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編列「瑣事清單」 活用零碎時間

2019-11-20 04:39:28
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">取材自《提早完成工作,準時下班》,春光出版。整理‧撰文 / 陳芳毓</span> 就算把工作和生活安排得再怎麼井然有序,難免

取材自《提早完成工作,準時下班》,春光出版。整理‧撰文 / 陳芳毓

就算把工作和生活安排得再怎麼井然有序,難免總還是會在無意中多出一些「零碎時間」。

比如說,依約前去拜訪客戶,對方卻說:「不好意思,我們課長剛好外出,大概20分鐘之後才會回公司。」類似的情況還有「會議延後15分鐘開始」「公務車在路上碰到大塞車,暫時無法回公司」等等,由於都是事出突然,根本無法事先預防。

不過,假設發生一次突發狀況,就讓你多出15分鐘的零碎時間,那麼累計3次就有45分鐘。萬一不幸一天遇到4次,這天就形同「浪費」了1個小時。

再假設你一年當中有200天「碰到突發狀況」,而且每天都產生了4次15分鐘的零碎時間,那麼一年下來就相當於有200小時的零碎時間。以一天工作8小時算,200小時足足是25個工作天的工時!

每一次出現零碎時間時,你都如何運用呢?是去咖啡店坐坐,還是打電話跟朋友聊天?用25個工作天去喝咖啡、聊是非,這樣的人生未免也太浪費了!

善用零碎時間的最佳方式,就是做些「本來就決定在零碎時間完成的工作」。你可以在平日就先寫下可在零碎時間處理的事情,列成一份清單,包括「購買本月暢銷書」「寄出同學會出席回函」等沒必要歸檔,或只會發生一次的事。

寫下來的事情就不會被忘記,因為視覺化非常重要。只要事先把零碎清單填滿,就不會茫然地浪費掉突然冒出來的時間:「對了,附近有郵筒,先把回函寄出去吧。」「這裡有書店,去買暢銷書好了。」

當然,既然是要善用「出其不意產生的零碎時間」,所以一定要將這份清單記在隨身攜帶的記事本上,才能「隨機應變」,輕輕鬆鬆就完成瑣碎、又容易忘記的事情。

其實這些小工作,通常都是「自己『喜』歡的工作」「輕鬆快『樂』的工作」和「能夠順利『圓』滿完成的工作」。人們通常會傾向先做這種「喜樂圓」的事,卻把重要的工作拖到最後才做。早上進入公司之後,先把大工作和小工作分別列出來,先把大工作要依照重要性的先後排序,一件一件完成;小工作則留到零碎時間再去做,才能打破這種慣性。