」與「結論」間必須符合「So What?/Why So?」原則,橫向的複數「證據」則須遵守MECE原則。

問對問題,才有正確結論

提筆商業文書撰寫前,最重要的就是「設定對話」,先釐清問題是什麼(主題)、所要傳達的訊息是什麼(解答)、讀者是誰(接收訊息方)、由何人提案(作者),然後再思考「期望讀者看完之後有何反應」(是希望讀者知道這件事、要讀者回饋意見,或是採取行動),因為不同的期待將會決定問題的走向,也會導致不同的結論。

當你的腦海裡將這5項因素徹底演練過之後,就可以開始擬訂主文架構,並可視問題的複雜度,以及提案人是否想表達自己的觀察與主張,來決定該採用「並列型邏輯模式」或「解說型邏輯模式」這兩種主文架構。

若問題很簡單,只需用MECE原則列出支持結論的證據,並採用並列型邏輯模式即可。若提案人想要表達自己的主張,則建議採用解說型邏輯模式,而且同樣必須以MECE原則,將「事實」「判斷基準」「判斷內容」做分類:「事實」是客觀的證據,而「判斷基準」「判斷內容」則是提案人的主觀意見。不論採用何種邏輯模式,在建構橫向分類時,都必須符合MECE原則。

好不容易以MECE建立好橫向分類後的架構,還必須進行「So What?/Why So?的縱向檢驗,這時可以自問自答的方式,來釐清上層結論與下層證據之間的關係:從下往上看時,結論必須是證據的「So What?」;從上往下走時,證據則必須是結論的「Why So?」。

利用MECE和「So What?/Why So?」這兩個原則完成文書架構後,就可開始著手撰寫商業文書。書寫或報告時,可視狀況來研判究竟是要從結論或證據開始。如果問題是由作者自訂,或是讀者可能會提出相反意見時,書寫時就可由提出證據開始,先從各面向的觀點切入,最後再提出結論,以增強說服力;若問題是讀者所熟悉的領域時,則可一開始就直接進入結論,回應讀者的問題,後續再補充說明即可。

導言+編輯,精確傳達訊息

至此,一份商業文書已接近完成的狀態。不過,為了讓讀者能在很短時間內,理解你所要表達的重點,還必須加上「導言」,並對內容進行視覺化的編排。

除了具有勾引讀者閱讀的興趣外,導言的基本功能就是說明最初設定的對話內容。然而,若是將對話設定的5要素在此做完整陳述,則又顯得過於累贅,因此不妨提出你所觀察到的重點,並加以說明,藉以引導讀者。

完成導言後,接著就進入了「紙上編輯」這個最後關口。這時,可再次運用MECE與「So What?/Why So?」的概念,以小標和段落的安排突顯重點,將每個小標底下的各個要項進行MECE,而小標又是這些要項的So What?,讓讀者很快就能掌握你所要傳達的訊息。

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