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金字塔式的簡報架構

2019-11-14 03:57:15
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理 / 文及元</span> 簡報是向客戶報告研究成果的重要溝通方法,也是顧問能否「促成改變」、讓客戶接受建議的最後一哩路

整理 / 文及元

簡報是向客戶報告研究成果的重要溝通方法,也是顧問能否「促成改變」、讓客戶接受建議的最後一哩路。無論事前花費再多心力、提出再好的構想,若簡報內容亂無章法,聽眾一定會覺得你的頭腦也是如此。

麥肯錫成立以來第一位女性顧問芭芭拉·明托(Barbara Minto)認為,在簡報上運用金字塔原理,能讓客戶以「自己所看見的內容,強化心思接受的訊息」,明托並舉出以下3個簡報技巧:

圖:文=9:1。文字在簡報中具有「闡述結構、強調重要論點並加以分類」的功能,而圖表在簡報中能夠呈現「文字無法迅速表達的大量數據與複雜關係」。圖表包括5個基本圖型(派圖、長條圖、棒狀圖、曲線圖或點狀圖;參見P.80「圖解篇」)及各種表格,明托認為,圖表與文字的比例以9比1較為理想。

數字與文字要簡單易懂。文字太長或數字過於瑣碎,容易讓觀眾忽略講者,例如「NTD$5,897,163」最好簡化為「新台幣590萬元」。

「32」:文字能否讓所有觀眾看清楚的魔術數字。請記住「字體高度×32」(編按:字體高度以「英吋」測量,1英吋=2.54公分)這道公式,這就是字體大小能讓觀眾清楚看見的最遠距離(單位為英吋)。