Managertoday 經理人

用 1 張圖,說 1000 個字

2019-11-23 04:49:01
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 劉揚銘</span> 在對老闆、同事、客戶做簡報時,許多人都有過這樣的經驗:我們終於從複雜的數據裡找出線索,總結

整理、撰文 / 劉揚銘

在對老闆、同事、客戶做簡報時,許多人都有過這樣的經驗:我們終於從複雜的數據裡找出線索,總結出整場簡報的關鍵要點,心裡期望著聽眾的認同和迴響,沒想到現場卻突然安靜下來,沉寂了30秒之後,終於有人發問:「呃,你能不能把剛才的內容,再說明得更具體一點?」

在麥肯錫(McKinsey & Company)顧問的簡報裡,絕對不可能出現以上情景。索價百萬美元以上、以分鐘計費的麥肯錫顧問服務,最重要的產出之一就是一場簡報,以及一本不到30頁、薄薄的「藍皮書」,裡面僅有樸素的單色圖表和精簡的結論,卻能抽絲剝繭、直指核心,讓聽眾/讀者在第一時間就理解。

在簡報中,善用圖表的人,能用1張圖表達1000個字;反之,如果圖表未經設計且粗糙,非但無法清楚傳達概念,甚至會混淆視聽。

「麥肯錫十分依賴圖表和資訊圖像化,以此做為與客戶溝通的主要利器,」《專業主義》中提到,麥肯錫投入許多時間和精力在探討如何使用圖表。麥肯錫的圖表簡報祖師、首席視覺溝通顧問金‧茲尼(Gene Zelazny)則在《用圖表說故事》一書,提出了製作圖表的3個步驟,指引簡報講者正確地傳達概念,以利聽者迅速釐清資訊。

3前提,決定是否運用圖表

圖表並非萬能,再加上製作圖表是耗時費心的工作,為了避免圖表「幫倒忙」,在開始製作圖表之前,請先思考「是否該使用圖表?」以下就是3種「最好不要使用圖表」的情況。

1.單純到能用文字說明,就不用圖表:例如「顧客滿意度高達92%」「同意與反對的主管約各占一半」這類只需要口述或一句話就能說明清楚的內容,就簡單到不需要圖表。

2.預估值、變動範圍曖昧不明時,盡量不用圖表。在情勢尚未明朗之際,就製作預估圖、變動圖……等圖表,很容易造成「真實狀況就會如圖表所示」的誤解。

3.不要改變聽眾習以為常的形式:碰到像是會計慣用的損益表、資產負債表等已有既定形式的圖表,若貿然其呈現方式,反而會徒增讀/聽者的困擾。

在檢視過這3個前提,確認了以圖表呈現訊息的必要性之後,接下來便進入製作圖表的3個步驟。

 

3步驟完成強力圖表
想像你現在正在聽取一份簡報,一連串資料流進你耳中:
1.目前公司的地區別營收比例,北部是53%、中部24%、南部18%、東部5%;
2.至於營收方面,去年本公司是5320萬,而主要競爭對手A公司是7720萬、B公司是1950萬、C公司是4800萬;
3.本公司近7年營收分別為880萬、1620萬、2530萬、3500萬、4370萬、4160萬、5320萬。

你是否開始想打瞌睡了?
以上3項資料都不是一句話就能傳達的概念,若有一份製作良好的圖表,將能更精準地傳達這些訊息。

1.先講結論--製作圖表之前,務必從原始「資料」歸納出你想傳達的「訊息」,並把它放在圖表的標題。一般人最常犯的錯誤,就是把標題當做「資料陳述」而無「結論」,聽眾無法抓住你想表達的重點為何。
另外,圖表是資料的加工方式,在同一份資料中,若你想傳達不同的訊息,可以製作不同的圖表,因此歸納出的「結論」是什麼,對圖表影響重大。

2.確認比較方法--「比較方法」是訊息與圖表之前的連結,任何你想強調的結論,都能套入以下5種比較方法:
1.成分比較:各部分的大小占整體的百分之幾。(例:北部約占營業額一半;公司在業界市占率第一……等)
2.項目比較:事物的順位是程度相當,或較高、較低。(例:營業額排名同業第二;業務部員工離職率最高;與對手毛利幾乎相同……等)
3.時間序列比較:在一段時間內增加或減少、愈穩定或變動愈大。(例:近7年營業額明顯上升、2月以後營業費用顯著減低、離職率趨於穩定……等)
4.次數分布比較:連續的數量範圍內有幾個符合的項目。(例:公司員工年齡分布在30~35歲之間;大多數銷售額集中在售價200~299元的產品……等)
5.相關比較:兩個變數之間是否相關。(例:業績與年資成正比;績效並沒有隨著薪資提高而提高……等)

3.選擇圖表類型--用於商業溝通的圖表,基本上只有5種:圓餅圖、長條圖、柱狀圖、折線圖、散布圖。Step2中的5種比較法,分別可以對應到這5種圖表,請對照下圖,依橫軸的「比較方法」與縱軸的「圖表類型」,選擇最適合的圖表,例如「時間序列比較」可用柱狀或折線圖。下頁將示範幾個案例。